Kemahiran Pengurusan Asas untuk Pemula

Tahap 1 Piramid Kemahiran Pengurusan menunjukkan kemahiran asas mana-mana pengurus permulaan mesti menguasai. Ia adalah asas kepada kemahiran pengurusan piramid, yang menunjukkan kemahiran pengurus mesti menguasai untuk berjaya dan menunjukkan bagaimana kemahiran pengurusan ini membina satu sama lain ke arah kejayaan.

Kemahiran Pengurusan Asas

Terdapat empat kemahiran pengurusan asas yang harus dikuasai oleh seseorang yang mempunyai kejayaan dalam pekerjaan pengurusan. Empat kemahiran asas ini ialahmerancang, mengatur, mengarah dan mengawal dan dibincangkan secara berasingan secara terperinci di bawah.

Rancang

Perancangan merupakan langkah pertama dan terpenting dalam mana-mana tugas pengurusan. Ia juga adalah yang paling sering diabaikan atau sengaja dilangkau. Walaupun jumlah perancangan dan butiran yang diperlukan bervariasi dari tugas ke tugas, untuk melangkau tugas ini adalah untuk menjemput bencana yang pasti kecuali dengan nasib yang buta. Itulah yang memberikan kita perancangan 6 P perancangan (atau 7 P bergantung kepada cara anda mengira).

Walaupun kebanyakan orang mengaitkan perancangan istilah dengan perancangan perniagaan umum, terdapat juga perancangan tahap yang berbeza:

• Perancangan strategik
• Perancangan Taktikal
• Perancangan Operasi

Dan ada pelbagai perancangan:

• Perancangan Bencana
• Perancangan Penggantian
• Perancangan Krisis
• Perancangan Pampasan

Atur

Seorang pengurus mesti dapat menganjurkan pasukan, tugas, dan projek untuk mendapatkan kerja pasukan dengan cara yang paling berkesan dan berkesan. Sebagai pengurus permulaan, anda mungkin menganjurkan satu pasukan kerja kecil atau pasukan projek. Kemahiran yang sama akan diperlukan dalam kerjaya anda apabila anda perlu menganjurkan jabatan atau pembahagian baru syarikat.

Jelas sekali, terdapat banyak pertindihan antara perancangan kerja dan mengaturnya. Di mana perancangan memberi tumpuan kepada apa yang perlu dilakukan, organisasi lebih beroperasi dan lebih tertumpu pada cara untuk mendapatkan kerja yang terbaik.

Apabila anda menyusun kerja, anda perlu:

• menentukan peranan yang diperlukan
• memberikan tugasan kepada peranan
• menentukan sumber terbaik (orang atau peralatan) untuk peranan
• dapatkan sumber dan peruntukkannya kepada peranan
• menyerahkan sumber kepada peranan dan mewakilkan kuasa dan tanggungjawab kepada mereka.

Sama ada anda telah diberikan pasukan kecil atau projek untuk menguruskan, permulaan pengurus juga mesti dapat mengatur pejabat dan sistem data.

Anda mungkin tidak dapat memindahkan orang secara fizikal untuk mendapatkan pasukan anda bersama-sama, tetapi anda harus menganggapnya. Sebaliknya, anda mungkin perlu memindahkan beberapa orang ke dalam ruang kecil dan anda perlu mengatur perkara agar pasukan dapat bekerja dengan berkesan dalam ruang itu. Kemudian dalam kerjaya anda, anda mungkin perlu menganjurkan pejabat untuk menampung pasukan dari beberapa jabatan yang berbeza dan keperluan khusus mereka.

Anda juga perlu dapat mengatur semua sistem yang akan mengendalikan data yang diperlukan oleh pasukan anda untuk dikumpulkan atau diagihkan. Hari-hari ini, mereka mungkin sistem komputer. Anda mesti memutuskan sama ada, misalnya, anda perlu menyediakan halaman web bersama pada intranet syarikat atau hanya folder yang dikongsi pada pelayan fail. Bagaimana anda akan menganjurkan sistem supaya setiap orang yang memerlukan maklumat mempunyai akses kepadanya (dan ia tidak tersedia kepada mereka yang tidak sepatutnya melihatnya, seperti pesaing anda)? Sekiranya pasukan anda memerlukan atau menghasilkan sesuatu selain daripada maklumat, anda mesti mengatur agar pasukan anda mendapat apa yang mereka perlukan, apabila mereka memerlukannya, dan dapat keluar kepada orang lain apa yang dihasilkan oleh tim anda pada waktu yang tepat.

Jangan lupa untuk mengatur diri sendiri. Kami akan masuk ke tahap yang lebih tinggi di Aras 3 Piramid Kemahiran Pengurusan, tetapi walaupun sebagai pengurus permulaan, anda mesti dapat mengatur diri sendiri, masa anda, dan ruang anda supaya anda dapat menjadi yang paling berkesan.

Akhirnya, ingatlah, bahawa ia jarang sekali mengatur perkara-perkara sekali. Dengan perubahan yang berterusan dalam sumber, matlamat, dan faktor luaran, anda biasanya perlu menyusun semula untuk menyesuaikan diri dengannya.

Langsung

Mengarahkan adalah langkah tindakan. Anda telah merancang dan menganjurkan kerja. Kini anda perlu mengarahkan pasukan anda untuk mendapatkan kerja yang dilakukan. Mula dengan memastikan matlamatnya jelas kepada semua orang dalam pasukan. Adakah mereka semua tahu apa tujuannya? Adakah mereka semua tahu apa peranan mereka dalam mendapatkan pasukan ke matlamat? Adakah mereka mempunyai semua yang mereka perlukan (sumber, kuasa, masa, dan sebagainya) untuk melakukan bahagian mereka?

Tarik, Jangan Push

Anda akan lebih berkesan dalam mengarahkan pasukan ke arah matlamat anda jika anda tarik (memimpin mereka) dan bukannya menolak (duduk dan memberi pesanan). Anda mahu memotivasi orang-orang di dalam pasukan anda dan membantu dan memberi inspirasi kepada matlamat pasukan.

Kawalan

Sesetengah penulis cuba "melembutkan" kemahiran ini dengan memanggilnya "menyelaraskan" atau istilah serupa.Saya lebih suka istilah yang lebih kuat, kawalan kerana penting bahawa pengurus dapat mengawal aktiviti pasukan.

Dalam langkah-langkah di atas, anda telah merancang kerja, menganjurkan sumber untuk menjadikannya paling berkesan, dan mengarahkan pasukan untuk memulakan kerja. Dalam langkah kawalan, anda memantau kerja yang sedang dilakukan. Anda membandingkan kemajuan sebenar dengan rancangan itu. Anda mengesahkan bahawa organisasi berfungsi seperti yang anda bentuknya.

Sekiranya semuanya berjalan lancar, anda tidak perlu berbuat apa-apa kecuali memantau. Walau bagaimanapun, itu jarang berlaku. Seseorang menjadi sakit, jenis pangkalan data memerlukan lebih lama setiap lelaran daripada unjuran, pesaing utama menurunkan harga mereka, kebakaran memusnahkan bangunan sebelah dan anda perlu berpindah selama beberapa hari, atau beberapa faktor lain memberi impak kepada pelan anda. Langkah kawalan sekarang menentukan bahawa anda perlu mengambil tindakan untuk meminimumkan kesan dan membawa kembali perkara ke arah yang dikehendaki secepat mungkin.

Sering kali ini bermakna kembali ke peringkat perancangan dan menyesuaikan rancangan. Kadang-kadang ia memerlukan perubahan dalam organisasi. dan anda perlu mengarahkan semua orang ke arah matlamat baru dan memberi inspirasi kepada mereka. Kemudian, tentu saja, anda mengawal rancangan baru dan menyesuaikan jika diperlukan. Kitaran ini berterusan sehingga anda menyelesaikan tugas.

Alat Kawalan Pengurus

Dalam langkah kawalan, anda menetapkan piawaian untuk prestasi dan kualiti dan kemudian anda memantau untuk memastikan ia dipenuhi. Terdapat banyak alat yang tersedia untuk anda memandangkan ada perkara yang anda perlukan untuk memantau.

• Alat penjadualan - sebilangan alat perisian membolehkan anda memasukkan jadual anda dan kemudian mengemas kini kemajuan secara berkala. Program ini akan menyerlahkan perubahan dalam jadual supaya anda boleh mengenal pasti tindakan pembetulan.
• Kawalan kewangan - sebagai pengurus, anda biasanya akan mempunyai belanjawan. Laporan dari Jabatan Kewangan akan memberitahu anda bagaimana perbelanjaan anda (pada orang dan sumber lain) sepadan dengan rancangan tersebut.
• Kawalan orang - anda mesti memastikan semua orang dalam pasukan anda melaksanakan seperti yang dirancang. Jika mereka tidak, anda perlu mencari dan membetulkan punca. Adakah mereka tidak faham matlamatnya? Adakah mereka tidak mempunyai sumber atau kemahiran yang mereka perlukan? Adakah tugas itu terlalu besar untuk mereka dan perlu diubah suai atau diberikan kepada sumber yang berbeza? Tugas anda sebagai pengurus bermakna memberikan maklum balas ahli pasukan tentang bagaimana prestasi mereka memenuhi rancangan itu. Bila tidak, anda perlu mengambil tindakan pembetulan.