Cara Menangani Surat Perniagaan atau Profesional

Dalam era mesej dan mesej langsung, kadang-kadang sukar untuk mengingati semua yang anda pelajari di sekolah tentang menulis surat rasmi. Anda mungkin bertahun-tahun dalam kerjayanya tanpa perlu menulis lebih daripada e-mel yang profesional, tetapi ia adalah kemahiran yang penting apabila anda memburu kerja, rangkaian kerjaya, atau menghantar surat-menyurat yang berkaitan dengan perniagaan.

Walau bagaimanapun, untuk mencari pekerjaan, anda perlu mengeluarkan semua perhentian. Kasual hanya tidak akan dilakukan apabila anda cuba menarik perhatian pengurus pengambilan dan menonjol dari persaingan anda. Menggunakan cara yang betul untuk menangani surat perniagaan atau profesional adalah penting untuk komunikasi berkaitan dengan kerjaya dan perniagaan anda.

Apabila anda menangani surat anda dengan cara yang betul, anda tidak perlu bimbang untuk memulakan interaksi di kaki yang salah, sebelum penerima mendapat peluang untuk membaca mesej anda.

Pertama sekali, ketahui bahawa apabila anda menulis surat atau menghantar mesej e-mel untuk tujuan pekerjaan atau perniagaan, penting untuk secara formal alamat individu yang anda tulis, kecuali anda mengenalinya dengan sangat baik.

Sekiranya anda tidak pasti sama ada anda menggunakan alamat bentuk rasmi atau kasual (nama pertama), sesat di sisi keselamatan dan gunakan penamaan rasmi.

Cara Menandatangani Surat Formal: En., Dr, Cik, atau Puan.

Judul yang sesuai untuk digunakan semasa menulis kepada seorang lelaki adalah En. Bagi seorang wanita, gunakan Cik, walaupun anda tahu status perkahwinan di alamat.

Cik lebih profesional daripada Cik atau Puan. Bagi doktor perubatan atau seseorang yang mempunyai Ph.D, gunakan Dr sebagai gelaran. Sebagai alternatif, anda juga boleh menggunakan "Profesor" jika anda menulis kepada ahli fakulti universiti atau kolej.

Sekiranya anda tidak mengetahui identiti jantina orang yang anda hadapi, gunakan ucapan neutral jantina dan sertakan nama pertama dan terakhir anda, mis., "Dear Tristan Dolan."

Sesetengah surat salam adalah sesuai untuk surat-menyurat berkaitan perniagaan dan pekerjaan. Sebagai contoh:

Contoh ucapan salam

• Dear Mr. Smith
• Dear Mr. Jones
• Cik Ms Markham
• Dear Kiley Doe
• Dr. Haven yang terhormat
• Profesor Jones yang terhormat

Ikuti ucapan dengan tanda titik atau koma, garis putus, kemudian mulakan huruf pertama huruf anda. Sebagai contoh:

Dear Mr. Smith:

Perenggan huruf pertama.

Mencari Orang Perhubungan

Anda tidak semestinya perlu mengetahui nama orang yang ditangani - tetapi tidak menyakitkan, terutama jika anda cuba menjaringkan wawancara kerja. Umumnya, majikan gagal memberikan nama kenalan dalam pekerjaan, terutama di tapak carian kerja yang besar.

Ia sememangnya cuba mencari orang kenalan, bagaimanapun, kerana meluangkan masa untuk mengetahui nama orang itu akan menunjukkan inisiatif peribadi. Ia juga menunjukkan perhatian kepada perincian yang akan dibicarakan dengan baik untuk anda apabila resume anda sedang dikaji semula.

Cara terbaik untuk mencari nama kenalan di syarikat adalah dengan bertanya. Jika anda menjalinkan laluan anda ke kedudukan, ini agak mudah - hanya buat nota untuk meminta rakan atau rakan sekerja anda untuk nama dan alamat e-mel orang yang terbaik untuk bercakap tentang kedudukan. Sekiranya tidak, hubungi nombor utama syarikat dan minta kaunter penyambut tetamu untuk nama dan maklumat perhubungan pengurus sumber manusia (HR) yang bertanggungjawab mengupah (atau ketua jabatan seperti itu dan sebagainya).

Sekiranya kedua-dua kaedah tersebut tidak berfungsi, anda sering boleh mendedahkan maklumat yang anda cari dengan melakukan sleuthing internet sedikit. Mulakan dengan laman web syarikat dan cari kakitangan tersenarai. Anda akan sering melihat kenalan HR di halaman kakitangan atau direktori syarikat.

Jika itu tidak menghasilkan keputusan, sudah tiba masanya untuk memukul LinkedIn dan melakukan carian lanjutan untuk tajuk pekerjaan dan nama syarikat. Dalam proses ini, anda mungkin mencari sambungan lain untuk orang yang anda cari. Itu bukan perkara yang buruk apabila anda cuba mendapatkan manusia untuk melihat resume anda.

Surat Sampel Dengan Orang Perhubungan (Versi Teks)

Nama pertama nama akhir

Alamat anda

Kod Bandar anda, Kod Zip Negeri

Nombor telefon anda

Emel anda

Tarikh

Nama Kenalan

Tajuk

nama syarikat

Alamat

City, Kod Zip Negeri

Dear Mr./Ms. Nama terakhir, Saya menulis mengenai acara rangkaian kerjaya pelajar universiti anda yang akan datang. Saya berminat untuk menempah gerai kerana kami ingin menyewa dua pereka baru.

Nama syarikat kami adalah Blue Fox Designs, dan saya ingin berhubung dengan beberapa pelajar reka bentuk dan seni yang akan menamatkan pengajian tahun ini. Kami memberi tumpuan kepada reka bentuk dan hiasan dalaman rumah kontemporari.

Tolong beritahu saya jika anda mempunyai bilik di acara anda. Anda boleh e-mel saya di [email protected] atau hubungi telefon bimbit saya di 555-555-5555.

Yang ikhlas, Tandatangan tulisan tangan (untuk surat salinan keras)

Nama Ditaip anda

Apabila Anda Tidak Memiliki Orang Perhubungan

Sekiranya anda tidak mempunyai orang hubungan di syarikat, sama ada meninggalkan kebenaran dari surat pelindung anda dan mulakan dengan perenggan pertama atau menggunakan salam umum. Sebagai contoh:

• Kepada sesiapa yang berkenaan
• Pengurus Hiring yang Terhormat
• Pengurus Sumber Manusia yang dihormati
• Dear Sir atau Madam (berhati-hati tentang menggunakan yang satu ini, ia boleh bunyi kuno)

Ikuti perut umum dengan usus besar, seperti ini:

Pengurus Hiring yang dihormati:

Perenggan huruf pertama.

Surat Sampel Tanpa Orang Peribadi (Versi Teks)

Nama pertama nama akhir

Alamat anda

Kod Bandar anda, Kod Zip Negeri

Nombor telefon anda

Emel anda

Tarikh

Pengurus Hiring yang dihormati:

Saya menulis untuk bertanya tentang kemungkinan sebarang pembukaan kerja di Woodlynn Publishing. Khususnya, saya mencari jawatan sebagai pembantu pentadbiran. Saya mempunyai enam tahun pengalaman sebagai pembantu pentadbiran di Wedgewood Realty di North Grove, tetapi saya akan berpindah ke kawasan anda bulan depan supaya saya mencari kedudukan baru.

Sekiranya anda mempunyai sebarang peluang, sila beritahu saya. Saya telah melampirkan resume saya untuk pertimbangan anda. Pengurus semasa saya, John Anderson, dan dua rakan saya sangat bersedia memberikan rujukan untuk membuktikan kelayakan saya.

Anda boleh menghubungi saya di [email protected] atau melalui telefon di 555-555-5555. Saya tidak sabar untuk mendengar daripada anda.

Yang ikhlas, Tandatangan tulisan tangan (untuk surat salinan keras)

Nama Ditaip anda

Menangani Sampul surat

Gunakan sampul surat bersaiz perniagaan (# 10) untuk semua surat-menyurat yang dihantar, lipat surat anda menjadi ketiga.

• Alamat pemulangan anda (nama, alamat jalan, kota, negeri dan kod pos) hendaklah di sebelah kiri atas sampul, dengan cap di sebelah kanan.
• Pastikan nama dan alamat penerima (orang hubungan, syarikat, alamat jalan, kota, negeri dan kod pos) berpusat pada sampul surat.

Kemahiran Komunikasi Profesional

Menguruskan surat perniagaan atau profesional dengan betul bukanlah kemahiran yang anda perlukan hanya apabila anda mencari kerja. Sebaik sahaja anda bekerja, anda akan dapati terdapat masa apabila anda perlu menulis surat yang memerlukan alamat rasmi dan salam.