Tujuan dan Kandungan Fail Payroll Pekerja

Fail penggajian pekerja adalah repositori untuk semua yang berkaitan dengan gaji pekerja. Sebab utama untuk membuat fail gaji adalah untuk menghadkan akses kepada maklumat rahsia lain yang terletak dalam fail personel.

Tujuan File Payroll Pekerja

Fail gaji membolehkan kakitangan perakaunan membayar pekerja tanpa mengakses maklumat sulit pekerja. Kakitangan perakaunan boleh menyimpan rekod gaji di mana ia masuk akal untuk membayar pekerja. Dalam keadaan di mana gaji dan perakaunan disalurkan, ini adalah amalan yang lebih disyorkan untuk rekod gaji kakitangan.

Fail gaji menghadkan akses kepada maklumat pekerja sulit. Fail gaji pekerja membolehkan kakitangan perakaunan dan kewangan mempunyai maklumat yang mereka perlukan untuk membayar pekerja di lokasi yang berguna. Lokasi harus aman dan tidak dapat dicapai oleh mana-mana pekerja lain.

Anda perlu memberi perhatian kepada kakitangan perakaunan hakikat bahawa maklumat dalam fail gaji adalah sulit dan tidak boleh dikongsi tanpa kebenaran dan menandatangani daripada staf HR. Kakitangan perakaunan juga tidak boleh berkongsi apa-apa maklumat mengenai kenaikan pekerja, promosi, bonus, dan apa-apa maklumat lain yang rahsia mengenai pekerja.

Sumber Manusia tidak perlu memantau akses perakaunan ke fail gaji pekerja. Seperti yang disyorkan untuk fail pekerja yang berkaitan seperti personil dan fail perubatan, anda harus mengehadkan akses ke fail gaji. Hanya orang yang perlu mempunyai maklumat untuk melakukan tugas mereka harus melihat kandungannya.

Kandungan Fail Payroll Pekerja

Ini adalah senarai yang disyorkan mengenai apa yang ada dalam fail gaji pekerja.

• Surat tawaran yang ditandatangani oleh pengurus pengambilan, Sumber Manusia, dan pekerja
• Kebenaran pembayaran yang ditandatangani oleh Sumber Manusia dan pengurus pengambilan apabila kontrak pekerja wujud
• Borang W-4
• Dokumen dan kebenaran berkaitan dengan sebarang manfaat pekerja yang melibatkan potongan gaji
• Borang kebenaran deposit langsung
• Borang perakaunan masa gaji
• Helaian masa berkala setiap kali
• Rekod jam masa, di mana digunakan
• Rekod kehadiran
• Permintaan pembayaran perbelanjaan termasuk dokumentasi dan resit untuk perjalanan dan perbelanjaan lain yang dibenarkan

• Borang bayaran balik dan penerimaan pembayaran untuk buku, buku dan sebagainya
• Bayar permintaan borang terlebih dahulu
• Dokumen pinjaman syarikat dan jadual pembayaran
• Perintah dan rekod penipuan
• Kebenaran untuk mengeluarkan maklumat peribadi
• Kertas kerja yang berkaitan dengan setiap pekerja meningkat
• Kertas kerja yang berkaitan dengan sebarang bonus, perkongsian keuntungan, atau anugerah pengiktirafan
• Borang W-2
• Kebenaran untuk sebarang tindakan gaji yang dibenarkan oleh syarikat anda

Juga dikenali sebagaifail pekerja, rekod pekerja, fail sumber manusia, dokumentasi

Nota: Susan Heathfield berusaha keras untuk menawarkan pengurusan Sumber Manusia, majikan, dan tempat kerja etika yang tepat, akal sehat, dan tempat kerja di laman web ini, tetapi dia bukan seorang peguam. Kandungan di laman web ini tidak boleh dianggap sebagai nasihat undang-undang. Tapak ini mempunyai penonton dan undang-undang dan peraturan pekerjaan di seluruh dunia yang berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara, jadi artikel tidak boleh menjadi muktamad bagi mereka semua untuk tempat kerja anda. Apabila ragu-ragu, sentiasa dapatkan nasihat undang-undang. Maklumat di laman web disediakan untuk panduan sahaja.