Pengurusan Projek Lingo

Pengurusan projek adalah tugas yang datang dengan banyak istilah dan terminologi. Sebaik sahaja anda tahu apa maksudnya, cukup mudah untuk mengikuti perbincangan dan menyumbang dengan berkesan. Ia akan meningkatkan keyakinan anda di tempat kerja jika anda dapat memahami apa yang orang lain bercakap, dan membantu anda mengambil lebih serius di tempat kerja jika anda menggunakan istilah yang tepat. Berikut adalah panduan kepada terma pengurusan projek yang perlu anda ketahui.

Risiko

'Risiko' adalah istilah yang berkaitan dengan apa yang mungkin salah dengan projek anda. Sebagai contoh, jika anda membina blok pejabat baru, harga keluli mungkin naik, dan itu mungkin memberi kesan ke atas anggaran anda. Tetapi ia mungkin tidak naik. Begitu juga, jika anda merancang untuk mengendalikan berkelah korporat tahunan anda di luar, ia mungkin cuaca baik, tetapi mungkin hujan. Ringkasnya, risiko adalah sesuatu yang belum berlaku.

Adalah penting untuk mengetahui apa risiko mengelilingi projek anda kerana kemudian anda boleh merancang untuknya. Anda boleh meletakkan pelan 'Plan B' atau pelan kontingensi anda untuk cuba mengelakkan risiko yang berlaku di tempat pertama. Dengan harga keluli dan cuaca, tidak banyak yang anda boleh lakukan untuk menghentikannya daripada berlaku, tetapi anda boleh membuat perancangan sekiranya berlaku. Sebagai contoh, anda boleh mengupah tenda atau stok dengan payung supaya jika hujan pada waktu berkelah, orang masih boleh bersenang-senang.

Isu

Isu dan risiko sering dikelirukan oleh ahli pasukan projek, dan penting sebagai pengurus projek untuk memastikan anda bercakap tentang subjek ini dengan sewajarnya. Risiko adalah sesuatu yang belum berlaku, sementara masalah adalah sesuatu yang telah berlaku. Isu hanyalah masalah yang dihadapi oleh pasukan projek anda. Anda mungkin melihatnya datang (dan mengendalikannya sebagai risiko untuk bermula dengan) atau mungkin tidak dijangka sepenuhnya. Sama ada, ia berlaku sekarang dan anda perlu melakukan sesuatu mengenainya.

Kejayaan

Pencapaian adalah titik dalam masa yang menandakan momen penting semasa projek. Mereka sering digunakan untuk:

• Mula fasa
• Akhir fasa
• Tamat kerja utama atau tugas besar
• Memperhatikan tarikh akhir tetap dalam masa tertentu
• Tarikh tak alih pada rancangan itu

Fikirkan pencapaian sebagai jenis tarikh yang akan anda tulis di kalendar anda di rumah - detik penting yang besar dalam projek seperti menyelesaikan ujian atau parti pelancaran. Pencapaian adalah salah satu daripada sembilan komponen carta Gantt, jadi anda akan melihatnya pada jadual projek anda dipaparkan sebagai berlian.

Penaja

Penaja projek anda duduk di Lembaga Projek. Mereka adalah orang yang 'memiliki' projek itu dan mereka menerima manfaatnya. Sebagai contoh, jika anda melancarkan sistem IT baru untuk pasukan kilang untuk digunakan, Pengurus Besar Kilang akan menjadi penaja projek. Pasukan IT akan menjadi sebahagian daripada pasukan projek tetapi mereka tidak akan mengambil peranan penajaan. Penaja projek adalah orang yang anda boleh beralih apabila anda memerlukan arahan pengurusan kanan. Ini mungkin untuk:

• Buka masalah
• Cari beberapa sumber
• Luluskan bajet
• Buat keputusan
• Setuju pada spesifikasi akhir

Dan sebagainya. Pengurus projek dengan berkesan melaporkan kepada penaja untuk tempoh projek, baik dari segi struktur pengurusan garis dan dengan laporan projek mingguan atau bulanan (atau real-time).

Stakeholder

Pemangku kepentingan adalah orang lain yang terlibat dan terjejas oleh projek anda. Sesetengah projek akan mempunyai kumpulan pemegang kepentingan yang luas, yang meliputi setiap jabatan dalam organisasi. Lain-lain akan mempunyai skop yang lebih terhad. Sesetengah pihak berkepentingan adalah di luar organisasi anda, seperti kerajaan atau badan pengawalseliaan.

Mereka juga perlu dimaklumkan dengan berita yang relevan. Kebanyakan pihak berkepentingan akan menyokong (atau berduyun-duyun) terhadap perubahan yang disebabkan oleh projek anda, tetapi tidak semuanya akan berlaku. Anda akan bertemu pihak berkepentingan yang tidak akan mengalu-alukan projek anda dengan tangan terbuka.