10 Tabiat Pengurus Projek yang Berjaya

Mengapa pengurus projek tertentu membawa projek mereka tepat pada masanya, pada belanjawan dan dengan pelanggan yang berpuas hati sementara yang lain mempunyai masa yang sukar? Mari kita lihat sepuluh tabiat yang berkongsi pengurus projek yang sangat berjaya untuk mengetahui.

Tabiat ini sering disebutkan dalam penilaian prestasi dan tinjauan akhir projek di mana pelanggan, pasukan atau penaja menawarkan maklum balas kepada pengurus projek.

Anda tidak perlu mempunyai sepuluh tahun pengalaman untuk berjaya berjaya setiap kali. Dengan mengubah kebiasaan anda dan menyikat kemahiran anda, anda secara drastik boleh meningkatkan peluang projek anda menjadi berjaya dan memberi anda masa yang kurang tertekan di tempat kerja.

Menggunakan Pasukan Kanan

Pengurus projek yang paling berkesan dan berjaya mengetahui keupayaan ahli pasukan mereka. Ini bermakna mereka boleh memperuntukkan kerja yang tepat kepada orang yang betul.

Menggunakan sumber yang salah pada tugas boleh menyebabkan ia mengambil masa lebih lama atau kurang dilakukan. Ia membantu mengetahui kelebihan dan kelemahan individu yang bekerja dengan anda supaya anda boleh mengagihkan mereka dengan baik untuk tugas-tugas projek.

Mengurus Isu Projek

Semua projek melanda isu dari semasa ke semasa. Pengurus projek yang berjaya tidak membiarkannya bimbang. Mereka tahu proses pengurusan isu dan juga cara terbaik menangani masalah ketika mereka muncul.

Anda juga boleh melakukannya. Sebaik sahaja anda mengetahui cara menilai isu projek, anda akan mendapati bahawa pengurusan isu menjadi tabiat mudah untuk dimasukkan ke dalam rutin mingguan anda. Luangkan masa untuk melengkapkan log isu anda setiap minggu, dan anda akan mendapati bahawa ia adalah tugas mudah untuk tetap berada di atas masalah pengurusan.

Mengatasi Perubahan

Projek-projek direka bentuk untuk mengubah sesuatu, tetapi jenis perubahan yang berlaku kepada orang lain! Sukar untuk menguruskan perubahan yang ditujukan tepat pada pasukan projek, menjejaskan jadual projek terperinci dan mewujudkan kerja baru dan tumpukan keseluruhan kemas kini dokumentasi.

Pengurus projek yang berjaya mempunyai proses pengurusan perubahan yang mereka ikuti. Mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan menjadikannya lebih mudah untuk mengubah tindakan ke dalam tabiat kerana ia berstruktur dan berulang.

Proses pengurusan perubahan kelihatan seperti ini:

• Terima maklumat mengenai perubahan itu.
• Menilai perubahan itu.
• Menentukan berapa banyak kerja yang akan dilakukan untuk melakukan perubahan.
• Sediakan cadangan mengenai sama ada ia layak diteruskan.

Sebaik sahaja anda telah menyediakan cadangan, tanyakan kepada penaja anda untuk mendapatkan keputusan daripada sama ada anda perlu menggabungkan perubahan atau tidak. Anda boleh meluluskan beberapa perubahan kecil selagi mereka berada dalam tahap perakuan dan kuasa anda. Pengurus projek yang berjaya tahu bahawa menghadapi perubahan adalah sebahagian daripada pekerjaan dan mereka mempunyai rancangan untuk menangani mereka ketika dan ketika mereka muncul.

Menguruskan Kos Projek

Kemungkinan besar projek anda akan menanggung kos, walaupun anda tidak mempunyai kawalan penuh ke atas dompet anda sendiri. Mampu mengurus unsur-unsur kewangan dalam kawalan anda harus menjadi kebiasaan. Sekiranya anda tidak mendekatinya dengan kerap dan rutin, anda akan mendapati pekerjaan itu menjadi sangat mustahil untuk dilakukan dengan baik.

Pengurus projek yang hebat tetap berada di atas perbelanjaan dengan sistem pemfailan yang berfungsi untuk invois, petikan, dan anggaran. Masuk ke dalam kebiasaan menggunakan perisian belanjawan anda (walaupun itu hanya spreadsheet).

Anda tidak dapat menguruskan kos projek anda sehingga anda mempunyai rencana tentang apa yang akan anda belanjakan. Bacalah ini tentang cara membuat anggaran projek supaya anda dapat memulakannya.

Kerja dalam kumpulan

Pasukan projek mungkin tidak berfungsi secara langsung untuk anda. Oleh itu, mengapa membina sebahagian daripada tabiat pengurus projek yang berjaya? Ini kerana anda memerlukan pasukan anda untuk bekerjasama dengan berkesan dan anda memerlukan individu yang terlibat dalam projek ini dengan cepat sampai ke titik di mana mereka mempercayai satu sama lain. Anda mendapat itu melalui membina pasukan. Berhati-hati untuk situasi di mana pasukan anda terjatuh. Tingkah laku buli, khususnya, tidak boleh diterima.

Memahami Proses

Kebiasaan keenam pengurus projek yang sangat berjaya ialah mereka memahami proses-proses yang wujud dalam lingkungan kawalan mereka. Ini bermakna mereka tahu prosedur kerja yang perlu dipatuhi. Mereka tidak membuang masa untuk mencuba bagaimana menulis kes perniagaan kerana mereka tahu ada prosedur untuk itu dan mereka boleh mengikuti langkah-langkahnya.

Pengurus projek yang paling berjaya bukan hamba untuk memproses. Mereka tahu apabila perkara yang betul untuk dilakukan adalah mengikuti proses. Mereka tahu bila lebih baik untuk tweak sedikit untuk membuat tugas keseluruhan lebih mudah untuk semua orang. Satu contohnya ialah membuang birokrasi dari satu projek kecil dengan menyesuaikan proses-proses yang sewajarnya.

Mengemas kini Jadual

Jadual projek tidak boleh ditinggalkan. Pengurus projek yang paling berjaya akan menjadikannya tabiat untuk sentiasa menyemak jadual mereka untuk ketepatan dan mengemas kini mereka.

Terdapat banyak cara untuk menjejaki kemajuan projek anda. Yang paling penting ialah anda melakukannya. Sekiranya anda berjuang untuk membuat kebiasaan anda sendiri, maka papankan pertemuan ringkas di buku harian anda dengan diri anda dan jadual anda sekali seminggu. Gunakan masa yang sama setiap minggu dan mengambil masa 30 minit untuk menyemak di mana anda berada dan di mana anda perlu. Buat pindaan yang diperlukan, beritahu pasukan dan teruskan dengan projek itu.

Jika perubahan jadual anda mempunyai kesan pada tarikh tamat untuk projek atau pada tarikh penghantaran untuk tonggak utama, maka berbincang dengan penaja anda. Anda tidak boleh mengubah asas pelan asas anda tanpa melalui proses kelulusan rasmi.

Menguruskan Risiko Projek

Mengetahui apa yang perlu dimasukkan dalam daftar risiko anda adalah satu perkara, namun lazimnya mengkaji semula dan bertindak atas risiko yang dibangkitkan adalah sesuatu yang berbeza. Tidak cukup untuk menggunakan permulaan projek anda untuk mengenal pasti risiko dan kemudian tidak memikirkannya lagi. Pengurusan risiko perlu menjadi sebahagian daripada tabiat projek anda kerana tanpa itu, anda akan mendapati bahawa risiko menjadi isu dan menimbulkan masalah untuk anda.

Ia adalah satu lagi bidang di mana proses standard dan menempah slot biasa untuk melakukan kajian risiko boleh membantu. Anda boleh memasukkannya sebagai sebahagian daripada mesyuarat pasukan anda. Jadikan tabiat untuk mengkaji semula risiko anda dengan pasukan, tutup mana-mana yang tidak lagi ancaman dan tindakan pelan bagi orang-orang yang anda ingin tolak.

Masa Penjejakan

Pengurus projek tahu banyak mengenai pengurusan masa projek, tetapi itu cenderung berada dalam domain penjadualan dan perancangan. Apa yang kita bicarakan adalah pengesanan masa secara lebih kerap, setiap hari. Kita bercakap tentang masa-masa.

Pasukan projek selalunya tidak berminat untuk menggunakan timeheets jika mereka tidak melakukannya sebelum ini. Banyak alat perisian pengurusan projek mempunyai pengesanan masa yang wujud dalam produk. Itu boleh menjadikannya lebih mudah untuk memperkenalkan penjejakan beralih ke masa sebagai satu pasukan.

Sama ada atau tidak anda menjejaki masa pasukan anda (yang disyorkan) adalah penting bahawa anda tahu di mana masa anda sendiri dalam sehari. Anda harus membuat tabiat untuk menyimpan nota bagaimana anda menghabiskan masa anda. Ia akan membantu anda memahami sama ada anda menghabiskan masa dalam tugas projek keutamaan. Anda mungkin berfikir bahawa anda, tetapi anda? Waktu rakaman atau rakaman masa beberapa bentuk akan membantu, walaupun hanya satu jam log di notepad.

Menyampaikan Perubahan Perniagaan

Akhirnya, tabiat yang menjadikan pengurus projek paling berjaya adalah kemampuan mereka untuk menyamakan output projek dengan hasil perniagaan. Sekiranya pengguna tidak menggunakan produk anda atau perisian tersebut tidak lama lagi atau pelanggan tidak hairan kerana anda kemudian projek anda telah membuang masa.

Pasukan projek yang paling berjaya memastikan bahawa mereka tahu apa hasil perniagaan yang mereka targetkan. Mereka membina penyelesaian yang menyampaikan perubahan perniagaan itu dengan cara yang mampan. Apa yang mereka berikan ketika projek berakhir sepenuhnya digunakan dan benar-benar diterima pakai oleh pelanggan. Ia berjaya kerana ia telah dibina untuk menjadi kejayaan dari awal.

Memahami objektif perniagaan adalah kriteria utama bagi mana-mana pengurus projek yang ingin memberi kesan kepada pelanggan dan pihak berkepentingan. Jika anda dapat menunjukkan bahawa anda telah menyampaikan sesuatu yang bernilai, maka mudah untuk menunjukkan kesan yang anda ada dan nilai yang anda bawa ke syarikat.

Sudah menjadi kebiasaan untuk meminta pihak berkepentingan anda apa nilai perniagaan yang mereka harapkan dan bagaimana mereka mahu menggunakan apa sahaja yang projek anda menyampaikan kepada mereka. Bercakap kepada mereka tentang bagaimana mereka menentukan kejayaan. Anda boleh membina ini menjadi proses berulang pada permulaan setiap projek.