Bagaimana Penyelia Dapat Mengurus Absenteeism

Menurut CCH Unscheduled Absence Survey, majikan kehilangan alasan ketika datang untuk menjaga pekerja di tempat kerja. Kadar ketidakhadiran yang tidak berjadual telah meningkat ke paras tertinggi sejak tahun 1999. Apa yang terus menjadi kebimbangan ialah hampir dua daripada tiga pekerja yang tidak hadir untuk kerja tidak sakit secara fizikal.

Bagi kebanyakan syarikat, tanggungjawab untuk menguruskan ketidakhadiran telah jatuh terutamanya kepada penyelia segera. Penyelia ini selalunya satu-satunya orang yang menyedari bahawa pekerja tertentu tidak hadir.

Mereka berada dalam kedudukan terbaik untuk memahami keadaan di sekeliling ketidakhadiran individu dan untuk melihat masalah di peringkat awal. Oleh itu, penglibatan aktif mereka dalam prosedur ketiadaan syarikat adalah penting kepada keberkesanan keseluruhan dan kejayaan masa depan dasar atau program ketiadaan.

Untuk memastikan bahawa penyelia yang selesa dan cekap dalam peranan mereka dalam menguruskan ketidakhadiran, mereka perlu mempunyai sokongan penuh dari pengurusan kanan. Semua pihak mesti sedar akan tujuan ketiadaan dasar dan prosedur. Sekiranya terdapat percanggahan antara jabatan; satu polisi boleh kehilangan keberkesanannya.

Untuk menyediakan lebih konsisten, penyelia harus dilatih dalam tanggungjawab mereka tentang pengurusan ketidakhadiran, menasihatkan bagaimana melakukan wawancara kembali kerja yang efektif, dan berpendidikan dalam penggunaan prosedur tatatertib apabila perlu.

Tanggungjawab Penyelia

Di samping memastikan kerja itu dilindungi dengan sewajarnya semasa ketidakhadiran pekerja, terdapat beberapa tindakan kritikal yang perlu diambil oleh penyelia untuk menguruskan ketidakhadiran. Mereka harus:

• memastikan semua kakitangan menyedari sepenuhnya dasar dan prosedur organisasi untuk menangani ketiadaan,
• menjadi titik pertama hubungan apabila telefon pekerja sakit
• mengekalkan rekod ketiadaan terperinci, tepat, dan terkini untuk kakitangan mereka, (mis., tarikh, jenis penyakit / sebab ketiadaan, pulangan yang dijangkakan pada tarikh kerja, perakuan doktor jika perlu)
• mengenal pasti corak atau trend ketidakhadiran yang menyebabkan kebimbangan,
• melakukan wawancara kembali ke tempat kerja
• melaksanakan prosedur disiplin di mana perlu.

Tinjauan Kembali kepada Kerja

Latihan penyelia dalam cara terbaik menguruskan ketidakhadiran harus memasukkan instruksi tentang bagaimana melakukan wawancara kembali ke tempat kerja yang efektif dan adil. Kajian kebangsaan terkini menunjukkan bahawa wawancara ini dianggap sebagai salah satu alat yang paling berkesan untuk menguruskan ketidakhadiran jangka pendek.

Perbincangan kembali ke kerja akan membolehkan penyelia menyambut pekerja kembali bekerja, selain menunjukkan komitmen yang kuat pihak pengurusan untuk mengawal dan menguruskan ketidakhadiran di tempat kerja. Wawancara akan membolehkan pemeriksaan dibuat agar pekerja cukup baik untuk kembali bekerja.

Kertas kerja yang diperlukan boleh diselesaikan supaya ketiadaan dan kesimpulannya direkod dengan betul. Hakikat bahawa suatu prosedur yang ditetapkan telah disediakan untuk menyiasat dan membincangkan ketidakhadiran dengan seorang pekerja boleh, dengan sendirinya, bertindak sebagai penghalang untuk tidak hadir untuk alasan yang tidak jelas.

Temu bual perlu dilakukan secepat mungkin berikutan pulangan yang tidak hadir untuk bekerja (tidak lewat daripada satu hari selepas pulangannya). Pekerja harus diberi peluang yang cukup untuk menggariskan sebab-sebab ketiadaannya. Penyelia harus menggunakan temuduga sebagai masa untuk meneroka sebarang isu yang mungkin timbul oleh pekerja yang menyebabkan ketidakhadiran.

Matlamatnya adalah untuk memupuk budaya terbuka dan menyokong. Prosedur disediakan untuk memastikan bantuan dan nasihat ditawarkan apabila diperlukan dan untuk memastikan pekerja layak untuk kembali bekerja.

Pekerja biasanya akan menghargai peluang untuk menerangkan sebab sebenar kerana ketiadaan dalam struktur formal. Sekiranya penyelia meragui kesahihan sebab yang diberikan untuk ketiadaan, dia harus menggunakan peluang ini untuk menyatakan sebarang keraguan atau kebimbangan.

Pada setiap masa, pekerja perlu sedar bahawa temuduga itu bukan sekadar sebahagian daripada prosedur syarikat, tetapi satu mesyuarat yang penting di mana ketidakhadirannya telah diperhatikan dan mungkin mempunyai implikasi untuk pekerjaan masa depan. Prosedur tatatertib syarikat, sekiranya tahap ketiadaan tidak dapat diterima, harus dijelaskan kepada pekerja.

Pada satu ketika semasa pertemuan itu, wawancara menjadi satu bentuk hukuman, tetapi harus dilihat sebagai kesempatan untuk menyoroti dan menjelaskan akibat ketidakhadiran di dalam jabatan. Kebanyakan pekerja memperoleh rasa bangga dan pencapaian dari kerja mereka dan pengurusan harus digalakkan untuk merawat orang-orang ini sebagai orang dewasa yang bertanggungjawab.

Prosedur Tatatertib Disyorkan jika Absenteeism Berterusan

Garis panduan berikut menggariskan langkah-langkah yang disyorkan untuk diambil dalam kes di mana ketidakhadiran jangka pendek dianggap berada di atas tahap yang boleh diterima dalam tempoh tertentu.

Peringkat 1: Temubual Kaunseling

• Penyelia segera harus memberi nasihat kepada pekerja atas keprihatinannya atas ketidakhadiran, cuba untuk menubuhkan sebab-sebab penyakit tersebut dan tentukan apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kehadiran.
• Sekiranya ada keadaan perubatan yang dikenalpasti pada peringkat ini dan mungkin mempunyai kesan ke atas kesesuaian kerja, penyelia harus mengatur janji temu dengan doktor yang diluluskan oleh syarikat. Ini hendaklah disahkan dengan pekerja secara bertulis dalam tempoh lima hari bekerja.
• Jika dari perbincangan, masalah itu tidak kelihatan disebabkan oleh ketidakpatuhan yang mendasari kerja, penyelia harus memberi nasihat kepada pekerja bahawa, sementara penyakit yang direkam mungkin asli, peningkatan yang berkelanjutan dalam kehadiran diharapkan atau tahap berikutnya dalam prosedur akan diambil.
• Semakan kehadiran secara automatik akan dibuat setiap bulan untuk enam bulan akan datang.

Peringkat 2: Tinjauan Formal Pertama (Tahap Amaran Verbal)

• Jika ketidakhadiran pekerja terus bertambah buruk berikutan analisis dan pemantauan tetap, dia harus dijemput untuk menghadiri mesyuarat tinjauan rasmi dengan penyelia.
• Rekod ketiadaan harus terperinci dalam surat yang mengundang pekerja untuk wawancara ini. Pekerja perlu dinasihatkan bahawa dia berhak diwakili oleh wakil kesatuan atau rakan sekerja yang sesuai.
• Tujuan mesyuarat ini adalah untuk:

  - lanjutkan untuk membincangkan sebab-sebab yang mendasari ketidakhadiran, --menjadi pekerja perkhidmatan dan implikasi kos ketiadaannya, dan

  --warn pekerja (kecuali ketika memutuskan untuk mendapatkan nasihat perubatan) bahawa jika tidak ada peningkatan yang besar dan berkelanjutan, pekerjaannya dapat dihentikan karena ketidakmampuannya untuk mempertahankan tingkat kehadiran yang dapat diterima. Ini merupakan amaran lisan.

• Sekiranya perhatian perubatan dibenarkan, tindakan perlu diambil dengan serta-merta. Oleh itu mesyuarat itu hanya ditangguhkan untuk membenarkan sebahagian daripada proses ini selesai. Dalam tempoh lima hari bekerja, pekerja mesti menerima nasihat perubatan. Mesyuarat itu kemudiannya dibaca semula dengan HR dan pendapat doktor dibincangkan.
• Sekiranya doktor menegaskan kecergasan untuk bekerja, pekerja harus diberi amaran tentang akibat ketidakhadiran yang berterusan.

Peringkat 3: Kajian Formal Kedua (Peringkat Amaran Bertulis)

• Pengawasan yang kerap menunjukkan bahawa tiada peningkatan corak ketiadaan telah berlaku, mesyuarat formal kedua akan diatur dengan HR.
• Surat yang mengundang pekerja ke mesyuarat itu akan termasuk rekod ketiadaan dan, sekali lagi, nasihat mengenai perwakilan.
• Apa-apa maklumat baru yang diberikan pada mesyuarat mengenai kesihatan yang tidak baik atau perubahan dalam jenis penyakit mungkin perlu dinilai oleh doktor yang diluluskan oleh syarikat.
• Pekerja harus diberikan peluang untuk menjelaskan catatan ketiadaannya. Sekiranya sesuai, penyelia harus memaklumkan kepada pekerja bahawa amaran bertulis formal sedang dikeluarkan dan amaran ini akan tetap di dalam fail pekerja untuk tempoh tertentu. Satu salinan amaran harus dikeluarkan kepada pekerja dan kepada wakilnya.
• Pekerja perlu dimaklumkan bahawa kegagalan untuk mematuhi jangkaan kehadiran syarikat dan untuk memperbaiki rekod ketidakhadiran yang tidak dapat diterima sekarang, akan menyebabkan penamatan pekerjaan pekerja.
• Di mana kecergasan untuk kerjanya keraguan, teruskan pilihan penempatan semula mengikut panduan yang diterima oleh doktor. Berunding dengan wakil kesatuan pekerja (jika berkenaan) mengenai proses dan pilihan penempatan semula.

Peringkat 4: Penggantungan Sementara Dari Kerja

• Jika berikutan pelaksanaan peringkat terdahulu proses disiplin, tiada peningkatan kehadiran berlaku, pihak pengurusan boleh meneruskan penggantungan sementara tanpa gaji. Hasrat untuk menggantung perlu disahkan secara bertulis dengan butiran tarikh mula dan akhir. Salinan surat penggantungan hendaklah dihantar kepada wakil pekerja (jika berkenaan).

Peringkat 5: Penamatan Pekerjaan

• Ini adalah peringkat terakhir dalam proses disiplin di mana pekerja diberhentikan kerana ketidakupayaan untuk mematuhi keperluan syarikat untuk kehadiran di tempat kerja. Pemecatan hanya boleh berlaku dengan kebenaran bertulis seorang pengurus kanan dan HR.
• Surat yang memanggil pekerja tersebut akan memasukkan nasihat mengenai perwakilan dan akan menggariskan rekod ketiadaan. Pekerja harus dimaklumkan bahawa, sebagai hasil wawancara, dia boleh diberhentikan kerana tidak mampu melakukan tugas kerja.
• Sekali lagi, doktor syarikat mungkin perlu dirujuk jika ada maklumat baru yang berkaitan dengan kesihatan atau keupayaan pekerja untuk bekerja.
• Sekiranya keputusan dibuat untuk menolak berdasarkan keupayaan, salinan surat pemecatan hendaklah dihantar kepada wakil pekerja (jika sesuai).
• Pekerja mungkin berhak merayu terhadap pemecatan. Rayuan itu harus selaras dengan prosedur tatatertib syarikat.

Cabaran dalam Menguruskan Absenteeism

Perlu diketahui bahawa penyelia sering tidak selesa atau tidak bersedia melaporkan mereka yang telah melebihi tahap ketidakhadiran. Kerana banyak tekanan yang ada pada penyelia, pelaksanaan dasar ketidakhadiran yang konsisten tidak selalu menjadi prioritas utama mereka.

Adalah penting untuk cuba mengambil subjektiviti daripada menguruskan ketidakhadiran dan memastikan semua pekerja diperlakukan sama. Adalah penting untuk menjadi konsisten, berterusan, dan adil kepada semua. Apabila ketiadaan tidak ditangani atau ditangani dengan cara yang tidak konsisten, semangat yang rendah dapat dihasilkan.

Majoriti pekerja akan menghargai dasar dan program yang memudahkan, bukannya hukuman. Langkah-langkah yang ketat atau menghukum yang memaksa pekerja untuk datang ke tempat kerja boleh mengakibatkan pekerja mereka menjadi "tidak hadir semasa bekerja."

Mereka lakukan sesedikit mungkin dan menahan sebarang usaha untuk membuat mereka berbuat lebih banyak. Program lain harus dilaksanakan yang membantu pekerja hadir di tempat kerja, seperti penjadualan kerja yang fleksibel, perkongsian kerja, penghargaan kehadiran dan program kesejahteraan.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges adalah Perunding Kepimpinan di Leading Higher dan mengkhususkan diri dalam membantu para pemimpin yang terhutang kemenangan di tempat kerja dan berjaya dalam kehidupan.