6 Tips Mengenai Bagaimana HR Boleh Mengendalikan Aduan Pekerja Terbaik

Sebagai profesional sumber manusia, anda mungkin tertanya-tanya bagaimana untuk bertindak balas terhadap aduan pekerja, terutamanya jika anda mendapat satu atau dua setiap hari sama ada secara langsung atau dihantar pada borang aduan pekerja. Bergantung pada graviti keadaan, anda mungkin dapat menangani aduan itu kemudian atau di sana atau anda mungkin merasa perlu untuk mendapatkan orang lain yang terlibat.

Contoh Aduan Umum

Aduan pekerja menjalankan amalan antara tuduhan yang serius yang memerlukan tindakan rasmi dan dianggap kesalahan dengan sedikit atau tiada bahan. Mereka sering berpunca daripada persepsi pekerja, walaupun, dan agak mudah untuk diselesaikan.

"Pengurus saya bermaksud saya, dia mengerang saya di hadapan rakan sekerja yang lain dan memberitahu saya untuk melakukan tugas saya."

"Bos saya selalu melihat ke atas bahu saya, saya tidak suka, dia kali saya berehat dan berdiri di belakang saya menonton apa yang saya lakukan."

"Pada mesyuarat jabatan terakhir kami, mereka memberitahu kami untuk mengikuti rantaian arahan dan bukan untuk HR untuk mengadu."

Perkara tentang aduan pekerja seperti ini adalah mereka bersifat subjektif. Sebagai contoh, ambil contoh "Pengurus saya bermaksud saya. Dia mengerang saya di hadapan rakan sekerja yang lain dan memberitahu saya untuk melakukan tugas saya."

• Adakah penyelia sebenarnya? Sesetengah penyelia, tentu saja. Lain-lain tidak bermakna; mereka hanya berurusan dengan pekerja masalah.
• Adakah penyelia berteriak atau bercakap? Orang ramai mempunyai persepsi yang sangat berbeza untuk berteriak. Sesetengah orang mengambil apa-apa kritikan sebagai berteriak. Tetapi kadang-kadang penyelia berteriak, dan itu bukan tingkah laku yang sesuai.
• Bagaimana dengan memberitahu pekerja untuk melakukan pekerjaannya? Adakah dia malas? Atau adakah pengurus meniup atau memberikan arahan yang tidak jelas? Adakah arahan "melakukan tugas anda" mengenai pekerja yang bermain di telefonnya, atau adakah respons kepada aduan pekerja mengenai pelanggaran keselamatan?

Adalah kritikal bahawa anda tidak menjadi terlalu keras terhadap aduan pekerja, kerana tugas anda yang paling penting adalah membantu perniagaan. Sekiranya anda mengabaikan aduan bahawa pengurus menjerit dan ternyata pengurus itu benar-benar berteriak, perolehan mungkin meningkat atau pelanggan mungkin terdengar dan itu merosakkan perniagaan.

Berhati-hati dengan memberitahu orang bahawa mereka sentiasa perlu melalui rantaian arahan sebelum mengadu. Sebagai contoh, wanita yang dilecehkan secara seksual mungkin tidak selesa akan pergi kepada bos penyelia lelaki untuk mengadu mengenai gangguan itu. Dalam kes ini, polisi yang sentiasa mengikuti rantai itu boleh mengakibatkan gangguan berterusan dan liabiliti undang-undang bagi syarikat.

Cara Mengadu Aduan Pekerja

Terdapat banyak pendekatan untuk menangani aduan pekerja, tetapi enam strategi umum membentuk asas untuk menyiasat kemungkinan aduan subjektif.

Dapatkan tahu pasukan pengurusan / penyeliaan anda. Anda perlu tahu bahawa Jane cenderung untuk berteriak, Steve adalah lelaki yang paling baik tetapi membolehkan kakitangannya berjalan di seluruhnya, dan Karen tidak mempunyai petunjuk apa yang berlaku dengan kakitangannya.

Anda tidak boleh mendapatkan maklumat ini hanya dengan bercakap secara individu dengan kakitangan pengurusan. Anda perlu masuk dan keluar. Ini bukan kerana anda menguruskan orang-orang ini-anda tidak. Ini kerana anda perlu tahu apa yang sebenarnya berlaku.

Ketahui apa yang sebenarnya berlaku. Apabila seorang pekerja berkata, "Pengurus saya sentiasa memerhatikan saya," fikirkan apa maksudnya. Tanya, "Apa yang anda maksudkan apabila anda mengatakan bahawa pengurus anda selalu menonton anda?" Dan "Mengapa ini masalah untuk anda?" Anda mungkin mengetahui bahawa pekerja hanya merengek.

Kemudian sekali lagi, anda mungkin mengetahui bahawa penyelia itu tidak berjalan dengan lancar ke atas pekerja tertentu atau bahawa pekerja itu tidak terlatih dengan betul. Anda tidak akan tahu sehingga anda bertanya.

Tanya, "Apa yang anda mahu saya lakukan?"Kadang-kadang orang hanya mahu melepaskan diri. Mereka mahu berkata, "Saya kecewa. Saya dalam tugas mati, penyelia saya menjengkelkan, dan saya bosan bekerja selama 10 jam untuk bayaran rendah."

Tetapi kadang-kadang mereka benar-benar mahukan bantuan dengan masalah. Adalah penting untuk membezakan antara kedua-dua situasi ini-tetapi penting jika anda ingin bertindak balas dengan berkesan terhadap aduan pekerja.

Pastikan pintu anda terbuka. Dasar yang hebat untuk menggalakkan pekerja menyelesaikan masalah mereka sendiri. Seorang pengurus HR bukan ahli terapi atau ibu bapa. Tetapi jika anda menghidupkan orang, anda akan terlepas maklumat berharga atau kritikal. Dasar pintu terbuka sentiasa disyorkan.

Berhati-hati dengan memberitahu penyelia atau pengurus.Kadang-kadang ini baik-baik saja. Tetapi sentiasa biarkan pekerja tahu bahawa anda akan memaklumkan penyelianya. Jika tidak, dia akan merasa dikhianati. Hanya kerana pengurus HR bukan ahli terapi tidak bermakna pekerja tidak mengharapkan kerahsiaan sepenuhnya daripada mereka.

Banyak yang melakukan dan terkejut apabila mereka mengetahui sebaliknya. Jangan biarkan ini berlaku. Kadang-kadang pekerja mungkin berkata, "Tidak! Jangan beritahu penyelia saya. "Dalam kes ini, anda perlu membuat keputusan sama ada perlu.

Contohnya, jika aduan pekerja adalah, "Penyelia saya sentiasa memberitahu saya bagaimana untuk melakukan tugas saya!" Anda boleh bertanya, "Adakah anda sentiasa melakukan apa yang anda sepatutnya lakukan?" Jika jawapannya adalah, "Tidak, tetapi tidak juga Eric, "anda hanya boleh menasihatinya untuk mencuba melakukan pekerjaannya sepanjang masa dan mengabaikan rakan sekerjanya. Tiada perbincangan dengan pengurusan diperlukan.

Sebaliknya, jika aduan itu adalah mengenai diskriminasi kaum, anda mestilah berkomunikasi dengan jelas bahawa anda perlu menyiasat dan orang-orang tertentu perlu tahu. Sekiranya anda mampu menangani segala perkara dengan bercakap dengan pekerja, tidak selalu ada alasan untuk memberitahu pengurusnya dan mungkin merosakkan hubungan pekerja-pengurus.

Ingatlah, insiden kecil sering besar untuk pekerja.Apabila anda berhadapan dengan banyak orang peringkat kemasukan, anda perlu memahami bahawa isu-isu yang anda ambil begitu saja, mereka tidak boleh. Sebagai contoh, pekerja tahap profesional yang dikecualikan mengambil 15 minit tambahan semasa makan tengah hari mungkin bukan masalah besar.

Tetapi seorang pelayan baru di tengah-tengah masa percubaannya selama tiga bulan dapat mendapati dirinya menganggur kerana melakukan hal yang sama. Anda tahu bos anda mungkin tidak akan menyalakan anda untuk pelanggaran kecil, tetapi seseorang yang baru kepada tenaga kerja tidak boleh selalu membuat penilaian yang tepat tentang betapa seriusnya keadaan.

Tugas HR lebih banyak daripada seni daripada sains. Anda tidak boleh melakukan perkara yang sempurna setiap kali kerana anda berurusan dengan pekerja yang tidak sempurna. Mendengar dan meluangkan masa untuk belajar tentang pekerja anda adalah kunci kejayaan anda.

--------------------------------------------------------------------

Suzanne Lucas adalah seorang wartawan bebas yang pakar dalam Sumber Manusia. Kerja Suzanne telah dipaparkan dalam terbitan nota termasuk Forbes, CBS, Business Inside r dan Yahoo.