Apakah Sistem Maklumat Sumber Manusia?

Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) adalah perisian atau penyelesaian dalam talian untuk kemasukan data, pengesanan data, dan keperluan maklumat data Sumber Manusia, gaji, pengurusan, dan fungsi perakaunan dalam perniagaan. Ia berguna untuk semua proses yang anda mahu menjejaki dan dari mana anda berharap dapat mengumpulkan data berguna dan tujuan.

Biasanya dibungkus sebagai pangkalan data, beratus-ratus syarikat menjual beberapa bentuk HRIS dan setiap HRIS mempunyai keupayaan yang berlainan. Pilih HRIS anda dengan teliti berdasarkan keupayaan yang anda perlukan di syarikat anda. Oleh kerana HRIS telah menjadi semakin canggih, pilihan telah menjadi cukup untuk membantah secara praktikal sebuah jabatan HR.

Menonton sebuah syarikat teknologi, di mana pakar komputer wujud, melalui tiga sistem HRIS yang berbeza dalam sepuluh tahun sebelum akhirnya menetap pada sistem semasa mereka, adalah pendidikan dalam kerumitan mereka. Inilah sebab mengapa memilih HRIS adalah usaha utama untuk perniagaan.

Pertimbangan Utama seperti yang Anda lihat di Pilihan HRIS anda

Pemilihan HRIS adalah keadaan yang tertekan kerana terdapat banyak pilihan. Memilih pilihan yang paling sesuai untuk keperluan anda di syarikat anda adalah mencabar. Berjemur melalui maklumat yang diberikan oleh setiap sistem juga mencabar.

Jurujual sering menugaskan jurujual yang secara lisan boleh memberitahu anda bahawa sistem itu akan memenuhi keperluan anda. Pastikan anda menyemak perkara ini dengan berbilang sumber termasuk pelanggan semasa, kumpulan perbincangan dalam talian, LinkedIn, ahli SHRM lain, dan ulasan Google.

Ini adalah faktor lain yang perlu dipertimbangkan semasa anda memilih HRIS anda.

• Ingat bahawa walaupun syarikat anda hanya beberapa orang hari ini, ia mungkin mempunyai dua kali ganda atau bahkan 10 kali lebih ramai pekerja di masa depan, jadi pilih sistem yang dapat berkembang dengan perniagaan anda.
• Faktor utama lain yang perlu anda pertimbangkan adalah bahawa banyak HRIS dapat mencapai hanya sebahagian daripada apa yang anda perlukan untuk melakukan automasi. Dalam kes ini, anda akan pasti memastikan bahawa komponen tambahan atau sistem tambahan berfungsi dengan sempurna. Sekali lagi, jangan ambil kata penjual mengenai sistem yang bekerja bersama-sama. Adakah penyelidikan anda.

• Semak juga untuk melihat jenis latihan dan sokongan berterusan untuk kakitangan anda. Anda juga harus memastikan bahawa janji perunding jualan mengenai latihan dan tindak lanjut setelah pembelian ditulis dengan betul ke dalam kontrak Anda untuk membeli HRIS. Dan, periksa dengan organisasi lain untuk memastikan bahawa syarikat terpilih anda mempunyai rekod prestasi sokongan yang sedang berjalan.

Fungsi Yang Diharapkan Pilihan HRIS yang Lebih Baik

Biasanya, Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) yang lebih baik memberikan keseluruhan:

Pengurusan semua maklumat pekerja:

Data seperti nama, tajuk, alamat, dan gaji adalah permulaan asas. Gaji dan sejarah kedudukan, struktur pelaporan, sejarah penilaian prestasi, dan maklumat pekerja kritikal yang lain.

Dokumen yang berkaitan dengan Syarikat:

Ini termasuk barangan seperti buku panduan pekerja, prosedur pemindahan kecemasan, dan garis panduan keselamatan.

Pentadbiran faedah:

Anda akan mahu pentadbiran faedah termasuk pendaftaran, perubahan status, dan kemas kini maklumat peribadi. Dalam sistem yang ideal, anda boleh membenarkan pekerja mencari dan menyemak maklumat mereka sendiri, termasuk pengesanan percutian.

Penyatuan lengkap dengan gaji:

Penyepaduan ini juga termasuk perisian kewangan dan sistem perakaunan syarikat lain. Apabila ini disambungkan, anda boleh memastikan bahawa gaji adalah betul. Tidak pernah ada putus antara kadar gaji rasmi dan maklumat yang ada gaji. Sekiranya sistem tidak disepadukan, mudah untuk mengemas kini gaji dalam satu sistem dan bukan di pihak yang lain.

Pemohon pelacakan dan pengurusan semula:

Apabila sistem anda lancar, perekrut boleh mengklik butang yang disewa dan semua maklumat dari pemohon dipindahkan ke sisi pekerja perkara. Ini menjimatkan banyak masa kerana kemasukan data dan dokumen anda hampir hilang.

Sekiranya pemohon memasukkan maklumat sendiri apabila memohon, anda boleh memastikan ketepatannya. Jika surat tawaran dijana daripada sistem yang sama dengan sistem gaji, gaji akan dipadankan dengan sempurna dan tidak ada salah faham.

Rancangan pembangunan prestasi:

Ia tidak cukup untuk mempunyai rancangan jika mereka direkodkan dalam sistem pusat, maka mereka dapat dengan mudah mengikut pekerja dari posisi ke posisi. Kepimpinan senior boleh menjalankan laporan untuk melihat di mana orang berada dan bos mereka masing-masing merancang dari segi perancangan penggantian untuk masa depan mereka.

Tindakan Tatatertib:

Adalah penting untuk menjejaki siapa yang telah digantung, diturunkan atau mempunyai tindakan negatif lain yang diambil terhadap mereka yang dicatatkan-walaupun selepas pekerja meninggalkan organisasi anda. Apabila sebuah syarikat menelefon dan meminta rujukan bekas pekerja, mudah bagi pentadbir di jabatan HR untuk mencari dan melaporkan semula sama ada orang itu layak untuk mengembalikan semula atau tidak.

Rekod latihan:

Ini amat kritikal dalam syarikat di mana sijil dan lesen diperlukan. Di syarikat lain, rekod latihan mungkin tidak mempunyai tahap kepentingan, tetapi anda mungkin masih mendapati bahawa memiliki maklumat berguna ketika anda mengembangkan pekerja anda, faktor utama yang mereka inginkan dari pekerjaan.

Ringkasnya, HRIS yang paling berkesan mengendalikan syarikat menjejaki maklumat ini:

• kehadiran dan penggunaan PTO,
• kenaikan gaji dan sejarah,
• membayar gred dan jawatan yang dipegang,
• rancangan pembangunan prestasi,
• latihan yang diterima,
• tindakan tatatertib yang diterima,
• maklumat pekerja peribadi, dan kadang-kadang,
• pengurusan dan pelan penggantian utama pekerja,
• pengenalpastian pekerja berpotensi tinggi, dan
• pengesan pemohon, temu ramah dan pemilihan.

Faedah HRIS yang Tepat

HRIS yang berkesan memberikan maklumat mengenai apa sahaja yang diperlukan oleh syarikat untuk mengesan dan menganalisis tentang pekerja, bekas pekerja, dan pemohon. Syarikat anda perlu memilih Sistem Maklumat Sumber Manusia dan menyesuaikannya untuk memenuhi keperluan anda. Jika syarikat anda berada di landasan pertumbuhan, pilih sistem yang boleh berkembang dengan anda.

Ia agak murah untuk melaksanakan HRIS asas, tetapi pastikan apa sahaja yang anda laksanakan memenuhi keperluan sebenar syarikat anda. Adakah anda mahu dapat menjalankan laporan perolehan? Catat carta organisasi?

Benarkan pengurus untuk mengakses penilaian prestasi secara elektronik sebelum ini? Adakah anda mahu segala-galanya perlu dilakukan melalui jabatan HR atau adakah anda ingin para pengurus mengakses maklumat itu sendiri?

Dengan HRIS yang sesuai, kakitangan Sumber Manusia membolehkan kakitangan untuk melakukan kemas kini dan perubahan faedah mereka sendiri, dengan itu membebaskan kakitangan HR untuk lebih banyak fungsi strategik. Di samping itu, data yang diperlukan untuk pengurusan pekerja, pembangunan pengetahuan, pertumbuhan kerjaya dan pembangunan, dan rawatan yang sama dapat difasilitasi.

Akhirnya, pengurus boleh mengakses maklumat yang mereka perlukan secara sah, etika, dan berkesan menyokong kejayaan pekerja pelaporan mereka. Mereka boleh menjalankan laporan mereka sendiri dan memasukkan rancangan ke dalam sistem untuk membantu penggantian.

Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) adalah perisian atau penyelesaian dalam talian untuk kemasukan data, pengesanan data, dan keperluan maklumat data Sumber Manusia, gaji, pengurusan, dan fungsi perakaunan dalam perniagaan.

Biasanya dibungkus sebagai pangkalan data, beratus-ratus syarikat menjual beberapa bentuk HRIS dan setiap HRIS mempunyai keupayaan yang berlainan. Pilih HRIS anda dengan teliti berdasarkan keupayaan yang anda perlukan di syarikat anda.

Lebih lanjut mengenai HRIS

• Bagaimana Pilih Teknologi Maklumat Sumber Manusia
• Perisian Pelacakan Pemohon
• Penyelesaian Sistem Pengurusan Sumber Manusia