Bagaimana Menjadi Setiausaha Litigasi

Setiausaha Litigasi memberikan sokongan kepada peguam litigasi dan paralegal dalam kes-kes yang difailkan di mahkamah tempatan, negeri, dan persekutuan dan tribunal pentadbiran.

Setiausaha Litigasi bekerja di firma undang-undang dari semua saiz. Beberapa setiausaha memberikan sokongan pentadbiran semata-mata. Walau bagaimanapun, setiausaha dalam banyak firma menjalankan peranan hibrid, berfungsi sebagai kedua-dua setiausaha dan litigasi paralegal.

Berikut adalah beberapa fungsi yang paling umum dari setiausaha litigasi sepanjang kitaran hayat litigasi. Peranan kesetiaan bergantung kepada firma, jenis amalan litigasi, dan saiz kakitangan.

Pemeriksaan Kes

Dalam firma plaintif, langkah pertama kes adalah menyaring kes untuk merit. Adakah pelanggan yang berpotensi mempunyai sebab tindakan? Adakah sebarang konflik wujud? Setiausaha boleh membantu menyediakan borang pemeriksaan kes dan menjadualkan pertemuan awal antara peguam dan klien yang berpotensi. Dalam sesetengah kes, setiausaha akan melengkapkan pemeriksaan awal dengan bertanya soalan berpotensi klien melalui telefon. Jika pelanggan ditandatangani, setiausaha akan menubuhkan fail kes baru, dan mengemukakan kontrak pengekalan dan dokumen lain kepada pelanggan.

Siasatan

Dalam banyak kes, pihak-pihak melakukan siasatan sebelum tuntutan mahkamah difailkan. Siasatan ini mungkin melibatkan mencari dan menemuramah saksi, memeriksa tapak kemalangan dan mengumpul dokumentari dan bukti lain. Setiausaha litigasi boleh membantu dalam proses itu dengan menjadualkan mesyuarat dan persidangan telefon bagi pihak peguam, mewujudkan senarai saksi, mengendalikan bukti, dan dokumen lain dan mewujudkan sistem pemfailan yang boleh dipercayai untuk kedua-dua dokumen kertas dan elektronik.

Pelepasan

Sekiranya tuntutan undang-undang difailkan, setiausaha akan menyediakan permohonan dalam satu program pemprosesan kata. Permohonan itu termasuk saman, aduan, afidavit, permintaan kemasukan, dan usul. Setiausaha litigasi akan sering membuat pengikat bergelut yang menganjurkan dan mengindeks semua tuntutan untuk kes tertentu. Setiausaha boleh memfailkan dokumen-dokumen ini dengan mahkamah, sama ada secara peribadi atau elektronik, walaupun tugas ini sering dilakukan oleh seorang paralegal atau pengutus mahkamah.

Discovery

Penemuan adalah fasa terpanjang proses litigasi. Semasa penemuan, setiausaha litigasi boleh melaksanakan semua atau sebahagian daripada tugas berikut:

• Menyediakan dokumen penemuan dalam sistem pemprosesan kata, termasuk interogatori dan permintaan pengeluaran
• Menaip, menghantar, dan menjejaki sepina
• Penjadualan berjadual dengan pelbagai pihak, termasuk peguam, pelanggan, penentang peguam dan pemberita mahkamah
• Penjadualan peperiksaan perubatan bebas dan pelantikan lain yang diperlukan oleh Peraturan Tatacara Sivil
• Mewujudkan pengikat penemuan; mengindeks dan memfailkan dokumen penemuan
• Menyusun dan memfailkan dokumen kes
• Peperiksaan tapak penjadualan

• Mencari dan berkomunikasi dengan pakar; menganjurkan dan memfailkan laporan pakar

Pra-Percubaan

Sebaik sahaja tarikh percubaan ditetapkan, setiausaha membantu pasukan perundangan bersedia untuk percubaan. Peranan setiausaha termasuk:

• Menaip dan memformat dokumen pra-percubaan termasuk motions, briefings, subpoenas, dan senarai saksi
• Mengumpul dan menganjurkan pameran
• Mewujudkan, menganjurkan dan / atau mengindeks pengikat percubaan
• Membantu untuk menganjurkan ujian mengejek
• Mengesan tarikh akhir dan menghantar peringatan kepada pasukan undang-undang
• Cite-checking and briefreading briefings and documents legal
• Memastikan dokumen itu diformatkan dengan betul dalam mematuhi peraturan mahkamah
• Menyelaras saksi

Percubaan

Setiausaha litigasi melakukan peranan sokongan penting semasa perbicaraan. Tugas-tugasnya mungkin termasuk:

• Menyediakan, menaip dan memformat dokumen percubaan
• Menyelaras persediaan carta, graf, dan lain-lain ruang sidang
• Penjadualan kurir, wartawan mahkamah, dan saksi pakar
• Mengatur, memfailkan, dan menguruskan dokumen, pameran, dan pengikat percubaan
• Menyelaras perjalanan perjalanan untuk peguam, saksi, pelanggan, dan lain-lain

Tugas Pentadbiran Lain

Bagi mereka yang bekerja di pihak pembelaan, setiausaha litigasi akan memasuki waktu peguam dan paralegal yang dibelanjakan untuk setiap kes ke dalam masa dan sistem pengebilan firma. Dia juga akan menghantar invois berkala kepada pelanggan dan membuat susulan pada pembayaran lewat. Lain-lain tugas umum yang dilakukan oleh setiausaha litigasi termasuklah:

• Menghasilkan maklumat dengan menyalin, memformat, memasukkan, mengambil, menyalin dan menghantar teks, data, dan grafik
• Tempoh tarikh kes pelacakan
• Sejajar dengan pelanggan, saksi, dan peguam yang menentang
• Menjawab telefon
• Membuat spreadsheet untuk menjejaki kos, pameran, dan maklumat lain
• Mengirim pernyataan
• Mengekalkan sistem docket
• Route correspondence, reports, and legal documents
• Mengadakan persidangan dan mesyuarat peguam
• Menyediakan laporan perbelanjaan
• Mengekalkan kalendar peguam dengan merancang dan menjadualkan persidangan, teleconferences, depositions, dan perjalanan

• Memesan bekalan

Pendidikan Setiausaha Litigasi

Ramai setiausaha litigasi melengkapkan program gelar sijil atau bersekutu di sebuah sekolah perdagangan atau kolej komuniti. Walau bagaimanapun, setiausaha dengan ijazah kolej empat tahun mempunyai peluang kemajuan yang paling dalam sebuah firma undang-undang. Latihan lepasan kerap berlaku di tempat kerja. Setiausaha litigasi yang berpengalaman sering berpindah ke peranan lain dalam firma itu, termasuk kedudukan pengurusan paralegal dan pejabat.

Kemahiran dan Pengetahuan Setiausaha Litigasi

Setiausaha Litigasi mesti mempunyai pelbagai kemahiran interpersonal, teknologi dan pejabat serta pengetahuan undang-undang dan prosedural. Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan termasuk:

• Kemahiran dengan pemprosesan perkataan, spreadsheet, persembahan dan masa dan perisian pengebilan; kebiasaan dengan suite Microsoft Office
• Kemahiran dengan peralatan transkripsi
• Kemahiran bertulis dan lisan yang sangat baik
• Pengetahuan tentang dokumentasi litigasi mahkamah dan negeri dan persekutuan dan prosedur pemfailan
• Kemahiran dengan pangkalan data dokumen seperti Ringtail, Summation, dan Concordance
• Pengalaman E-filing
• Pengetahuan mengenai prosedur pejabat dan terminologi perundangan
• Kemahiran menaip kuat
• Kemahiran organisasi pepejal dan kemahiran berbilang tugas
• Keupayaan untuk berinteraksi secara profesional dengan semua peringkat kakitangan