Bagaimana Menulis dan Menghantar Mesej E-mel Profesional

Apabila anda menghantar mesej e-mel profesional, sangat penting untuk memastikan mesej itu sempurna. Anda tidak mahu meniup peluang dengan membuat sebarang kesilapan - sama ada dengan cara anda menghantar e-mel atau bagaimana anda mengesannya. Baca terus untuk mengetahui cara menulis dan menghantar mesej e-mel profesional terkemuka.

Kenapa anda mahu menghantar e-mel profesional? Terdapat beberapa sebab. Anda mungkin menghantar surat pelindung anda kepada majikan yang berpotensi, surat terima kasih kepada rakan sekerja yang bersetuju untuk menjadi rujukan, surat peletakan jawatan kepada bos semasa anda, atau permintaan surat cadangan.

Anda mungkin mempunyai alasan lain untuk menghantar e-mel bukan peribadi, dan sebenarnya, adalah idea yang baik untuk memastikan semua e-mel anda teratur dan profesional.

Inilah yang harus disertakan dalam mesej anda, apa yang tidak termasuk, dan cara menutup, menandatangani dan menghantar mesej e-mel anda.

Garis Panduan Mesej E-mel Profesional

Semak langkah-langkah ini untuk menulis e-mel profesional yang berkualiti tinggi, dan anda akan sentiasa memberi kesan yang hebat kepada penerima:

• Barisan Subjek: Garis subjek sepatutnya menyampaikan maksud anda untuk menulis. Garis subjek anda boleh semudah "Terima Kasih" atau "Permintaan untuk Cadangan."
• Salam: Walaupun anda menulis e-mel yang sangat singkat, masukkan salam. Jika anda tahu nama orang itu, masukkannya. Kecuali anda berada di atas nama pertama dengan orang itu, hubungi mereka dengan tajuk mereka.
• Panjang: Pastikan e-mel anda sebagai ringkas mungkin. Orang ramai cenderung melengkapkan emel panjang, jadi hanya memasukkan maklumat penting.
• Gaya Fon: Elakkan fon hiasan, suka bermain atau berwarna; ini hanya mengalih perhatian penerima dari mesej sebenar anda. Hindari terlalu tebal dan miring, yang membuat e-mel terlihat berantakan. Jangan tulis dalam semua huruf besar sama ada; ini berlaku sebagai marah atau terlalu berlebihan dalam e-mel.

• Emotikon:Jangan masukkan emotikon dalam e-mel profesional; simpan ini untuk surat-menyurat peribadi.
• Ejaan dan Tatabahasa: Hanya kerana anda menulis e-mel tidak bermakna anda harus ceroboh mengenai ejaan dan tatabahasa. Edit e-mel anda dengan teliti sebelum menghantarnya. Mesej bebas ralat memberitahu penerima bahawa e-mel anda perlu diambil serius.
• Penutupan:Tandatangan dengan ringkas "Terima Kasih," "Terbaik," atau lain-lain penghapusan mudah, dan kemudian nama anda. Kebanyakan akaun e-mel membolehkan anda membenamkan tanda tangan dengan nama, tajuk, dan maklumat kenalan anda ke setiap e-mel. Ini adalah cara yang hebat untuk membuat setiap surat menyurat lebih profesional.

Petua Tambahan

Sebaik sahaja anda telah menulis e-mel anda, lalui semua langkah ini sebelum anda mengklik butang "hantar":

• Pastikan Mesej Anda Lengkap:Periksa dua kali untuk memastikan garis subjek e-mel anda diisi, anda telah memasukkan tandatangan, anda menghantar mesej tersebut kepada orang yang betul dan anda telah mengisi Bcc bidang untuk menghantar salinan kepada diri sendiri, jadi anda mempunyai rekod mesej e-mel.
• Bukti Mesej E-mel Anda:Sebelum anda memukul hantar, pastikan juga semakan ejaan dan periksa tatabahasa dan permodalan anda. Mereka sama pentingnya dalam surat-menyurat carian kerja e-mel seperti yang terdapat dalam surat kertas.

• Hantar Mesej Ujian E-mel:Sebelum anda menghantar e-mel anda, hantar mesej kepada anda terlebih dahulu untuk memastikan pemformatannya berfungsi dan tiada apa-apa yang kelihatan di luar tempat. Sekiranya semuanya kelihatan baik, teruskan dan hantar e-mel kepada syarikat atau individu yang anda hubungi.
• Hantar Salin Mesej E-mel kepada Diri Anda:Menggunakan Bcc bidang untuk menghantar salinan mesej e-mel kepada diri sendiri, jadi anda mempunyai rekod apabila anda menghantar mesej dan siapa yang anda hantar kepada. Anda juga boleh mencari maklumat ini dalam folder yang anda hantar.

• Fail Salinan Anda:Dengan banyak program e-mel, anda boleh menyediakan folder untuk memudahkan lagi mencari e-mel masa lalu yang penting. Sediakan folder untuk semua e-mel carian kerja anda dan hantarkan salinan mesej e-mel yang anda hantar ke dalam folder carian kerja anda.

Periksa E-mel Anda secara teratur

Masa adalah intipati semasa anda mencari kerja, jadi penting untuk memeriksa e-mel anda dengan kerap dan kerap, jadi anda tidak terlepas peluang penting. Sekurang-kurangnya, periksa e-mel anda pada waktu pagi, dan pada waktu petang, supaya anda mempunyai masa untuk bertindak balas segera kepada mesej yang anda terima.

Hari-hari ini, yang mempunyai telefon pintar boleh memudahkan pemeriksaan e-mel anda di mana sahaja anda pergi dan bila-bila masa anda mahu - tidak lagi melayang ke atas komputer anda. Sebenarnya, anda boleh mendapat pemberitahuan untuk mesej e-mel baru, jadi anda boleh membacanya sebaik sahaja mereka memukul peti masuk anda.