Berapa Lama HR Perlu Simpan Fail Pekerja

Salah satu perkara besar mengenai Sumber Manusia ialah kita mempunyai banyak kertas kerja. Ton dan ton dan tan. Memang, banyaknya adalah elektronik hari ini, tetapi prinsipnya kekal. HR menyimpan penyimpanan rekod. Dan, kita perlu menyimpan rekod tersebut, tetapi untuk berapa lama?

Berikut adalah garis panduan asas untuk menyimpan rekod HR. Ingat, bagaimanapun, bahawa undang-undang negeri mungkin berbeza dari garis panduan ini. Sekiranya undang-undang negeri dan undang-undang Persekutuan bercanggah, sentiasa menyimpan rekod berdasarkan mana-mana keperluan lebih lama. Adalah lebih baik untuk menyimpan sesuatu yang terlalu lama daripada tidak cukup lama.

Menyimpan Rekod

Anda perlu menyimpan semua resume, nota wawancara, aplikasi, dan catatan pekerjaan, dan juga rekod carian anda melalui sistem pengesan pemohon anda untuk satu tahun selepas keputusan untuk membuat tawaran pekerjaan dibuat. Oleh itu, jika anda membuat wawancara kepada pemohon, dan keseluruhan proses menyusun selama tiga bulan, ia tidak sampai keputusan pengambilan akhir dibuat bahawa jam mula berdetik.

Mengapa anda perlu melakukan ini? Jika sesiapa pernah menyoal keputusan pengambilan anda, anda perlu menunjukkan bahawa anda tidak membezakan secara haram dengan cara, bentuk, atau bentuk apa pun. Undang-undang seperti Akta Orang Kurang Upaya Amerika, Tajuk VII, dan lain-lain lagi menghendaki anda memperlihatkan anda mematuhi undang-undang. Mengekalkan rekod ini membantu anda melakukan ini.

Rekod Ujian Dadah

Jika anda memerlukan ujian ubat untuk pra-pekerjaan, ia adalah sebahagian daripada rekod pengambilan, dan anda harus menyimpan satu salinan hasil selama satu tahun. Jika anda melakukan ujian dadah tambahan, sama ada disebabkan kejadian di tempat kerja atau sebagai sebahagian daripada pemeriksaan rawak, anda juga perlu mengekalkan rekod ini selama satu tahun. Walau bagaimanapun, jika anda tertakluk kepada peraturan Jabatan Pengangkutan, maka tempoh masa minimum bagi rekod ujian dadah adalah lima tahun.

Gaji / Timekard, Dll

Undang-undang mengharuskan anda untuk mengekalkan rekod ini selama tiga tahun, tetapi tuntutan undang-undang baru-baru ini bermakna ia akan menjadi lebih bijak bagi anda untuk menyimpannya lebih lama. Anda ingin mengekalkan rekod berapa jumlah pekerja dibayar, dan berapa jam mereka bekerja untuk keseluruhan tempoh mereka di syarikat anda. Simpan rekod anda selama sekurang-kurangnya lima tahun selepas pekerja meninggalkan, tanpa mengira sebab.

Untuk pekerja yang dikecualikan, tentu saja, anda tidak perlu menyimpan rekod masa, kerana gaji mereka adalah sama tanpa mengira berapa jam bekerja. Walau bagaimanapun, jika anda salah mengelakkan pekerja sebagai dikecualikan apabila dia sepatutnya tidak dikecualikan, jam bekerja rekod boleh membimbing anda untuk membayar lebih masa berutang. Pastikan anda memasukkan bagaimana syarikat mengira membayar. Sebagai contoh, anda perlu mengesan sama ada gaji lurus, gaji ditambah komisen, kerja lebih masa, kerja, atau bayaran terus setiap jam.

Anda perlu melakukan ini bukan sahaja untuk pertanyaan gaji dan cukai tetapi banyak keputusan lain bergantung pada bilangan jam yang bekerja. Sebagai contoh, kelayakan untuk FMLA bergantung kepada bilangan jam yang bekerja dalam setahun. Sekiranya anda mempunyai kakitangan yang dikecualikan sambilan, anda mungkin ingin mempertimbangkan rakaman masa untuk menentukan kelayakan FMLA. Anda juga perlu membuktikan bahawa anda membayar pekerja anda untuk semua jam yang mereka bekerja.

Borang I-9

Mengekalkan Borang I-9 pekerja, disimpan secara berasingan dari rekod kakitangan anda, selama tiga tahun selepas anda menyewa pekerja dan selama satu tahun selepas penamatan pekerjaan, yang mana pun kemudiannya.

Maklumat Faedah Kesihatan / Pencen

Anda perlu menyimpan rekod rancangan anda untuk semua faedah anda sekurang-kurangnya enam tahun. Mahkamah berpendapat bahawa jika seorang pekerja menyaman anda, mengatakan bahawa dia layak mendapat pencen yang lebih tinggi, misalnya, tanggungjawab majikan untuk membuktikan bahawa mereka tidak berhutang lagi, bukan tanggungjawab pekerja untuk membuktikan bahawa mereka berbuat demikian. Simpan semua Rujukan Rancangan Ringkasan.

Jika anda mempunyai bekas pekerja yang layak untuk COBRA, memperluas manfaat kesihatan mereka, anda juga harus menyimpan rekod tersebut selama enam tahun untuk selamat. Undang-undang tidak menentukan pengekalan, tetapi kerana ini boleh dipohon di bawah Akta Keselamatan Pendapatan Persaraan Pekerja (ERISA), undang-undang ini memerlukan pengekalan selama enam tahun. Untuk berada di tempat yang selamat, jangan buang catatan tersebut.

Rekod FMLA

Apabila pekerja meminta FMLA, anda perlu menyimpan jejak kertas itu, walaupun anda menafikan cuti selama tiga tahun. Pastikan anda menjejaki cuti setiap pekerja - apabila ia bermula dan berapa banyak masa digunakan. Jika pekerja mempunyai FMLA sekejap, pastikan anda mengesan setiap cuti dan mendokumenkan jumlah jam yang digunakan. Tarikh dan bilangan jam hendaklah didokumenkan. Ingat, cuti sekejap boleh digunakan untuk beberapa jam sehari, atau beberapa hari dalam seminggu. Dokumen semuanya dan simpan rekod tersebut.

Ingat, ini bukan senarai yang komprehensif dan hanya terpakai kepada undang-undang Persekutuan. Anda mungkin tertakluk kepada undang-undang pengekalan rekod tambahan jika, sebagai contoh, anda adalah kontraktor Persekutuan atau negara anda mempunyai piawaian yang berbeza. Apabila ragu-ragu, jangan buangnya.

Anda boleh mengakses sumber tambahan mengenai penyimpanan rekod dan laporan mandatori di Persatuan Pengurusan Sumber Manusia (SHRM).

Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, walaupun berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh penonton di seluruh dunia, dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan daripada sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk memastikan penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.