Bagaimana Chunking Meningkatkan Kecekapan dan Produktiviti Kerja

Sebagai pengurus, kami menghabiskan terlalu banyak masa untuk berusaha lebih pantas dalam masa yang singkat. Sambutan yang biasa untuk profesional yang bekerja terlalu sibuk di semua peringkat adalah untuk mencuba pelbagai tugas dengan melakukan pelbagai aktiviti pada masa yang sama. Masalahnya ialah multitasking tidak berfungsi.

Mengapa Multitasking Bukan Pendekatan Paling Berkesan untuk Produktiviti Kerja

Sebagai contoh, bayangkan bahawa semasa anda mengepam gigi anda pada waktu pagi, anda mula memikirkan agenda mesyuarat besar di kemudian hari. Ia tidak mengambil banyak kuasa pemprosesan otak anda untuk menyikat gigi anda dan anda sebenarnya mungkin dapat menumpukan pada agenda sementara secara mekanikal mengendalikan tugas pembersihan gigi pagi anda.

Tetapi bagaimana dengan dua tugas yang memerlukan lebih banyak keupayaan otak anda? Anda mungkin bercakap di telefon semasa anda menyediakan sarapan pagi. Anda boleh mendapatkan kedua-dua tugas dengan betul, tetapi peluang untuk kesilapan yang disebabkan oleh kelewatan perhatian adalah besar.

Chunking sebagai Alternatif untuk Multitasking

"Chunking" menerangkan bagaimana penggunaan memori manusia berfungsi. Adalah penting untuk mengingati konsep ini apabila kita melihat menyelesaikan beberapa tugas serentak. Sebenarnya, kita beralih antara mereka dan bukannya melakukannya pada masa yang sama (walaupun, dalam hal menyikat gigi, mungkin kelihatan seperti mereka secara serentak).

Bayangkan anda berada di telefon apabila seseorang berjalan ke pejabat anda. Mereka meminta nasihat anda atau keputusan cepat mengenai isu. Anda berhenti mendengar orang di telefon dengan ringkas, mengimbas nota di hadapan anda, mencatat respons, dan kembali ke panggilan telefon. Anda tidak melakukan dua aktiviti (panggilan telefon dan perbualan secara peribadi) pada masa yang sama.

Anda sebenarnya melakukan tiga tugas dalam urutan; memulakan panggilan telefon, mengadakan perbualan secara peribadi, dan kemudian menyambung semula panggilan telefon. Sama seperti contoh sarapan pagi di atas, anda boleh mendapat kedua-duanya lebih baik, dan dalam masa yang kurang, jika anda telah melakukannya satu demi satu dan bukan pada masa yang sama. Alasannya ialah apabila anda memulakan setiap tugas, anda perlu memfokuskannya dan memulakannya.

Mengapa Masa Permulaan dalam Multitasking Tidak Berkesan

Apabila anda memulakan panggilan telefon, anda perlu memikirkannya, mencari nombor telefon, dan membuat panggilan. Apabila anda terganggu, anda terpaksa memikirkan apa yang dikehendaki orang daripada anda supaya dapat memberi keputusan kepada mereka. Akhirnya, apabila anda menyambung semula panggilan telefon, anda perlu ingat di mana anda berhenti. Anda mungkin juga perlu berkata, "Oops, maaf, ada yang masuk. Apa yang anda katakan?"

Semakin bermula dan berhenti membuat anda pada siang hari, semakin banyak saat-saat permulaan yang memakan masa yang anda miliki. Momen ini adalah masa yang tidak produktif. Jika anda mempunyai laporan harian untuk mempersiapkan, masa permulaan mungkin agak pendek berbanding dengan itu untuk laporan yang anda lakukan setiap suku tahun. Walau bagaimanapun, jika anda menyediakan laporan itu dan anda terganggu, anda mempunyai hampir masa yang sama untuk memulakan setiap kali.

Misalnya, anda boleh menulis laporan dalam 30 minit tanpa sebarang gangguan. Walau bagaimanapun, boleh mengambil masa beberapa jam jika tugas dan gangguan yang tidak dirancang muncul sepanjang hari. Kelewatan yang ketara ini sering tidak banyak berlaku daripada gangguan sebenar kerana masa yang diambil untuk memulakan semula laporan berulang kali.

Kenapa Anda Harus Cuba Chunking Daripada Multitasking

Okay, kadangkala anda perlu multitask. Tugas anda mungkin beroperasi seperti saya, jadi apa yang lebih baik daripada multitasking? Chunking lebih baik.

Chunking adalah konsep memecahkan hari anda menjadi ketulan lebih besar daripada bertindak balas kepada gangguan yang berterusan. Lebih banyak masa anda boleh menumpukan kepada tugas-tugas tertentu, saat-saat permulaan yang kurang anda akan dapat, dan kecekapan anda bertambah dengan baik. Oleh kerana anda tidak akan menghabiskan banyak masa pada saat permulaan, anda akan mempunyai lebih banyak masa, dan anda akan mendapat lebih banyak pekerjaan. Sebagai bonus, kerana anda akan dapat memberi tumpuan kepada tugas tunggal di tangan, anda akan melakukannya dengan lebih baik.

Sebagai sidebar, pengurus projek lama dahulu mengetahui kekuatan teknik ini dan mencipta versi mereka sendiri "mencengkam" melalui proses struktur kerosakan kerja.

Bagaimana Bermula Dengan Chunking di Tempat Kerja

Jadi, bagaimanakah anda boleh memulakan chunking?

• Mula kecil sehingga anda dapat merasakannya. Pilih tugas tunggal, mungkin laporan mingguan anda.
• Mengetepikan 30 minit yang anda tahu akan diperlukan.
• Tutup pintu anda atau letakkan tanda yang berbunyi "Genius di tempat kerja" atau sesuatu yang seperti itu dan kemudian menumpukan perhatian kepada laporan itu dan tidak ada laporannya.
• Abaikan telefon.
• Jangan semak e-mel.
• Cukup tulis laporan ini.

Cuba sama dengan panggilan telefon, mesyuarat pekerja, dan aktiviti tetap yang lain. Fokus, potong hari anda keluar, dan selepas beberapa minggu amalan, anda akan merasa dan menjadi lebih cekap.

Garisan bawah

Jangan buang masa yang banyak untuk mencuba pelbagai tugas. Sebaliknya, buat diri anda lebih cekap dan lebih produktif dengan memotong. Walaupun istilah itu canggung, konsep itu berkesan.

Dikemaskini oleh Art Petty