Cara Menulis Surat Perniagaan

Adakah anda perlu menulis surat perniagaan? Tidak pasti mengenai susun atur yang terbaik untuk digunakan atau apa yang perlu disertakan dalam surat anda? Adalah penting bahawa semua surat perniagaan yang anda tulis adalah diformat dengan betul dan profesional dalam penampilan.

Apabila anda menulis kepada calon majikan, rakan sekerja, hubungan profesional dan perniagaan, susunan surat anda hampir sama penting dengan apa yang anda tulis.

Sekiranya surat itu tidak diformat dengan betul, tidak mempunyai ruang yang cukup di antara perenggan, dan menggunakan gaya atau saiz font yang tidak tradisional, ia boleh mencerminkan buruk kepada anda.

Garis Panduan Penulisan Surat Perniagaan

Berikut adalah garis panduan untuk menulis surat perniagaan, jadi semua surat-menyurat anda membuat kesan terbaik.

Margin

Margin surat perniagaan sepatutnya kira-kira 1 "di sekeliling. Ini memberikan huruf profesional anda dengan rupa yang tidak runcing. Anda harus menyelaraskan teks anda ke kiri; ini adalah bagaimana kebanyakan dokumen diselaraskan, jadi ia akan membuat surat anda dibaca.

Spasi Surat

Meninggalkan ruang dalam surat anda mencipta jelas, rapi dan mudah dibaca melihat bahawa pembaca akan menghargai. Huruf anda sepatutnya dalam format blok: keseluruhan huruf harus diselaraskan ke kiri dan satu jarak kecuali ruang ganda antara perenggan.

Saiz huruf

Saiz fon tradisional untuk surat profesional ialah 12. Font harus Times New Roman atau Arial. Walau bagaimanapun, jika anda menggunakan surat, kepala surat mungkin dalam saiz dan gaya fon berbeza.

Gaya Font

Tidak perlu menggunakan gaya yang berbeza dalam surat profesional. Gunakan fon seragam (fon cetakan buku seperti Times New Roman atau Arial) dan elakkan daripada menggariskan, menyulitkan, atau berani. Walau bagaimanapun, jika anda menggunakan surat, kepala surat mungkin dalam gaya font yang berbeza.

Teks Surat

Teks surat perniagaan harus bersih dan boleh dibaca. Elakkan menulis surat anda dalam satu blok besar teks. Pecahkan teks anda ke dalam beberapa perenggan ringkas. Perenggan ini harus diselaraskan ke kiri; ini membolehkan bacaan lebih mudah. Apabila anda telah melengkapkan surat anda, minta orang lain membacanya untuk anda. Berikan mereka sekilas pada surat itu. Adakah terdapat terlalu banyak teks pada halaman? Adakah mudah untuk melihat perenggan yang berbeza?

Maklumat perhubungan

Bahagian pertama surat anda perlu memasukkan maklumat hubungan anda dan maklumat hubungan orang yang anda tulis juga. Juga, masukkan tarikh yang anda tulis di bahagian atas surat anda.

Surat Penyerahan Surat

Kecuali anda tahu pembaca dengan baik dan biasanya alamat mereka dengan nama pertama mereka, anda harus memasukkan tajuk peribadi dan nama penuh orang itu dalam ucapan salam (iaitu, "Mr James Franklin"). Jika anda tidak pasti nama pembaca, masukkan tajuknya (iaitu, "Eksekutif Eksekutif Pemasaran"). Jika anda tidak pasti jantina pembaca, nyatakan nama penuhnya dan elakkan tajuk peribadi (iaitu, "Jamie Smith"). Sekiranya anda tidak pasti mengenai jantina, nama, dan tajuk pembaca, tulislah, "Kepada Kepada Keprihatinan Orangnya." Tinggalkan satu baris kosong selepas salam.

Perenggan Surat

Perenggan surat profesional sepatutnya agak ringkas. Perenggan pertama mungkin termasuk pembukaan persahabatan ringkas dan penjelasan ringkas mengenai alasan anda untuk menulis. Perenggan kedua (dan mana-mana perenggan berikutnya) perlu berkembang berdasarkan sebab anda menulis. Perenggan terakhir harus menyatakan semula alasan anda untuk menulis dan, jika berkenaan, nyatakan pelan tindakan anda (atau minta beberapa jenis tindakan diambil oleh pembaca).

Penutupan

Apabila anda menulis surat perniagaan atau mesej e-mel penting untuk menutup surat anda secara profesional, maka anda surat, secara keseluruhan, ditulis dengan baik dan profesional.

Tandatangan

Apabila anda menghantar surat kertas, selesai surat dengan tandatangan anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama yang anda tulis. Jika ini adalah e-mel, masukkan nama anda yang ditaip.

Akhirnya, jangan lupa semakan ejaan dan baca semula surat anda sebelum anda menghantarnya. Sekali lagi, tanyakan kepada ahli keluarga, kawan atau rakan sekerja untuk menyemaknya untuk anda. Ia sentiasa baik untuk mata yang lain untuk melihat kerana sukar untuk menangkap kesilapan kita sendiri.

Format Surat Perniagaan

Semak surat perniagaan yang diformatkan dengan maklumat mengenai apa yang perlu dimasukkan ke dalam setiap bahagian surat anda.

Contoh Surat Perniagaan

Nama pertama nama akhir

Alamat anda

Kod Bandar anda, Kod Zip Negeri

Nombor telefon anda

Emel anda

Tarikh

Nama Kenalan

Tajuk

nama syarikat

Alamat

City, Kod Zip Negeri

Dear Mr./Ms. Nama terakhir:

Saya menulis untuk menjemput anda ke sesi rangkaian yang kami sediakan untuk pelajar siswazah sains komputer kami di Universiti Hazelwood. Kami memberi tumpuan kepada syarikat IT dan kami fikir syarikat anda akan menjadi sempurna. Ia sentiasa dihadiri dengan baik dan cara yang baik untuk mengisi sebarang kedudukan yang anda buka.

Acara ini dijadualkan pada 30 April dari 1 - 5 petang di Pusat Pelajar Holland Hall. Jika anda berminat, sila beritahu saya dan saya boleh menempah tempat untuk anda atau pengurus pengambilan anda. Jangan ragu untuk menghantar e-mel di [email protected] atau hubungi saya di 555-555-5555 jika anda mempunyai sebarang soalan atau ingin maklumat lanjut.

Terima kasih.

Tandatangan tulisan tangan (untuk huruf cetak)

Nama Ditaip anda

Lebih banyak contoh

Semak contoh surat perniagaan untuk pelbagai koresponden berkaitan perniagaan, profesional, dan pekerjaan, termasuk contoh surat dan template surat dan e-mel.