Bagaimana Menulis Surat Menegur untuk Prestasi Pekerja

Surat teguran ditulis oleh penyelia untuk memberikan pernyataan rasmi mengenai masalah prestasi yang mesti diperbaiki oleh pekerja. Surat teguran sering merupakan langkah dalam proses tindakan disiplin formal yang boleh menyebabkan tindakan disiplin tambahan untuk pekerja sehingga dan termasuk penamatan pekerjaan jika pekerja gagal memperbaiki.

Surat teguran merupakan komponen penting dalam dokumentasi masalah prestasi pekerja bagi pekerja dan majikan. Surat bertulis bertulis dengan jelas dan khusus menyatakan prestasi yang mesti diperbaiki dan akibatnya jika prestasi tidak bertambah baik.

Surat teguran umumnya mengikuti bimbingan lisan oleh penyelia. Mereka sering didahului oleh pembetulan lisan kepada pekerja, yang dipanggil amaran lisan atau amaran lisan rasmi, mengenai isu prestasi atau masalah prestasi yang berkaitan.

Bergantung pada kedekatan dan keparahan isu prestasi, surat teguran mungkin memulakan perbincangan prestasi, tetapi ini tidak biasa.

Komponen Surat Pemberontakan

Surat teguran yang berkesan mempunyai komponen ini.

• Pernyataan yang jelas mengenai masalah atau isu prestasi pekerja perlu diperbaiki.
• Surat teguran mungkin menghitung beberapa contoh cara pekerja dapat mengubah prestasinya untuk mematuhi jangkaan prestasi. (Ini menyediakan pekerja dengan gambar bersama atau makna yang dikongsi di sekitar jangkaan penyelia.)
• Impak ketidakseimbangan terhadap kejayaan pekerja dan organisasi. (Bagaimana kegagalan untuk melaksanakan adalah mempunyai kesan negatif di tempat kerja.)

• Sekiranya berkaitan, garis masa dalam prestasi pekerja mesti diperbaiki.
• Sekiranya berkaitan, tarikh akhir atau tarikh tamat pada bila-bila masa, penyelia akan menilai semula prestasi pekerja.
• Kenyataan yang jelas mengenai akibat yang boleh dijangkakan oleh pekerja jika prestasi mereka gagal meningkat seperti yang dijelaskan dalam surat teguran.
• Tandatangan penyelia atau pengurus pekerja.
• Tandatangan pekerja yang prestasinya adalah tumpuan surat teguran. Surat ini biasanya mengandungi pernyataan bahawa tandatangan pekerja mewakili bahawa mereka telah menerima surat tersebut, tidak semestinya mereka bersetuju dengan kandungannya.

• Satu peluang bagi pekerja untuk membantah, secara bertulis, kepada kandungan surat teguran tersebut. Pekerja itu mungkin bersetuju, tidak setuju, berkontribusi tegas, dan sebagainya. Rebuttals yang ditulis oleh pekerja dilampirkan kepada surat asal teguran.

Berikut adalah dua contoh surat rasmi teguran. Gunakannya seperti yang anda buatkan surat teguran anda sendiri.

Contoh surat teguran

Ini adalah contoh surat teguran. Muat turun surat teguran menegur (serasi dengan Google Docs dan Word Online) atau lihat di bawah untuk lebih banyak contoh.

Sampel Surat Keterangan # 1 (Versi Teks)

Kepada: Jeffery Jones

Daripada: George Peterson

Tarikh: 1 September 2018

Re: Surat Pemberontakan

Ini adalah surat teguran rasmi untuk memaklumkan kepada anda bahawa prestasi anda tidak memenuhi tahap sumbangan yang diharapkan. Dalam tugas anda sebagai pakar teknikal untuk sokongan pelanggan, harapan pekerjaan telah dikembangkan oleh seluruh kumpulan pakar sokongan teknikal dan pengurus mereka. Ini bermakna mereka adalah piawaian yang diterima untuk setiap prestasi pakar sokongan teknikal.

Anda gagal melakukan cara berikut.

• Bilangan pelanggan yang anda berkhidmat dalam seminggu adalah 30% di bawah standard yang lain dari pakar sokongan teknologi sedang bermesyuarat.
• Tahap kesukaran masalah yang anda pilih untuk bertindak balas adalah 40% di bawah standard yang selebihnya kakitangan mencapai.
• Tempoh masa yang dibelanjakan oleh pelanggan di telefon dengan anda melebihi kakitangan yang lain sebanyak 25%.

Seperti yang anda dapat lihat, dalam tiga ukuran prestasi yang paling penting untuk tugas anda, anda tidak berjaya. Penyelia anda telah bercakap dengan anda beberapa kali dan anda menerima latihan tambahan. Akibatnya, kami percaya bahawa anda tidak bersedia untuk melaksanakannya. Ini menjejaskan beban kerja kakitangan teknologi yang lain.

Kita perlu melihat peningkatan segera dalam ketiga-tiga bidang prestasi atau tindakan disiplin tambahan sehingga dan termasuk penamatan pekerjaan akan berlaku. Kami percaya bahawa anda mempunyai keupayaan untuk memperbaiki diri. Kita perlu melihat peningkatan segera.

George Peterson, Penyelia

Marian Demark, Pengurus Sumber Manusia

Sampel Surat Keterangan # 2 (Versi Teks)

Kepada: Linda Rodriguez

Dari: Mary Wilmont

Tarikh: 1 September 2018

Re: Surat Pemberontakan

Tujuan surat teguran ini adalah untuk memberi anda notis secara rasmi bahawa kehadiran anda menjejaskan keupayaan anda untuk menyelesaikan tugas anda. Sambil bergaji, pekerja yang dikecualikan tidak dikehendaki bekerja pada waktu tertentu, seminggu kerja selama empat puluh jam adalah standard dan diharapkan.

Anda telah gagal muncul untuk kerja sekurang-kurangnya satu hari seminggu sejak memulakan kerja baru dan bekerja hanya tiga puluh dua jam seminggu. Pengurus anda telah memaklumkan kepada anda tentang ketersediaan waktu FMLA untuk masalah perubatan peribadi atau keluarga. Dia juga telah meminta anda jika anda memerlukan penginapan supaya anda dapat melaksanakan tugas anda dengan berkesan.

Beliau telah mencadangkan anda melawat jabatan Sumber Manusia untuk membincangkan isu-isu ini dan kehadiran anda. Anda telah menolak ketiga-tiga peluang yang kami tawarkan untuk membantu anda meningkatkan prestasi buruk ini.

Realitinya ialah anda tidak dapat melaksanakan tugas anda dalam masa kurang dari empat puluh jam. Anda kehilangan tarikh akhir untuk tugasan kerja anda dan kelewatan anda menjejaskan kerja rakan sekerja pemasaran anda. Mereka kehilangan tarikh akhir mereka akibat kegagalan anda untuk melaksanakan.

Di samping itu, pekerjaan anda yang belum selesai apabila ditugaskan kepada rakan sekerja anda menaruh beban kerja mereka kerana mereka sudah mempunyai pekerjaan yang memerlukan kerja selama empat puluh jam seminggu. Ini tidak adil dan kami tidak akan bertolak ansur dengan kesan negatif ini di tempat kerja mulai sekarang.

Kami perlu melihat peningkatan segera dalam kehadiran anda atau kami akan menamatkan pekerjaan anda. Ini bermakna anda mesti menghadiri kerja lima hari seminggu. Jika anda gagal menghadiri kerja lima hari seminggu, anda tidak dapat memenuhi matlamat yang anda telah bekerja.

Dasar masa lapang standard kami memberi anda enam hari sakit berbayar dan dua hari cuti peribadi yang anda mesti gunakan selama setahun. Anda mesti memohon hari cuti terlebih dahulu.

Anda telah menggunakan empat hari sakit anda dan semua hari peribadi anda dengan ketidakhadiran semasa anda. Kami tidak bercadang untuk memberi lebih banyak masa kepada anda. Ini meninggalkan anda dengan hanya dua hari sakit dan masa bercuti anda dibayar yang anda mesti meminta terlebih dahulu.

Sekiranya anda mempunyai ketiadaan yang melebihi masa berbayar anda, kami akan menamatkan pekerjaan anda. Kami berharap anda memahami sejauh mana anda akan kehilangan pekerjaan anda. Anda tidak akan menerima amaran lagi.

Salam, Mary Wilmont, Pengurus

Thomas Kredence, Pengarah Sumber Manusia

Lihat sampel penerimaan resit untuk panduan mengenai bagaimana seorang pekerja yang menerima teguran mempunyai hak untuk bertindak balas.

Adakah anda menikmati artikel ini? Anda akan ingin mendaftar untuk surat berita HR percuma sekarang kerana anda ingin membaca semua artikel baru sebaik sahaja ia tersedia.

Contoh surat teguran

• Sampel Surat Keterangan: Pengecualian Pengurusan
• Sampel Bertulis Bertulis: Kehadiran

Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, walaupun berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh penonton di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan daripada sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk memastikan penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.