Kebaikan dan Kekurangan Timesheets dalam Pengiklanan

Banyak industri bergantung pada masa untuk memantau produktiviti pekerja dan mengira pendapatan dan faedah. Ada yang menggunakan sistem "clocking in" dengan timecards rasmi, dan yang lain bergantung kepada sistem pengurusan masa yang mencatatkan butiran rumit tentang cara menghabiskan masa setiap hari. Yang terakhir adalah yang digunakan oleh agensi pengiklanan, pemasaran, dan reka bentuk di seluruh dunia.

Input data pada timeheets ini, biasanya oleh kakitangan di jabatan kreatif, log jam yang telah dibelanjakan untuk setiap bahagian projek. Ini bukan hanya bermakna penciptaan kempen, tetapi taklimat awal, persembahan pelanggan, dan juga masa yang dihabiskan di studio pucuk dan produksi. Hanya dengan mendapatkan gambaran yang jelas tentang cara masa yang telah dibelanjakan, agensi boleh mengendalikan beban kerja, pengaturan bil pelanggan, dan cara yang diperuntukkan antara pasukan.

The Timesheet secara ringkas

Pada zaman awal pengiklanan, seperti banyak tugas era itu, masa telah direkod secara manual di atas kertas dengan pen dan pensil (dan banyak memadamkan). Hari-hari ini, masa dimasukkan ke dalam komputer atau tablet menggunakan sekeping perisian canggih yang boleh menarik laporan semua jenis. Kebanyakan kedai mempunyai templat yang sangat serupa yang merangkumi:

• Nombor pekerjaan
• Klien
• Tugas di tangan
• Mana-mana dan semua kakitangan yang ditugaskan
• Tarikh dan bilangan jam bekerja
• Harga sejam
• Lebih masa

Apabila memulakan projek untuk pelanggan, pengurus akaun atau pengurus trafik akan membuka nombor pekerjaan dan mula menjejaki jam. Ini biasanya akan sepadan dengan cadangan atau tawaran yang diberikan kepada pelanggan, dan akan dipecah menjadi jam yang digunakan terutamanya dalam penyelidikan, perancangan dan strategi, pembangunan kreatif, pengeluaran dan pentadbiran projek.

Jika semua pergi ke rancangan, jam sebenar yang dibelanjakan untuk projek itu akan berkait rapat dengan anggaran, tetapi biasanya tidak. Pembangunan kreatif sering memakan masa yang lebih banyak daripada mana-mana bahagian proses lain, disebabkan perubahan arah, maklum balas klien, atau ketidakupayaan untuk memecahkan ringkas. Ia boleh menjadi titik perdebatan dengan pelanggan kerana mereka tidak mahu menghabiskan banyak wang tambahan pada masa kreatif kerana jabatan kreatif mengalami masalah mengenal pasti penyelesaian.

Walau bagaimanapun, jurnal masa mesti diisi dengan betul untuk menjejaki masa itu dan menunjukkan klien bagaimana wang itu dibelanjakan, dan bagaimana agensi itu beroperasi. Ini cara yang baik untuk melihat apakah beberapa projek terlalu padat tenaga kerja untuk membuat keuntungan, atau jika orang lain begitu menguntungkan untuk mendapat pelaburan dalam klien itu untuk kerja lebih lanjut. Dan secara ringkas, itulah peranan timesheet.

Kebaikan

Inilah mengapa timesheets adalah nyawa badan mana-mana agensi:

• Wang: Timesheets menunjukkan agensi (walaupun di dalam rumah) berapa jam yang dicatatkan untuk setiap bahagian setiap kempen. Ia mudah untuk melihat jika penahan pelanggan bernilai, atau jika sudah tiba masanya untuk meletakkan pelanggan pada asas projek-demi-projek. Dengan agensi tempatan, masa itu mungkin tidak langsung membawa kepada pengebilan, tetapi ia menunjukkan pengurusan bagaimana mereka menggunakan masa jabatan kreatif. Jika didapati, mereka menghabiskan 90% masa mereka hanya pada satu aspek perniagaan, yang boleh membuat beberapa bendera merah.

• Ketelusan: Sekiranya timeheets dilakukan dengan betul, mudah untuk melihat di mana perkara berfungsi dengan lancar, dan di mana kesesakan atau ketidakcekapan merangkak. Mengapakah seorang penulis iklan membelanjakan separuh masa pada satu pelanggan daripada yang lain? Dan jika lebih banyak kreatif diperlukan, paparan waktu yang lebih cepat akan melihat jika jabatan terlalu sibuk.
• Komitmen dan Akauntabiliti: Kebanyakan pelanggan mengharapkan sejumlah jam untuk dibelanjakan untuk projek. Sekiranya mereka tidak mempercayai jumlah usaha yang betul telah dimasukkan ke dalam pekerjaan, momentheets dapat memberikan data untuk mengatakan sebaliknya. Ia juga satu cara untuk menunjukkan kepada beberapa pelanggan betapa banyak nilai yang diperoleh daripada agensi itu.

• Analisis: Prestasi masa lalu sering merupakan penunjuk yang baik masa depan. Sekiranya pelanggan menghisap kehidupan daripada agensi dan menjadikannya neraka pada semua orang, data dari timeheets dapat menunjukkan sama ada ia layak menyimpan pelanggan itu, atau jika sudah tiba masanya untuk membiarkan mereka pergi. Di sisi lain persamaan, ia dapat menunjukkan agensi keuntungan dari beberapa pelanggan, yang memerlukan kerja dan usaha kreatif yang minimum, tetapi pulangan maksimum atas pelaburan.

Keburukan

Dengan semua mata ditambah, apa masalahnya? Nah, ada sebabnya timeheets secara universal dibenci oleh hampir semua orang kecuali bilangan orang yang kurang upaya agensi:

• Masa: Ramai orang dalam agensi, terutamanya dalam jabatan kreatif, tidak mahu mendedikasikan masa mereka untuk pentadbiran. Sebagai seorang yang kreatif, ia boleh memudaratkan diri untuk memisahkan diri dari idea kreatif yang hebat untuk mengisi jam. Ramai pengurus akaun mempunyai masalah yang sama. Ia ironis, tetapi masa untuk timeheets jarang diperuntukkan.
• Kesilapan: Ini pergi terus ke titik pertama. Ramai kreatif akan meninggalkan waktu sehingga minit terakhir sebelum laporan pengebilan akhir bulan. Dan itu bererti bahawa ketepatan lembaran masa berlaku dari yang cukup baik untuk mengerikan. Sulit untuk mengingati berapa minit yang anda belanjakan pada satu pekerjaan dua minggu yang lalu, jadi seringkali seketika meneka. Sekiranya timeheets semua ditebak, ia menjadikannya hampir tidak berguna.

• Fokus Miskin: Masa bukan penunjuk hebat pengiklanan yang sangat baik. Satu kedai boleh menghabiskan 40 jam dan tidak menghasilkan sebarang nota; yang lain boleh bekerja 10 dan menghasilkan karya. Timesheets tidak merekodkan kualiti pemikiran; hanya masa yang digunakan untuk melakukannya.

Masa depan

Timesheets berada di sini untuk kekal, dan mereka mesti dilakukan secara manual. Penjejakan masa automatik tidak berfungsi, kerana ia memerlukan permulaan dan hentian manual. Jika anda terlupa untuk memulakan jam, anda akan kehilangan jam. Lupakan untuk menghentikannya, dan beberapa pelanggan yang miskin sedang dibebankan untuk jam kerja yang dibelanjakan untuk projek lain. Itu, seterusnya, boleh membawa kepada masalah (dan juga tindakan undang-undang) dengan overbilling, dan kehilangan pelanggan yang berharga.

Satu-satunya cara untuk menjamin masa yang tepat ialah dengan mendesak semua orang di laman sesawang agensi mengemas kini sekurang-kurangnya dua kali sehari, sekali sebelum makan tengahari dan sekali lagi sebelum pulang ke rumah. Jika ini dilakukan, timeheets akan menjadi tepat dan bermanfaat. Dan jika ia tidak dilakukan, agensi harus kreatif dengan motivasi. Cari cara untuk memberi insentif proses pengesanan masa.

Berikan pekerja-pekerja yang menyimpan rekod yang teliti tentang masa mereka bonus mingguan, atau beberapa jam pada hari Jumaat. Ia mungkin kelihatan seperti pembaziran masa dan wang, tetapi waktu yang tepat dapat bernilai lebih jauh kepada agensi daripada beberapa ratus dolar di sini atau di sana setiap minggu.