Lima Fasa Projek

Walaupun beberapa metodologi projek seperti pendekatan tangkas memampatkan atau mengulangi peringkat berikut dengan lebih pantas, kitaran iteratif, kerja setiap peringkat dapat dilihat dan berbeza dalam setiap projek.

Projek-projek Formal Mengikuti Proses Lima Peringkat Sebagai Follows

1. Inisiasi: pembentukan pasukan projek, penyewaan projek dan kick-off.
2. Perancangan: memuktamadkan skop projek, menentukan rincian kerja terperinci, menilai risiko, mengenalpasti keperluan sumber, memuktamadkan jadwal dan mempersiapkan kerja yang sebenarnya.
3. Pelaksanaan: melaksanakan kerja sebenar yang diperlukan oleh definisi dan skop projek.
4. Pantau dan Kawal: pengurusan, pelaporan, dan kawalan sebenar sumber dan belanjawan semasa fasa pelaksanaan.
5. Tutup Projek: penyerahan projek, penilaian pelajaran yang dipelajari, penangguhan pasukan projek.

Aliran Projek Tradisional

Tidak kira saiz projek, pergerakan melalui peringkat adalah sama. Projek ini dimulakan atau ditendang dengan piagam yang mengenal pasti pengurus projek dan menerangkan kepentingan projek.

Setelah projek dimulakan, ia bergerak ke tahap perancangan. Di sini, pasukan teras dan kerja mengenal pasti kerja yang diperlukan untuk disiapkan untuk mencapai skop projek dan membangunkan anggaran dan penilaian untuk masa, kos, sumber dan risiko.

Selepas fasa perancangan, kerja bermula dan berlaku dalam urutan yang ditetapkan untuk bergerak dari pendahulu atau aktiviti sebelumnya kepada aktiviti pengganti. Perwakilan projek memainkan peranan penting dalam fasa ini.

Semasa pelaksanaan dijalankan, pengurus projek dan anggota pasukan memantau, melaporkan dan mengawal keseluruhan projek, dengan penekanan pada aktiviti laluan kritikal. Kerja ini berterusan sehingga fasa pelaksanaan selesai dan projek itu dihantar kepada pelanggan.

Fasa akhir, penutupan projek, melibatkan membungkus penyampaian, menilai pelajaran yang dipelajari dan menangguhkan pasukan projek supaya ahli dapat beralih ke inisiatif berikutnya.

Untuk projek-projek jenis-jenis pembangunan yang lincah atau berulang, perancangan dan pelaksanaan berlaku dalam jangka masa pendek atau sprint, dengan tahap yang berulang sehingga projek selesai kepada kepuasan pelanggan.

Inisiasi

Permulaan projek yang kukuh bukan sahaja akan menetapkan projek anda untuk berjaya, tetapi ia juga meletakkan asas untuk semua peringkat masa depan. Semasa permulaan, anda akan mendapat ahli pasukan projek yang diberikan, ringkasnya mengenai matlamat projek keseluruhan dan minta pelanggan atau pemilik projek sebagai banyak soalan yang mungkin supaya anda boleh merancang projek dengan cekap. Ia juga merupakan masa yang tepat untuk membina semangat pasukan mengenai projek dan mengumpulkan butiran minit terakhir yang mungkin mempengaruhi perancangan projek. Langkah tambahan termasuk:

• Analisis stakeholder
• Penugasan penaja eksekutif
• Pembangunan dokumen dan komunikasi piagam
• Mesyuarat kick-off rasmi

Perancangan

Sebaik sahaja anda memulakan projek itu dan mengumpulkan semua maklumat yang berkaitan, anda akan mula merancang projek anda. Peringkat perancangan bergantung pada saiz projek anda, berapa banyak maklumat yang perlu anda atur dan berapa besar pasukan anda. Hasil perancangan harus menjadi pelan atau jadual proyek yang jelas, dari mana setiap orang akan mengikuti tugas-tugas mereka yang ditugaskan. Menggunakan program perancangan projek seperti Microsoft Project atau Basecamp sangat berguna apabila merancang sesuatu projek. Jika anda tidak mempunyai akses kepada salah satu daripada program ini, lakukan carian dalam talian secara umum untuk perisian perancangan projek percuma.

Walaupun menggunakan program perancangan projek membantu, ia tidak semestinya diperlukan. Menggunakan Excel dan Word untuk mencipta pelan anda dan menyampaikannya kepada pasukan adalah sama efektifnya. Tugas tertentu dalam fasa perancangan termasuk:

• Mewujudkan pelan komunikasi untuk pelbagai pihak berkepentingan yang terlibat.
• Membangunkan struktur terperinci kerja terperinci.
• Mengenal pasti laluan kritikal.
• Merancang sumber daya pada pelan projek dan menyempurnakan penjujukan kerja berdasarkan dependensi projek dan kekangan sumber.
• Membangunkan jadual terperinci.
• Menilai risiko dan membangunkan pelan keutamaan dan pelan mitigasi risiko.

Pelaksanaan

Sekarang bahawa anda mempunyai rancangan projek pepejal, pasukan boleh mula melaksanakan projek tersebut dengan tugas yang ditetapkan. Ia adalah peringkat di mana semua orang mula melakukan kerja. Anda akan secara rasmi melancarkan peringkat pelaksanaan dengan pertemuan dalaman untuk memastikan semua orang mempunyai apa yang mereka perlukan untuk memulakan pelaksanaan sebahagian projek mereka. Mendapatkan pasukan bermula di landasan yang betul adalah penting untuk kejayaan projek, jadi jelaskan jadual dan rancangan komunikasi dengan jelas.

Memantau dan Kawal

Walaupun projek itu berada di peringkat pelaksanaan, anda akan mula memantau dan mengawalnya untuk memastikan ia bergerak bersama seperti yang dirancang. Terdapat pelbagai cara anda boleh memantau dan mengawal projek. Daftar masuk kasual dengan pemimpin pasukan, yang dianjurkan setiap hari "stand-up", atau mesyuarat status mingguan yang lebih formal adalah berkesan. Maklumat yang keluar daripada mesyuarat atau saluran komunikasi akan memaklumkan kepada gelung maklum balas dan akhirnya sebarang perancangan dan pelarasan semula yang diperlukan untuk projek tersebut. Aktiviti penting tambahan dalam peringkat ini termasuk:

• Mematuhi pelan komunikasi yang telah ditetapkan sebelum memastikan kesedaran pihak berkepentingan mengenai status projek.
• Memantau pasukan kerja dan aktiviti kerja di laluan kritikal.
• Mengenal pasti peluang untuk meningkatkan prestasi jadual dengan pantas atau melengkapkan aktiviti selari atau jika perlu, merosakkan jadual dengan menambahkan sumber.
• Mengawasi kos sebenar berbanding kos yang dirancang.
• Dalam sesetengah kes, pemantauan, pengiraan dan pelaporan mengenai nilai yang diperoleh untuk pelan projek.
• Memantau dan meringankan risiko dan menapis pelan risiko seperti yang diperlukan.

Projek Tutup

Setelah semua butiran dan tugas projek anda selesai dan diluluskan oleh pelanggan atau pemilik projek; anda akhirnya boleh menutup projek anda. Penutupan projek adalah sama pentingnya dengan permulaan, perancangan, dan pelaksanaannya. Anda akan ingin mendokumentasikan semua maklumat dari projek dan mengaturnya dengan kemas supaya anda boleh kembali kepadanya jika perlu. Ia juga merupakan masa yang baik untuk mengadakan bedah siasat ke atas projek itu supaya semua ahli pasukan dapat merenungkan apa yang berlaku dengan betul, atau salah semasa projek. Ia juga perlu didokumenkan supaya hasilnya dapat dikongsi dengan ahli projek lain dan difailkan dalam folder sejarah projek.

Akhirnya, adalah penting untuk secara rasmi menangguhkan pasukan projek, memberikan maklum balas dan penilaian prestasi seperti yang ditunjukkan oleh dasar firma anda.