Cara Mengeluh Pemegang Projek Anda

Sebagai pengurus projek, sebahagian daripada tugas anda adalah untuk memastikan bahawa pihak berkepentingan - itulah pasukan projek anda dan pelanggan utama dan pembekal - mendapatkan apa yang mereka perlukan dari projek itu. Pemangku kepentingan anda mestilah juara utama anda. Mereka sepatutnya menyokong anda, membantu anda mencapai matlamat projek dan memastikan semua orang menarik arah yang sama.

Tetapi mudah untuk mengganggu mereka. Dan apabila itu berlaku, mereka boleh berubah menjadi orang yang tidak mahu melakukan apa-apa lagi dengan projek anda. Itulah risiko besar bagi pengurus projek kerana anda memerlukan bantuan dan sokongan untuk berjaya. Tanpa input mereka, anda mungkin tidak dapat menyampaikan projek anda. Inilah cara untuk mengganggu pemangku kepentingan projek anda dan apa yang anda patut lakukan.

Gagal Berkomunikasi

Komunikasi hendaklah kira-kira 80% daripada apa yang anda lakukan sebagai pengurus projek. Apabila anda tidak memberitahu pasukan anda, pembekal atau pelanggan apa yang sedang berlaku, maka mereka akan cepat marah. Lebih buruk lagi, mereka cenderung mengisi jurang dengan penjelasan mereka tentang apa yang berlaku, yang mungkin tidak tepat dan boleh merosakkan reputasi projek.

Sebaliknya, masukkan laporan projek yang jelas. Temui mereka secara individu dan dalam kumpulan dan teruskan mereka dimaklumkan setiap langkah. Menyusun satu rancangan komunikasi projek dan menjalankan analisis pihak berkepentingan supaya anda boleh bekerja dengan siapa yang perlu mendengar apa dan bila mereka perlu mendengarnya.

Gagal Menanyakan Pendapat mereka

Komunikasi adalah satu perkara, tetapi itu cenderung mengenai kemas kini status dan penjejakan projek. Anda perlu melakukan lebih daripada itu untuk melibatkan mereka dalam projek ini. Ini boleh mengganggu orang apabila mereka menjadi pakar dalam sesuatu bidang, dan anda tidak meminta masukan mereka tentang sesuatu yang mereka sangat layak untuk memberi komen. Pengurus projek boleh jatuh ke dalam perangkap percaya bahawa mereka perlu melakukan segala-galanya dan membuat semua keputusan itu sendiri, tetapi itu tidak sama sekali.

Sebaliknya, tanya pendapat mereka mengenai cara menangani isu-isu projek apabila timbul. Ambil perhatian mereka. Anda tidak perlu melakukan apa yang mereka cadangkan, tetapi ia membantu membina hubungan jika anda mendengar. Anda boleh melakukan ini melalui mesyuarat projek dan boleh didapati untuk mendengar apabila mereka datang kepada anda dengan cadangan. Sekiranya pasukan anda, pastikan mereka mempunyai peluang yang mencukupi untuk meletakkan pandangan mereka.

Percayalah Kualifikasi Anda Memberi Anda Kekuatan Besar

Menjadi PMP® tidak menjadikan anda pengurus projek terbaik dunia (walaupun ia mungkin membantu sedikit). Memegang sijil PRINCE2® Practitioner, atau APMP atau apa-apa pelantikan pengurusan projek lain tidak membuat anda tidak dapat mencela.

Bercakap mengenai kelayakan anda sepanjang masa dan bagaimana buku melakukan perkara adalah cara yang pasti untuk mengganggu pemangku kepentingan anda. Mereka tidak mahu mendengar tentang skor hebat anda dalam peperiksaan atau bagaimana anda menggunakan metodologi untuk projek mereka. Sebenarnya, semua yang mereka mahukan ialah projek itu berjalan lancar. Mereka tidak peduli bagaimana anda sampai ke sana, kebanyakan masa.

Jangan berasumsi bahawa kerana anda mempunyai kelayakan dan tahu bagaimana melakukan pengurusan risiko, misalnya, anda tidak akan terperangkap oleh risiko projek. Ia berlaku kepada yang terbaik daripada kita. Oleh itu, lebih baik untuk menjadi rendah hati dan berdedikasi, meletakkan kemahiran anda untuk kegunaan yang baik dengan cara yang praktikal sementara tidak mempercayai mereka menetapkan anda melebihi rakan-rakan anda.

Kelayakan anda sepatutnya secara diam-diam memberi anda keyakinan untuk melakukan tugas anda dengan sebaik mungkin, tetapi anda akan mendapati bahawa banyak orang yang bekerja sebagai pengurus projek yang memegang sijil. Malah, banyak orang yang bekerja di industri pakar memegang sijil dan untuk banyak syarikat, kepercayaan dalam bidang kepakaran anda, sama ada itu seni bina, perakaunan atau pengurusan projek, hanyalah faktor kebersihan.

Jangan mengharapkan pihak berkepentingan anda terkesan dan tidak bercakap tentang mereka sepanjang masa. Menunjukkan kemahiran anda dengan menyampaikan projek dengan baik dan menunjukkan bagaimana anda menerapkan pengetahuan yang anda pelajari di dalam kelas.

Mengubah Masa Depan

Apabila semua orang telah mendaftar untuk menandakan peristiwa penting dan tahu apa yang berlaku apabila anda semua boleh bekerja harmoni sebagai satu pasukan. Apabila anda mengubah tarikh akhir dan tidak memberitahu sesiapa, itulah ketika orang mula marah.

Mengubah tarikh mempunyai kesan yang besar terhadap pekerjaan orang lain. Mereka mungkin telah menempah masa bercuti di sekitar projek kritikal mereka. Mereka mungkin terpaksa membuang sumber dalam pasukan lain kerana seseorang diperlukan pada projek pada masa tertentu. Jika anda menukar tarikh tanpa memahami semua latar belakang ini, maka anda boleh meletakkan projek itu berisiko.

Penaja projek anda sebaliknya akan memahami jika anda tidak boleh mencapai pencapaian yang telah dipersetujui. Benda berubah. Terdapat item baru yang ditambahkan pada skop projek anda atau perkara yang diambil. Tetapi bukan tugas anda untuk bersetuju dengan perubahan pada tarikh akhir sahaja. Bekerjasama dengan pasukan projek anda untuk memahami kesan perubahan. Kemudian mencadangkan penyelesaian kepada penaja projek anda, menjelaskan alasan untuk mengubah tarikh.

Pastikan semua pihak yang berkepentingan menyedari perubahan dan bagaimana ia boleh mempengaruhi kerja mereka. Kemudian, dengan perjanjian semua orang, buat perubahan dan kemas kini dokumentasi projek anda. Anda tidak sepatutnya membuat perubahan pada tarikh tanpa membiarkan seluruh pasukan mengetahui terlebih dahulu.

Membuang masa mereka

Mesyuarat haruslah efisien, dikelola dengan baik dan menggunakan semua masa setiap orang. Tetapi itu tidak selalu berlaku. Banyak kali pihak berkepentingan mengadu bahawa mereka telah membuang masa mereka dalam mesyuarat. Tidak ada agenda, atau keputusan yang dijangka dibuat tidak dibuat kerana orang yang salah berada di dalam bilik.

Anda juga mempunyai peluang lain untuk membuang masa mereka - ia bukan hanya mesyuarat. Jangan surut peti masuk mereka dengan meletakkan mereka dalam satu salinan e-mel apabila mereka tidak perlu. Sebaliknya, pihak berkepentingan mengenai projek mempunyai tugas lain untuk melakukannya, jadi mereka perlu menggunakan waktu mereka dengan bijak. Pastikan mesyuarat anda mempunyai agenda. Merancang mereka, jemput orang yang betul dan pastikan anda menindaklanjuti selepas itu.

Hanya hantar e-mel kepada orang yang berkaitan. Jika anda perlu cc seseorang, pastikan mereka memahami mengapa penting untuk mereka sedar, dan elakkan 'balas semua' yang ditakuti sejauh yang anda boleh. Hanya sedar tentang fakta bahawa orang lain sibuk dan projek anda tidak menjadi keutamaan mereka sepanjang masa (jika ia pada bila-bila masa).