Asas Petunjuk Prestasi Utama

Penunjuk prestasi utama (KPI) adalah nilai yang digunakan untuk memantau dan mengukur keberkesanan. Walaupun beberapa, seperti margin keuntungan bersih, hampir universal dalam perniagaan, kebanyakan industri mempunyai indikator prestasi utama mereka sendiri juga.

Beberapa Contoh KPI

KPI secara intrinsik dikaitkan dengan matlamat strategik firma, Pengurus menggunakan penunjuk untuk menilai sama ada sasaran mereka ketika mereka bekerja ke arah matlamat tersebut.

• Pasukan jualan mungkin menjejaki pendapatan baru, jumlah hasil, penangkapan pelanggan baru, saiz urus niaga purata, dan saiz saluran transaksi untuk menilai kemajuan ke arah sasaran pendapatan korporat.
• Pasukan sokongan pelanggan mungkin mengukur purata masa pegangan untuk pelanggan dan peratusan panggilan yang menghasilkan penilaian kaji selidik positif selepas panggilan.
• Kumpulan pemasaran melihat sumbangan jualan yang dihasilkan oleh pemasaran membawa kepada jumlah hasil dari masa ke masa.
• Bidang pengeluaran perniagaan mengukur kecekapan proses dan pelbagai metrik kualiti.

• Jabatan sumber manusia mengukur perolehan pekerja di antara metrik lain yang berkaitan.

Pengurus dan pemangku kepentingan utama memantau petunjuk ini dari masa ke masa dan menyesuaikan pelan dan program untuk meningkatkan KPI untuk menyokong matlamat strategik firma.

Petunjuk Utama dan Lagging

Membangunkan petunjuk prestasi adalah seni dan sains. Objektifnya adalah untuk mengenal pasti langkah-langkah yang boleh secara bermakna menyampaikan pencapaian matlamat utama.

• Penunjuk lag mengukur prestasi dalam tempoh yang lalu. Metrik kewangan adalah contoh klasik. Sebagai penafian standard memberi amaran, prestasi lalu tidak menjamin pulangan masa depan.
• Petunjuk utama mengandungi panduan mengenai keputusan masa depan. Contohnya, kenaikan pesanan bagi bahagian auto mencadangkan peningkatan pengeluaran dan jualan kereta baru dalam masa terdekat.

Dalam kebanyakan perniagaan, matlamatnya adalah untuk mempunyai keseimbangan yang betul KPI yang terkemuka dan tertinggal.

Empat Cabaran

Ia tidak mudah untuk membangunkan penunjuk prestasi yang berkualiti tinggi. Para pengurus dan pakar fungsional bekerjasama untuk membahaskan dan mempertimbangkan langkah-langkah yang betul dan kepentingan relatifnya-dan ada masalah.

1. Sekiranya strategi firma dan objektif utama tidak jelas, indikatornya cenderung untuk memberi tumpuan sepenuhnya kepada hasil kewangan. Keterlaluan terhadap petunjuk kewangan membawa kepada pandangan perniagaan yang tidak seimbang dan tidak lengkap.
2. Langkah-langkah yang dianggap penting oleh satu kawasan perniagaan mungkin tidak dianggap penting oleh orang lain.
3. Jika pampasan terikat kepada petunjuk utama penunjuk prestasi, konflik kepentingan dan kecenderungan besar dibina dalam proses.
4. Penunjuk dan penunjuk laporan yang tepat mungkin sukar atau mustahil jika sistem pelaporan dalaman untuk menyokong mereka tidak disediakan.

Proses yang sihat untuk mengenal pasti dan melaksanakan petunjuk prestasi utama termasuk keperluan bahawa pengurus dan penyumbang lain kerap meninjau dan menyemak semula langkah-langkah. Proses penalaan halus ini memerlukan masa dan ketekunan semua pihak.

Merancang KPI

Apabila memilih KPI yang akan menawarkan wawasan perniagaan yang paling berharga, tanya beberapa soalan untuk terus fokus:

• Adakah KPI ini diperoleh daripada strategi yang sah?
• Adakah mereka mudah difahami?
• Adakah mereka relevan, tidak hanya sekarang, tetapi dari masa ke masa juga?
• Adakah mereka ditakrif dengan jelas?
• Adakah mereka mencerminkan proses perniagaan dengan tepat?
• Adakah mereka melibatkan faktor atau kuantiti bahawa perniagaan dapat mengawal atau mempengaruhi sepenuhnya?
• Adakah mereka memberi tumpuan kepada penambahbaikan?
• Adakah mereka menawarkan maklum balas yang cepat?

KPI lebih berguna apabila mereka mendedahkan trend dari masa ke masa, bukannya mengambil satu KPI secara berasingan. Menjaga mereka dengan tepat, mudah, dan relevan boleh memberi ganjaran kepada perniagaan dengan pandangan dan bimbingan berguna.

Penggunaan KPI yang betul

Program KPI yang telah dibangunkan dan dilaksanakan dengan baik menggabungkan proses semakan secara tetap di mana pengurus dan pihak berkepentingan lain menilai makna hasilnya. Tidak kira betapa positif penunjuknya, ia perlu dianalisis dan dinilai untuk mengulang atau mengukuhkan prestasi.

Tiada nombor KPI berdiri sendiri menjelaskan bagaimana ia berlaku atau bagaimana untuk memperbaiki diri. Bagaimanapun, satu set KPI yang ditakrifkan dengan baik boleh termasuk nombor-nombor yang menunjuk di mana keadaan memburuk dan bagaimana ia boleh dipertingkatkan. Berbekalkan pandangan ini, ahli pasukan boleh mengambil tindakan untuk mengukuhkan petunjuk utama dan memacu keputusan masa depan yang lebih baik.

Cara mudah untuk memeriksa sama ada KPI boleh digunakan dengan betul atau menawarkan data yang bermakna adalah dengan memasukkannya melalui SMART penapis. Setiap KPI sepatutnya mempunyai:

• A Khususnya objektif
• Cara untuk Ukur kemajuan gol
• Boleh dicapai, matlamat yang realistik
• Relevan kepada perniagaan
• A Tempoh masa yang masuk akal untuk syarikat itu

Garisan bawah

KPI adalah seperti instrumen yang mengukur tekanan suhu dan barometrik. Mengetahui bahawa suhu meningkat atau menurun mungkin menarik, tetapi lebih kritikal adalah mengetahui sama ada ribut akan berlaku. KPI bekerjasama untuk menyediakan gambaran yang lebih lengkap.