Mendapatkan Sokongan Kepimpinan Eksekutif dalam Pengurusan Projek

Pengurus Projek mempunyai tugas yang sukar. Dengan sifat peranan mereka, mereka bertanggungjawab membentuk pasukan yang berkesan untuk meneruskan dan berjaya dengan inisiatif baru. Kerana projek merangkumi semua kerja yang dilakukan di firma, termasuk inisiatif sementara dan unik serta rutin operasi harian, setiap projek adalah pengembaraan baru.

Tambah dalam realiti bahawa projek adalah cara kami membuat pembaharuan; bagaimana kita melaksanakan strategi dan bagaimana kita membina infrastruktur dan keupayaan organisasi kita, adalah jelas bahawa pemimpin kanan mesti melakukan segala-galanya dalam kuasa mereka untuk menyokong pengurus projek firma mereka.

Salah satu faktor yang paling penting dalam mempromosikan kejayaan projek ialah kehadiran penaja eksekutif yang berkesan. Kedudukan ini telah lama dikaitkan dengan kejayaan projek dalam kajian industri, tetapi tinjauan kesusasteraan yang menerangkan amalan sebenar di sekitar penajaan menunjukkan kami mempunyai cara yang jauh untuk menginstitusikan kehadiran dan amalan peranan penaja dalam organisasi kami. Sedikit konteks adalah sesuai. Pertama, mari kita tinjau tanggungjawab utama penaja.

Tanggungjawab Utama Penaja Eksekutif Projek

• Asumsikan tanggungjawab untuk hasil projek. (Perkara ini sering digambarkan sebagai tanggungjawab bersama dengan pengurus projek.)
• Piagam projek dan memberi kuasa kepada pengurus projek dan ahli pasukan utama.
• Menyokong pasukan projek untuk sumber dan penglihatan.
• Memastikan kehadiran dan sokongan nilai pasukan yang berkesan, termasuk akauntabiliti dan ketelusan.
• Menyokong pasukan dalam menghadapi kesukaran yang luar biasa.
• Jurulatih pengurus projek.
• Mempertahankan pasukan projek terhadap gangguan organisasi.

Apa Yang Terjadi Apabila Penaja Eksekutif Keluar Daripada Gambar

Tanpa ketiadaan penaja eksekutif yang menyokong, semua tanggungjawab di atas jatuh ke pengurus projek yang sudah dibebani terlalu berat, yang biasanya tidak mempunyai bandwidth dan kekuatan politik untuk memenuhi tugas-tugas ini. Kekurangan penaja yang berkesan meningkatkan risiko masalah projek, termasuk tetapi tidak terhad kepada: kegagalan, prestasi suboptimal terhadap masa, sasaran kos dan kualiti serta peningkatan kekacauan pasukan.

Ringkasnya, kehadiran penaja eksekutif yang berkesan adalah pembuat perbezaan positif untuk kerja kompleks yang membawa inisiatif sementara dan unik yang paling penting kepada kesimpulan yang berjaya. Memandangkan kepentingan peranan yang jelas, mungkin munasabah untuk mengandaikan bahawa kebanyakan organisasi mengambil kerja mereka dengan penaja eksekutif dengan serius. Malangnya, sedikit masa yang dihabiskan di dunia nyata menunjukkan sebaliknya.

Sekilas ke dalam Bagaimana Organisasi kami Merawat Peranan Penaja Eksekutif

Sebagai pengajar pengurusan siswazah dalam pengurusan projek, saya mempunyai kekayaan yang baik untuk sentiasa belajar tentang amalan pengurusan projek majikan pelajar saya di kawasan metropolitan utama. Dari firma Fortune 100 kepada syarikat kecil, keusahawanan dan bukan keuntungan, organisasi yang diwakili adalah seksyen ekonomi.

Walaupun wajar untuk dijangka di era ini di mana amalan pengurusan projek adalah mantap bahawa kebanyakan firma akan mempamerkan amalan yang matang di sekeliling peranan penaja eksekutif, pada hakikatnya, keadaan adalah sebaliknya. Beberapa penemuan tidak saintifik daripada tinjauan tahunan saya tidak rasmi kepada MBA mengenai peranan penaja eksekutif di firma mereka:

• Rata-rata, lebih daripada lima puluh peratus pelajar menggambarkan firma mereka sebagai tidak mempunyai amalan rasmi di sekitar penajaan eksekutif.
• Beberapa firma mempunyai sebarang latihan rasmi atau keterangan standard untuk peranan dan tanggungjawab penaja.
• Saya belum lagi melaporkan seorang pelajar bahawa firma beliau menyediakan latihan untuk penaja eksekutif mereka.
• Terdapat sedikit persetujuan yang konsisten mengenai akauntabiliti penaja untuk kejayaan projek.
• Apabila pelajar menemubual pengurus projek di firma mereka mengenai kepuasan mereka dengan prestasi dan sokongan penaja mereka, majoriti mereka yang disurvei menyatakan kekecewaan.

Kajian semula kaji selidik yang lebih formal daripada persatuan industri dan firma perunding swasta memperkukuhkan kesahihan umum input daripada pelajar saya. Dan sementara keadaan semasa tajaan eksekutif mungkin meninggalkan ruang untuk penambahbaikan, pengurus projek tidak mempunyai pilihan tetapi terus bergerak maju dengan inisiatif mereka. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa langkah pengurus projek yang boleh diambil untuk merekrut sokongan eksekutif yang sangat diperlukan.

Bagaimana Mendapatkan Sokongan Eksekutif untuk Projek Anda

1. Merakam penaja. Sekiranya projek anda mempunyai implikasi strategik untuk firma anda, sama ada secara langsung kepada pelanggan atau secara tidak langsung dengan membolehkan aktiviti dalaman yang lebih cekap dan berkesan dalam menyokong pelanggan, anda harus merekrut penaja. Bekerja terus dengan laporan kepada pengurus anda atau ketua Pejabat Pengurusan Projek anda untuk menguatkan kepentingan projek dan meminta pertolongan. Menekankan peranan dan tanggungjawab penaja seperti yang dinyatakan di atas, dan menunjuk kepada penyelidikan industri yang menghubungkan kejayaan projek dan penajaan yang berkesan.

1. Melatih penaja anda. Menekankan peranan sebagai strategik, bukan taktikal atau sebagai tokoh. Kebanyakan eksekutif datang kepada peranan penaja tanpa latihan formal atau konteks untuk tanggungjawab mereka. Walaupun anda berada dalam peranan agak pelik untuk melatih seorang eksekutif, kebanyakan individu ini akan menghargai konteks dan bimbingan anda. Isu kebertanggungjawaban, nilai-nilai tetulang, dan perlindungan pasukan haruslah menjadi tumpuan utama anda ketika menaik taraf penaja eksekutif anda.
2. Terlibat secara aktif dan melibatkan penaja anda. Pengurus projek / hubungan penaja eksekutif terbaik adalah sangat interaktif. Adalah penting bagi kedua-dua pihak untuk menubuhkan satu protokol komunikasi yang jelas untuk mengemaskini aktiviti-aktiviti projek serta membenderakan dan memberi respons kepada kecemasan. Pengurus projek harus menggalakkan penaja eksekutif untuk menghadiri mesyuarat status atau pasukan dari semasa ke semasa untuk menunjukkan minat yang tulen, dan berkhidmat sebagai pembimbing sorak aktif kepada organisasi untuk kejayaan pasukan.

1. Minta sokongan bimbingan dari penaja anda. Ia sentiasa membantu untuk mempunyai seseorang yang lebih berpengalaman daripada anda memerhatikan dan menawarkan maklum balas yang membina dan positif serta bimbingan mengenai prestasi anda. Biarkan penaja anda tahu anda mengalu-alukan input ini dalam pemacu anda untuk memperbaiki, dan apabila ia diterima, terima dengan anggun.
2. Leverage sponsor dengan hati-hati untuk isu-isu besar. Berhati-hati untuk tidak melihat atau merawat penaja anda terlalu banyak mengenai isu taktikal. Penggunaan tertinggi dan terbaik penaja anda adalah untuk membantu sumber yang selamat; berkhidmat sebagai jurucakap pasukan projek kepada kumpulan pengurusan yang lebih luas dan membantu anda mengukuhkan nilai pasukan penting. Terdapat tindakan mengimbangi yang harus dihormati pengurus projek apabila mempertimbangkan menarik penaja ke dalam aktiviti pasukan.

Garisan bawah

Peranan penaja eksekutif adalah salah satu kepingan penting teka-teki untuk kejayaan untuk inisiatif projek. Pengurus projek yang berjaya memahami betapa pentingnya peranan ini dan bekerja untuk mendapatkan sokongan eksekutif pada tahap dan keamatan yang betul. Jika peranan penaja tidak hadir atau samar-samar, bawa diri anda untuk merekrut dan melatih penaja eksekutif anda untuk menyokong anda, pasukan anda dan firma anda untuk berjaya.