Buat Rancangan Harian untuk Kerja Lebih Cekap

Langkah pertama dan terpenting yang perlu diambil untuk bekerja dengan lebih cekap adalah untuk mempunyai pelan harian. Adalah penting bahawa rancangan anda ditulis di suatu tempat: Di kalendar, notepad, atau disimpan di komputer anda. Jangan hanya melalui senarai semak mental setiap hari.

Mempunyai pelan bertulis adalah satu kemestian untuk terus memikirkan pemikiran dari belakang kepala anda dan untuk membantu mencegah bencana kerana anda melupakan sesuatu yang penting. Kebanyakan orang akan mendapati bahawa mereka perlu merosakkan dari satu pelan harian dari semasa ke semasa, tetapi mempunyai satu akan membantu anda mengatur masa anda dengan lebih baik, bersedia untuk projek-projek tertentu terlebih dahulu, dan pelan akan memberi anda gambaran mental yang lebih jelas tentang semua perkara anda perlu buat.

Menghapuskan Kegagalan Harian Dengan Pelan

Sekiranya anda tiba di tempat kerja setiap hari dan dengan serta-merta terharu dengan senarai panjang yang perlu anda lakukan dan kekacauan meja, sebaik-baiknya, anda akan bolt ke hari anda seperti lumba kuda (dan cepat membakar selepas pecut, seperti lumba kuda) memfokuskan pada apa yang kelihatan paling menekan setiap masa. Kes paling buruk ialah anda akan duduk berseronok tanpa mengetahui di mana untuk bermula. Sama ada cara, semata-mata "memadam kebakaran" setiap hari adalah cara yang paling kurang berkesan untuk menyerang beban kerja anda dan cara terbaik untuk mengawal diri anda sementara hanya mendapat lebih jauh.

Tanpa pelan, gangguan hari ini akan cepat mengambil alih: telefon berdering, anda mula menjawab e-mel, rakan sekerja memulakan chit-chat, dan sebelum anda tahu, makan tengah hari telah tiba dan anda tidak dapat menyelesaikannya. Pelan harian anda mungkin termasuk satu jam setiap pagi untuk diselesaikan dengan memulangkan panggilan, menyemak e-mel sebelum anda memulakan tugas-tugas lain tetapi ia akan berbuat lebih daripada bertindak sebagai panduan tentang apa yang perlu dilakukan dengan masa anda. Contohnya, jika anda sengaja mengetepikan satu jam untuk melakukan sesuatu dan anda melangkaui batas waktu itu, anda akan mengetahui bahawa anda perlu menyesuaikan pelan anda untuk hari berikutnya.

Dengan memetakan hari anda dalam segmen atau dengan tugas, anda boleh mengenal pasti lebih banyak masalah di kawasan dan masa kecekapan puncak anda (iaitu, anda mungkin kurang cekap selepas makan tengahari jika anda mengalami kemalangan petang atau anda mungkin menjadi starter perlahan pada waktu pagi).

Elakkan Mengambil Lebih Daripada Anda Boleh Menangani

Optimis adalah seseorang yang dapat melihat positif dalam situasi tertentu secara umumnya akan menumpukan pada keyakinan bahawa "segala sesuatu adalah mungkin." Tidak ada yang salah dengan menjadi seorang optimis melainkan jika ia membawa anda memandang rendah kemampuan anda, masa yang diperlukan untuk mencapai sesuatu, dan mengakibatkan anda mengambil lebih daripada yang anda dapat mengendalikan.

Seorang realis boleh menjadi optimis, tetapi seorang realis juga melihat logistik yang mungkin terlibat dalam menangani situasi dan akan menyebabkan potensi rintangan dan kekangan.

Sekiranya anda tidak mempunyai rancangan permainan anda untuk hari ini, anda mungkin mempunyai masa yang sukar untuk tidak membantu orang lain atau mengambil projek tambahan kerana anda mempunyai sikap "boleh lakukan" positif yang mengatasi realiti atau akal sehat. Sangat mudah untuk meremehkan berapa lama perkara yang perlu diambil untuk menyelesaikan tugas anda lebih kurang orang lain jika anda menganggap anda seorang wanita super dan pandangan yang cerah adalah semua yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu.

Mengetahui apa yang ada pada piring anda untuk hari ini, dan telah menentukan belanjawan untuk masa anda sendiri untuk tugas-tugas tertentu dapat membantu anda memenuhi tenggat waktu, melakukan lebih banyak pekerjaan setiap hari, dan lebih realistis tentang mengambil kerja tambahan.

Membuat Pelan Serangan Anda

Sebelum anda pergi ke tempat kerja, tentukan terlebih dahulu masa yang akan anda fokuskan apabila anda tiba di sana. Lebih baik lagi, merancang hari anda malam sebelum dan menyediakan meja anda untuk tugas-tugas yang anda ingin capai pada waktu pagi. Sebagai contoh, dapatkan fail atau bahan bacaan teratur untuk waktu pagi supaya anda boleh melompat terus masuk, atau meletakkan item yang anda perlu menaip atau menelefon untuk kembali mengikut susunan yang anda perlukan untuk menyelesaikannya.

Mempunyai pelan dapat membantu anda membuat rutin yang dapat diramalkan, yang seterusnya akan membuat anda lebih bersedia untuk menghadapi hari yang kacau ketika bos anda atau pelanggan penyelenggaraan yang tinggi menuntut lebih banyak masa anda.