Cara Pilih Teknologi Maklumat Sumber Manusia

Sistem maklumat Sumber Manusia (HRIS) adalah penting bagi syarikat untuk menguruskan rancangan manfaat mereka dan maklumat pekerja mereka. Manfaat teknologi pengurusan tidak lagi baik untuk memiliki, tetapi keperluan untuk membantu HR mengurus kedua-dua laut maklumat dan wang yang dibelanjakan untuk pelan manfaat, kerana HR menghadapi sumber yang terhad dan sentiasa menukar data.

Tetapi bagaimana HR dan eksekutif lain tahu mereka memilih teknologi maklumat HR terbaik untuk menguruskan semua butiran, dan penyelesaian yang mereka pilih akan menjadi ujian masa?

Berikut adalah soalan-soalan penting untuk bertanya dan menjawab dalam proses memilih teknologi maklumat Sumber Manusia.

Apakah Ijazah Fleksibiliti dan Skalabiliti yang Memberi Peranti Teknologi Maklumat HR?

Profesional HR harus menentukan sama ada perisian itu boleh mengimport data dari pelbagai hamparan Excel, pangkalan data, dan dokumen kertas dan tahap dengan mana ia boleh menyambung dengan semua jenis sistem dan data lain yang diperlukan.

Perisian harus dapat mengambil dan menyaring maklumat dari pelbagai sumber. Sebaik-baiknya, proses ini juga harus diautomatikasikan. Banyak penyelesaian enrolmen dalam talian memerlukan data yang dimanipulasi secara manual sebelum ia boleh pergi ke pembawa untuk mengemas kini sistem mereka. Automasi format kemas kini, jadual penghantaran, dan kaedah penyampaian boleh membantu untuk menghapuskan isu pengebilan dan kelayakan.

Adakah Perisian Dapat Menyediakan Syarikat HR dan Manfaat Peraturan Pengangkut?

Enjin enrolmen yang benar-benar mampu menilai setiap aktiviti pendaftaran dan menggunakan gabungan peraturan, mesej, arahan, dan pilihan yang diperlukan untuk memenuhi keperluan kelayakan yang tepat. Perisian itu harus menampung sebarang peraturan kelayakan yang dimiliki syarikat dan pembawa.

Adakah Teknologi Maklumat Sumber Manusia Akan Berkembang dan Skala Dengan Organisasi?

HR harus menilai keupayaan teknologi untuk berkembang apabila syarikat itu menyewa pekerja baru, pejabat, perubahan manfaat, dan peraturan. HR perlu bertanya mengenai ambang untuk setiap elemen ini.

Adakah Perisian Teknologi Mampu Mengintegrasikan Sistem Lain?

Gaji dan fungsi lain sering berkongsi banyak maklumat yang sama seperti pengurusan manfaat. HR boleh mendapatkan kecekapan yang lebih tinggi apabila data dan maklumat pekerja lain yang dimasukkan ke satu sistem dikongsi dengan sistem lain. Penjejakan pekerja adalah satu lagi fungsi yang diperlukan.

Siapa Yang Bertanggungjawab Melaksanakan, atau Membina, Penyelesaiannya?

Apakah tahap latihan yang terlibat? Sesetengah penyelesaian memerlukan klien untuk terlibat dengan pelaksanaan awal, yang boleh menjadi terlalu sibuk untuk pentadbir SD yang sibuk.

HR harus mempunyai pemahaman yang jelas tentang tahap latihan dan kepakaran teknikal yang diperlukan dan jumlah masa yang diharapkan. Penyedia penyelesaian masalah dalam topik ini boleh memberikan pandangan tentang perkara-perkara yang halus yang pada awalnya kelihatan mudah, namun melibatkan kepakaran teknologi yang ketara. HR kemudiannya dapat menentukan tugas-tugas tertentu yang mungkin terlalu rumit untuk menyekat penyelesaian secara realistik, berpotensi mengurangkan nilai teknologi maklumat HR dan ROI.

Adakah Adakah Caj Jika Latihan Terlibat?

Kos latihan juga perlu dinilai - termasuk masa dan perbelanjaan perjalanan untuk perjalanan di luar tapak. HR perlu menyedari semua kos keras dan lembut yang terlibat dalam penggunaan teknologi maklumat HR.

Siapa Akan Mempunyai Data?

Jawapan kepada soalan ini adalah organisasi Sumber Manusia. Syarikat-syarikat sepatutnya dapat mengangkut data mereka kepada mana-mana Pembekal Perkhidmatan Aplikasi (ASP). Jika data berada pada pelayan proprietari syarikat penerbangan, syarikat kadangkala dikenakan biaya tambahan sekiranya ia menukar pembawa.

Apakah jenis penyelenggaraan dan penyelenggaraan yang diperlukan? Apabila perisian dipasang pada stesen kerja atau pelayan di tapak syarikat, kemas kini yang kerap ke teknologi itu sering diperlukan dan mungkin rumit untuk merancang dan mengurus. Kemas kini kepada teknologi maklumat HR sering dibuat secara automatik dengan perisian yang tersedia secara dalam talian melalui model Penyedia Perkhidmatan Aplikasi (ASP) atau Perisian sebagai Perkhidmatan (SaaS).

Apakah Langkah-Langkah Keselamatan yang Dibina Ke dalam Teknologi Maklumat HR?

Sekiranya perisian boleh didapati dalam talian, melalui model ASP atau SaaS, pembekal perlu menawarkan sandaran harian, pelayan sandaran dan menambah lapisan pelindung. Sistem dan prosedur tambahan perlu disediakan untuk melindungi maklumat daripada hilang atau diakses oleh kakitangan yang tidak dibenarkan. HR, berunding dengan pengurus lain, harus mempunyai kuasa eksklusif untuk memutuskan siapa yang akan dibenarkan akses kepada teknologi maklumat HR dan sejauh mana.

Adakah Pekerja Dapat Mendaftar dalam Rencana Manfaat dan Buat Perubahan dalam Masa Nyata untuk Pilihan Peribadi dan Rancangan Peribadi mereka?

Akses pekerja hendaklah diberikan, memandangkan akses umum ke komputer yang meluas.

Majoriti penduduk pekerja mempunyai akses internet di rumah. Layan diri pekerja memberikan potensi besar untuk menjimatkan masa dan wang. Sistem layan diri yang baik akan membimbing pekerja lancar dengan memasukkan maklumat tentang diri mereka dan tanggungan mereka.

Sistem ini harus jelas membentangkan pelan yang ada dan membolehkan pekerja membuat pilihan berdasarkan kemudahan mereka, memudahkan tindakan ini sepanjang proses dengan penyihir. Pekerja juga harus dapat menambah tanggungan dan mengubah maklumat yang diperlukan, 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, sepanjang tahun.

Ini adalah soalan tambahan untuk dijawab semasa anda menilai keperluan teknologi maklumat Sumber Manusia organisasi anda.

Adakah Teknologi Menyediakan Sumber Manusia Dengan Pihak Berkuasa untuk Memutuskan Siapa Akan Dibenarkan Akses dan Tahap Apa?

Sepanjang urat yang sama memberikan akses pekerja, teknologi itu harus memberi HR kata akhir. Sumber Manusia harus mempunyai kuasa untuk meluluskan semua data sebelum dihantar kepada pembawa, dan juga harus menentukan sejauh mana karyawan dan orang lain dapat mengaksesnya.

Apakah Keupayaan Pelaporan Apa Tersedia Dari Teknologi Maklumat Hr?

Pelaporan teknologi harus menawarkan pelbagai pandangan dan format (spreadsheet, PDF, HTML), penilaian gambar besar dan keupayaan untuk menggerudi untuk meningkatkan pengambilan keputusan. HR semestinya dapat menilai, pada bila-bila masa, pendaftaran dalam pelan tertentu, tindakan cemerlang, dan perubahan dalam maklumat demografik pekerja berhubung dengan manfaat dan data pekerja lain.

Adakah Perisian Menawarkan Ciri-ciri Khusus untuk Membantu HR Menjimatkan Masa?

Bergantung pada keperluan jabatannya sendiri, HR mungkin ingin bertanya tentang keupayaan teknologi untuk memproses maklumat dalam kelompok, mengurus pemberitahuan dan pengebilan untuk dasar COBRA, menyediakan alat penyatuan diri dan bil rekonsiliasi, dan pelaporan khusus.

Adakah Perisian Menawarkan Ciri-ciri Khusus untuk Membantu HR Berkomunikasi Lebih Baik Dengan Pekerja?

Sesetengah program memberikan HR fleksibiliti untuk berkomunikasi dengan pekerja di beberapa tahap - melalui e-mel massa, papan buletin elektronik, dan oleh kriteria penapis tertentu (seperti lokasi, jabatan, pelan insurans, status pendaftaran, status persaraan dan lain-lain) melalui Sistem teknologi maklumat HR. Mempunyai beberapa cara untuk berkomunikasi dapat mengotomatisasi proses dan membantu HR untuk menargetkan mesej yang lebih baik.

Adakah Perisian Menawarkan Ciri-ciri Khusus untuk Membantu HR Berkomunikasi Lebih Baik Dengan Pekerja?

Sebagai tambahan untuk membolehkan HR untuk meluluskan transaksi, banyak sistem teknologi maklumat HR juga menyediakan keupayaan untuk HR untuk berfungsi sebagai penjaga pintu dalam tagihan pembawa audit untuk memastikan mereka setuju dengan data dalam sistem. Ini boleh:

• memastikan ketepatan invois pembawa
• menjimatkan masa dan wang
• membantu dalam penyerahan kemasukan pekerja tepat pada masanya, dan
• meningkatkan pengesahan kelayakan apabila pekerja pergi berjaga-jaga.

Bagaimana Maklumat Akan Ditukar Dengan Pengangkut?

Dan siapa yang akan bertanggungjawab untuk interaksi ini? Penyepaduan sistem teknologi maklumat HR harus dinilai bukan hanya oleh bilangan pembawa yang mana perisian tersebut mempunyai hubungan tetapi dengan jenis sambungan yang memungkinkannya. Memastikan interaksi yang berjaya dengan pembawa melalui perisian pengurusan manfaat memerlukan banyak langkah, termasuk:

• mengumpul banci data pelaksanaan awal;
• menubuhkan integrasi awal untuk pertukaran maklumat yang sedang berjalan;
• menyelaraskan interaksi harian atau mingguan untuk memastikan data diterima dan tepat digunakan;
• menyemak kemas kini berterusan;
• memastikan keperluan pembawa untuk memenuhi pendaftaran yang dipenuhi dengan pematuhan kepada pengawal selia; dan
• memupuk hubungan proaktif dengan setiap pembawa untuk meningkatkan hubungan pertukaran data.

Mengetahui siapa yang bertanggungjawab untuk setiap tugas adalah penting untuk memahami produk yang menawarkan sepenuhnya. Setiap penyedia perisian akan menawarkan tahap integrasi yang berbeza dalam menyediakan beberapa, kepada semua, tugas yang digariskan di atas. HR perlu melihat untuk bekerja dengan vendor yang menunjukkan hubungan yang kuat, berterusan, lancar dengan syarikat penerbangan terpilih syarikat itu.

Banyak pembekal membolehkan penghantaran fail ANSI 834 generik, yang mungkin atau tidak boleh diterima oleh pembawa, faktor yang sering dipengaruhi oleh saiz kumpulan.

Pengurus perlu mencari pembekal yang menawarkan pemindahan yang sah dan bersih (memastikan kelayakan transaksi), disesuaikan dengan keperluan setiap pembawa untuk mengelakkan masalah. Mereka juga harus melihat kepada pembekal yang mempunyai EDI yang berdedikasi (Electronic Data Interchange) untuk berinteraksi dengan pembawa sendiri, bahasa pemindahan tertentu.

Apakah Tahap Perkhidmatan Pelanggan yang Diberikan?

Adakah terdapat caj tambahan untuk perkhidmatan? HR harus menentukan tahap akses untuk membantu yang disediakan dan apa yang membentuk bantuan perkhidmatan dalam talian pelanggan melalui pangkalan data, sembang dalam talian, sokongan e-mel, perbualan dengan orang yang hidup, atau gabungannya. Memandangkan sensitiviti manfaat dan maklumat HR yang lain, pengurus harus mengharapkan tindak balas kepada pertanyaan dalam masa 24 jam dari hubungan langsung yang dapat membantu.

Apakah Kos Sistem Teknologi Maklumat HR dan Adakah Ia Mengatasi Manfaat?

HR harus menilai kos lengkap sistem teknologi informasi HR, termasuk semua caj tahunan, bulanan, dan sekali-sekala, di samping faedah yang disediakan. Sistem yang sedikit lebih mahal mungkin lebih daripada membayar perbezaan dengan ciri-ciri yang membolehkan pekerja mengekalkan rekod mereka sendiri dan menawarkan kemudahan, penjimatan masa dan ketepatan yang lebih baik. Faktor-faktor ini perlu dipertimbangkan dan ditimbang dalam memilih sistem teknologi maklumat HR.

Keperluan untuk sistem teknologi maklumat HR semakin meningkat. Dengan kakitangan HR mencari pelbagai pilihan dalam sistem teknologi maklumat HR, semakin penting untuk menganalisis dan menimbang semua pilihan yang ada.

Memilih sistem teknologi maklumat HR harus dilihat sebagai pelaburan yang akan berkembang dengan jabatan dan keperluan syarikat. Soalan-soalan ini akan membawa anda ke sistem teknologi maklumat HR yang sesuai untuk syarikat anda.