Tahu Bagaimana, Kenapa, dan Kapan Dokumen Prestasi Pekerja

Dalam dunia sumber manusia dan pekerjaan, dokumentasi mengenai prestasi pekerja boleh membuat atau memecahkan keupayaan anda untuk mendisiplin, menamatkan, atau mempromosikan, memberi ganjaran, dan mengiktiraf pekerja secara adil.

Dokumentasi adalah penting untuk pengurus dan kakitangan HR kerana anda perlu membuat usaha yang serius untuk merakam semua kejadian dalam sejarah pekerjaan pekerja anda-baik kejadian positif dan negatif prestasi.

Berikut adalah semua pengurus dan kakitangan HR perlu berhati-hati mendokumenkan prestasi pekerja.

Kenapa Anda Harus Memaparkan Prestasi Pekerja

• Dokumentasi menyediakan bukti bahawa isu prestasi dibincangkan dengan pekerja dalam fesyen yang tepat pada masanya dan ringkas.
• Dokumentasi menawarkan sejarah peningkatan atau kegagalan pekerja untuk meningkatkan prestasi dari semasa ke semasa. Ia adalah kronologi dan penerangan tepat tentang tindakan pekerja, tindakan pengurus, dan peristiwa yang berlaku.
• Dokumentasi menyediakan bukti yang menyokong keputusan pengurusan untuk mengambil tindakan yang tidak baik seperti disiplin atau penamatan dengan pekerja.
• Dokumentasi menawarkan bukti bahawa pekerja layak mendapat promosi atau kesempatan yang ada terhadap pekerja lain yang juga layak.

• Dokumentasi menyediakan bukti untuk membenarkan kenaikan gaji, penurunan, atau mengapa pekerja tidak menerima kenaikan gaji.
• Sekiranya berlaku tuntutan mahkamah, dokumentasi lengkap dan menyeluruh melindungi kepentingan majikan. Dokumentasi ini boleh menyokong tindakan pengurusan dalam menamatkan pekerja yang tidak berjaya. Ia juga boleh membuktikan bahawa pekerja itu ditamatkan atas sebab-sebab yang bersifat undang-undang berbanding orang lain seperti diskriminasi haram.

Apa yang hendak Dokumen

Pengurus perlu mendokumenkan prestasi pekerja, kedua-dua sumbangan positif dan kegagalan prestasi. Mereka perlu mendokumentasikan dengan tepat apa yang dilakukan dan dikatakan oleh pekerja dan apa yang dilakukan pengurus dan berkata sebagai tindak balas semasa mesyuarat atau perbualan.

Anda perlu mendokumenkan sebarang perjanjian yang dibuat semasa perbualan, set matlamat, penambahbaikan yang diperlukan dan dijangka, dan garis masa untuk penambahbaikan. Dokumentasi juga harus mengandungi komitmen yang dibuat oleh pengurus untuk membantu pekerja.

Cara Dokumen

Dokumentasi hendaklah ditulis semasa atau segera selepas mesyuarat atau perbualan dengan pekerja. Tidak lama sekali anda harus terlepas menulis perbualan pada hari yang sebenarnya berlaku. Menunggu sehingga kemudian mempengaruhi kualiti dokumentasi kerana ia berdasarkan memori.

Salah satu daripada kesilapan pengurus yang paling teruk adalah untuk mempercayai bahawa mereka boleh membina semula sejarah kaunseling pekerja sekiranya diperlukan. Tiada orang HR yang mempunyai pengalaman dokumentasi yang tepat dan tepat pada masanya yang pernah ditipu oleh rekod yang dibina semula. Pengurus yang membina semula dari ingatan membawa risiko yang tidak perlu dan tidak boleh diterima kepada syarikat mereka kerana sejarah yang dibuat tidak akan berpegang pada tuntutan yang berpotensi.

Anda memerlukan dokumentasi anda untuk kelihatan profesional, kemas dan teratur. Tulis dokumentasi seolah-olah anda bercakap mengenai sejarah kepada pihak ketiga. Anda tidak pernah tahu siapa yang boleh membaca dokumentasi anda suatu hari, jadi pastikan ia mencerminkan profesionalisme anda. (Belakang serbet koktel, sampul surat, atau nota melekit tidak layak sebagai dokumentasi profesional.)

Dokumentasi anda harus pergi ke pengurus baru pekerja jika pekerja memperoleh pekerjaan baru atau yang anda lakukan-dalam organisasi anda. Untuk ingatan anda dan untuk memaklumkan pengurus baru pekerja, anda perlu meletakkan nama dan tajuk pekerja, nama dan tajuk, dan tarikh penuh pada setiap dokumen.

Menulis dokumentasi yang faktual, adil, sah, objektif, lengkap, dan konsisten. Mengelakkan pendapat (Mike adalah ceroboh, Alice adalah malas, Tom berbohong kepada saya), nama panggilan, editorializing (John adalah jerk Mark mempunyai masalah sikap), dan pelabelan (Mary tidak bertanggungjawab. pemain.).

Elakkan juga cuba mentafsir tingkah laku pekerja. (Marsha tidak sepatutnya menyukai tugasan ini. Paula nampaknya berada di atas kepalanya.) Minimalkan penggunaan kata-kata deskriptif seperti adjektif dan adverbs (perlahan, sombong, tidak berpuas hati, murung, kasar). Nyatakan tingkah laku dan tindakan tertentu pekerja, bukan pendapat anda atau tafsirannya.

Dalam dokumentasi, apa yang diperlukan adalah rekod perbualan yang tepat. Melekat dengan fakta dan tulis hanya apa yang anda katakan dan apa yang dikatakan oleh pekerja. Pastikan dokumentasi anda tidak jelas dan ia mendapat fakta yang lurus. (Dalam sebarang keadaan undang-undang yang berpotensi, kesilapan dalam mana-mana kejadian yang didokumenkan membuat semua suspek dokumentasi.)

Akhirnya, dokumentasikan sebarang perjanjian, komitmen, tempoh masa, penambahbaikan yang diperlukan, titik daftar masuk dan butir-butir lain yang mungkin hilang dari ingatan. Pastikan anda menetapkan tarikh dan masa untuk tarikh tamat dan tarikh tamat supaya salah faham tidak akan berlaku.

Ketahui dasar dokumentasi jabatan HR anda, yang akan memberitahu anda apa dokumentasi memerlukan penempatan dalam fail kakitangan pekerja Sebarang dokumentasi tindakan disiplin mestilah dimasukkan.

Di mana Dokumen dan Kedai

Oleh kerana dokumentasi mengenai pekerja adalah rahsia dan peribadi kepada pekerja, anda perlu menjaga bahawa dokumentasi mana-mana yang masih sulit untuk pengurus, HR, dan berpotensi menjadi pengurus seterusnya pekerja. Oleh itu, meletakkan dokumentasi pada pemacu komputer bersama tidak digalakkan. Dokumentasi tulisan tangan dan dokumentasi pengurus yang dicetak adalah yang terbaik disimpan dalam storan terkunci.

Jika anda mengikuti garis panduan ini, apabila anda pergi ke HR untuk meminta pertolongan dalam mendisiplinkan, menamatkan, atau memindahkan pekerja ke pekerjaan dengan potensi yang lebih baik, HR akan membantu anda menyelesaikan masalah atau memperbaiki keadaan. Apabila HR memberitahu anda untuk dokumen, dokumen, dokumen atau mereka tidak boleh membantu anda; anda akan mempunyai semua asas anda dilindungi.

Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, walaupun berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh penonton di seluruh dunia, dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan daripada sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk memastikan penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.