10 Teknik Pengurusan Masa yang Tidak Tepat

Setiap orang mempunyai 24 jam yang sama dalam sehari, tetapi sesetengah orang seolah-olah menjadi lebih produktif dengan masa itu daripada yang lain. Sekiranya anda tidak merasa produktif, penyelesaian biasa yang perlu anda fikirkan ialah anda perlu menguruskan masa anda dengan lebih baik. Anda tidak boleh "menguruskan" masa, walaupun, kerana terdapat 24 jam dalam sehari, 60 minit dalam satu jam, 60 saat dalam satu minit, dan itu tidak pernah berubah.

Walau bagaimanapun, anda boleh mengawal di mana dan bagaimana anda menghabiskan masa anda dan mengambil tindakan untuk mengurangkan atau menghapuskan kebingungan masa. Malah, menguruskan masa adalah benar-benar semua tentang mengurus diri sendiri.

Berikut adalah sepuluh cara yang tidak berkesudahan untuk mengawal jadual anda setiap hari untuk memanfaatkan sepenuhnya masa yang anda ada.

1) Tetapkan matlamat yang diutamakan

Tanpa matlamat, anda mungkin mendapati bahawa anda cenderung untuk mengejar selepas apa yang kelihatan paling mendesak atau sedang menatap anda di muka. Sukar untuk tidak terganggu oleh objek berkilat. Untuk mengelakkan ini, tentukan keutamaan sebenar anda dalam hidup, dan bergerak ke arah mereka dengan menetapkan matlamat tahunan, bulanan, mingguan, dan setiap hari atau hasil yang diinginkan. Arahan masing-masing menggunakan sistem berikut:

• Kepentingan: (A = tinggi, B = sederhana, C = rendah)
• Urgensi: (1 = tinggi, 2 = sederhana, 3 = rendah)

Sentiasa bekerjasama dengan matlamat dan tugas yang paling penting dan penting (A1) terlebih dahulu, dan kemudian bergerak ke bawah senarai anda.

2) Ikut peraturan 80/20

"Peraturan 80/20," yang juga dikenali sebagai Prinsip Pareto, mengatakan bahawa 80 peratus hasil anda datang dari 20 peratus tindakan anda. Ini cara untuk melihat penggunaan masa anda, mengutamakan tugas-tugas pilihan anda terhadap matlamat yang paling penting anda. Adakah anda menumpukan pada 20 peratus aktiviti yang menghasilkan 80 peratus hasil yang anda inginkan?

3) Belajarlah untuk Katakan Tidak

Apabila orang lain membuat permintaan daripada anda, tugas-tugas ini mungkin penting kepada mereka, tetapi bertentangan dengan tujuan penting anda. Terutama apabila ia sesuatu yang anda mahu lakukan, tetapi semata-mata tidak mempunyai masa, sukar untuk mengatakan tidak.

Walaupun hebat untuk menjadi pemain pasukan, ia juga penting untuk mengetahui kapan dan bagaimana menjadi tegas dan biarkan orang tahu anda tidak dapat mengendalikan permintaan mereka pada masa ini. Jika anda bersetuju untuk mengambil tugas, berunding dengan tarikh akhir yang membantu mereka mencapai matlamat mereka tanpa mengorbankan diri anda.

4) Mengatasi Penangguhan Menggunakan Sistem "4D"

• Padamkannya: Apakah akibatnya tidak melakukan tugas sama sekali? Pertimbangkan peraturan 80/20; mungkin ia tidak perlu dilakukan di tempat pertama.
• Delegasikannya: Sekiranya tugas itu penting, tanyalah diri anda jika ia benar-benar sesuatu yang anda bertanggungjawab buat pertama kali. Bolehkah tugas diberikan kepada orang lain? Lihat "10 Perkara Pengurus Tidak Perlu Perwakilan."
• Lakukan sekarang: Menangguhkan tugas penting yang perlu dilakukan hanya menimbulkan perasaan kecemasan dan tekanan. Lakukan pada awal hari seperti yang anda boleh.

• Menangguhkan: Sekiranya tugas itu adalah yang tidak dapat diselesaikan dengan cepat dan bukan perkara utama, tunduklah.

5) Makan Katak

Dari buku Brian Tracey, Makan Katak Itu, "Jika perkara pertama yang anda lakukan setiap pagi ialah makan katak secara langsung, anda boleh pergi sepanjang hari dengan kepuasan mengetahui bahawa itu mungkin perkara paling buruk yang akan berlaku kepada anda sepanjang hari."

Katak anda setiap hari adalah tugas yang akan memberi impak terbesar untuk mencapai matlamat anda, dan tugas-tugas yang anda kemungkinan besar akan menangguhkan permulaan.

6) Kurangkan Bilangan Mesyuarat

Mesyuarat yang tidak diselenggarakan adalah penyimpangan masa, didarabkan dengan jumlah orang dalam mesyuarat. Lihat "Cara Memimpin Mesyuarat Pasukan."

7) Jar Kaca: Batu-batu, Batu-batu, Pasir, dan Air

Categorikan tugas anda dengan cara ini, kemudian selesaikan dahulu "batu". Sekiranya anda terus mengatasi perkara-perkara kecil (pasir, batu kecil, dan air), dan bukan perkara strategik yang penting, batu-batu itu, maka balang anda dengan cepat akan mengisi dengan tidak mempunyai ruang untuk lebih banyak batu.

8) Menghapuskan Wasters Masa Elektronik

Setiap orang mempunyai gangguan tertentu yang mengganggu mereka dan mengambil masa mereka jauh dari kerja mereka. Adakah anda Facebook? Twitter? Pemeriksaan e-mel? Pemesejan berterusan dengan rakan dan keluarga? Berhenti memeriksa mereka dengan kerap dengan mengendalikan jenis tugas ini. Menetapkan masa, kemudian semak dan berurusan dengan mereka semua sekali gus. Berikan diri anda 30 minit dan kemudian kembali ke tugas. Tangkap mereka dan berehat sekali atau dua kali setiap hari untuk bertindak balas.

9) Dapatkan Diatur

Untuk menguruskan masa anda dengan berkesan dan menjadi produktif setiap hari, anda perlu mewujudkan persekitaran yang betul. Menghapuskan kekacauan yang tidak berguna, sediakan sistem pemfailan yang berkesan, tempat berhampiran untuk semua item kerja yang anda kerap perlu, dan gunakan alat pengurusan aliran kerja untuk membantu anda membuat persekitaran yang produktif.

10) Mengurus Kesihatan Anda

Tidur malam yang baik, makan sihat, dan senaman akan memberikan anda tenaga, fokus, dan stamina yang diperlukan untuk memanfaatkan sepenuhnya hari anda. Ia mungkin kelihatan bahawa kerja lebih penting dan anda sentiasa dapat mengejar tidur, makan, dan senaman kemudian. Sekiranya anda kehilangan kesihatan anda, anda tidak boleh bekerja, atau melakukan apa sahaja untuk perkara itu, jadi jangan berhemat dengan menjaga diri anda.