Toolkit Evaluasi Sistem Pelacakan Pemohon

Mencari sistem pengesan pemohon yang memenuhi semua keperluan organisasi anda boleh menjadi tugas yang amat menggembirakan. Ia boleh menjadi satu cabaran walaupun mengetahui di mana untuk bermula apabila mempertimbangkan sistem pengesan pemohon dan bagaimana membandingkan setiap penyelesaian.

Di sini anda akan menemui bidang penting untuk menyiasat, soalan untuk bertanya dan tindak balas untuk menganalisis semasa proses penilaian sistem pemantauan pemohon. Maklumat ini akan membimbing syarikat anda untuk mencari sistem pengesan pemohon yang sesuai untuk memenuhi keperluan anda.

Kenal pasti Pemuat keputusan Sistem Pelacak Pemohon

Sebuah syarikat mesti mengatur sendiri secara dalaman sebelum memulakan proses penilaian sistem pemantauan pemohon. Apabila bersedia untuk menilai sistem pengesan pemohon, adalah penting untuk membentuk kerjasama pihak berkepentingan dan memberi masa pembuat keputusan untuk mencapai keputusan yang dimaklumkan.

Jawatankuasa pemilihan anda harus bersedia untuk menilai kekuatan dan kelemahan setiap vendor sistem penjejakan pemohon. Jawatankuasa pemilihan hendaklah termasuk ahli-ahli ini.

• Pemilihan Eksekutif: Ini biasanya merupakan Naib Presiden Kanan (SVP) atau Naib Presiden (VP) Sumber Manusia yang dapat memberi kuasa kepada ahli jawatankuasa lain dengan arahan dan visi yang jelas. Orang itu juga harus mempunyai keupayaan untuk menerangkan pemilihan vendor dari segi Pulangan Pelaburan (ROI) kepada rakan-rakannya.
• Pengurus Pemilihan: Orang ini mesti mempunyai pemahaman penuh tentang proses pengambilan pekerja dan titik kesakitan syarikat untuk mencipta taktik carian dan pemilihan yang betul.
• Ahli Jawatankuasa: Untuk memastikan suara pengguna diwakili dan bahawa penggunaan yang berjaya penyelesaian yang dipilih akan berlaku.

• Penyumbang Jawatankuasa: Ini adalah ahli dari jabatan lain yang memberi input tambahan kepada proses pemilihan sistem pengesan pemohon. Mereka yang mempunyai kepakaran kewangan boleh memberikan input mengenai kestabilan kewangan vendor atau membandingkan jumlah kos setiap sistem pelacak pemohon berhubung dengan anggaran projek. Penyumbang IT boleh mendidik ahli jawatankuasa mengenai keupayaan teknikal sistem pelacak pemohon dan membantu membandingkan setiap penyelesaian kepada sistem semasa anda.

  Ahli Jawatankuasa mestilah orang yang dapat mengenali nilai alat teknologi, pengoptimuman proses, dan perkhidmatan pelanggan kerana ia berkaitan dengan visi korporat anda tentang pengurusan bakat.

Dokumen Proses Pengambilan Semasa Anda

Setelah anda mengumpulkan jawatankuasa pemilihan sistem pelacakan pemohon anda, tugasan pertama anda adalah untuk membuat dokumen yang menjejaki proses perolehan pekerja, proses pengambilan pekerja anda, dan peranan pengurus pengambilan, perekrut, dan calon untuk menyiapkan sewa. Kemudian jawatankuasa anda harus membincangkan mengapa setiap langkah diperlukan dan apa yang akan berlaku jika ia dihapuskan.

Memudahkan proses pengambilan pekerja anda dan pastikan setiap langkah benar-benar menambah nilai dan membantu anda menghasilkan pekerja yang berkualiti. Ini akan membolehkan jawatankuasa anda untuk membandingkan keperluan proses pengambilan pekerja anda dengan keupayaan setiap sistem pengesan pemohon. Penilaian ini adalah peluang yang baik untuk mengetahui tentang amalan terbaik dalam menyewa dan mengkaji semula dan mengoptimumkan proses pengambilan semasa anda.

Kenal pasti Keperluan untuk Sistem Pelacak Pemohon Anda

Sekarang bahawa anda telah mengenal pasti proses pengambilan syarikat anda dengan jelas, jawatankuasa anda bersedia sepenuhnya untuk mengenal pasti keperluan syarikat anda untuk sistem pengesan pemohon. Ingat bahawa anda ingin jawapan yang jelas kepada soalan-soalan berikut:

• Kenapa anda membeli sistem pengesan pemohon ini?
• Adakah proses pengambilan semasa anda sejajar dengan matlamat syarikat anda?

Menjaga soalan-soalan ini dalam minda akan membantu jawatankuasa anda membuat kes yang kuat untuk membeli penyelesaian penjejakan pemohon. Agar sistem pengesan pemohon anda memilih untuk mempunyai sambungan yang kukuh kepada ROI, jawatankuasa anda mesti membuat harapan yang jelas tentang apa yang anda mahu dalam sistem pengesan pemohon.

Sistem pengesan pemohon anda harus membina hubungan yang lebih baik antara perekrut dan pengambilan pengurus, memperkemaskan proses penciptaan permintaan dan proses kelulusan anda, dan meningkatkan kualiti penggajian anda. Sistem pengesan pemohon anda harus menyelaraskan usaha pengambilan profesional Sumber Manusia melalui automasi, mewujudkan proses penyewaan yang lebih cekap dan kos efektif. Ini adalah masa yang sesuai untuk menangani cabaran HR yang biasa, seperti:

• Jumlah resume yang tinggi tanpa cara yang berkesan untuk menerima, mengkaji semula dan mengurus.
• Jumlah pekerjaan yang tinggi dengan komunikasi dalaman rumit.
• Ketidakupayaan untuk mengakses maklumat dengan cepat dan melaporkan semua metrik pengambilan.
• Kehilangan pemohon yang berkelayakan kerana menyimpan resit secara tidak senonoh.
• Pendigaran usaha merekrut antara pelbagai pejabat cawangan dan bahagian tempatan atau luar negara.
• Perbelanjaan penyelenggaraan dan sokongan IT yang berlebihan dengan teknologi homegrown.
• Penjejakan data EEO-OFCCP yang tidak berkesan.

• Berjuang untuk mendapatkan perhatian yang sewajarnya dari IT untuk peningkatan dan penambahbaikan teknologi.

Juga, ambil peluang ini untuk mempertimbangkan nilai penambahbaikan dari proses dan teknologi baru seperti:

• mengelakkan menggunakan modul yang berlainan,
• meningkatkan komunikasi, dan
• menangani isu global.

Untuk memastikan ini dapat diurus, anda perlu mengenal pasti penting "mesti ada" untuk menghapuskan vendor yang tidak layak. Contohnya, sebagai faktor asas, jawatankuasa anda boleh memutuskan bahawa anda hanya akan mempertimbangkan vendor yang menyediakan penyelesaian berasaskan Web berbanding dengan sistem yang dipasang, kerana penyelesaian dihoskan menghilangkan beban pada pasukan TI anda.

Kenal pasti Keperluan untuk Sistem Pelacak Pemohon Anda

Mengenal pasti matlamat perniagaan yang jelas akan menghubungkan keutamaan anda dengan keperluan anda. Adalah penting bahawa jawatankuasa anda tetap fokus pada keperluan sistem awalnya. Jawatankuasa ini harus mengelak daripada terganggu oleh unsur-unsur sistem yang tidak selaras dengan keutamaan syarikat anda. Anda telah mengenal pasti matlamat perniagaan penting dan keperluan utama untuk dipertimbangkan ketika membentuk objektif anda sendiri.

Keperluan Utama untuk Pertimbangkan dalam Sistem Pelacak Pemohon

• Kecekapan proses: memusatkan proses boleh meningkatkan pelbagai tugas termasuk, tetapi tidak terhad kepada, requisisi pekerjaan, pengesanan, pengurusan program rujukan dan pemindahan pekerja.
• Membenarkan calon dengan cepat dan mudah memohon kepada organisasi anda untuk gaji dan sewa setiap jam tanpa melalui banyak halaman soalan.
• Boleh memudahkan pengambilan volume tinggi sementara baki kos efektif.
• Penyelesaian yang boleh dikonfigurasi, berskala yang boleh dikonfigurasikan kepada proses pengurusan pengambilan kami yang unik dan mampu menampung keperluan kami yang semakin berkembang apabila organisasi kami berkembang atau proses kami berubah.
• Keupayaan pelaporan yang lebih baik: banyak organisasi dicabar dengan menentukan jumlah mereka menghabiskan pada vendor, sumber, dan membandingkan metrik. Menyelaras melalui satu sumber akan membolehkan pelaporan terpusat yang tepat.
• Membenarkan perekrut mencari pangkalan data mengenai semua maklumat, dan dengan parameter tertentu.
• Termasuk Pusat Pelaporan yang membolehkan pengguna menjalankan laporan ad-hoc dan menyelamatkan kriteria untuk kegunaan masa depan, serta menjalankan laporan standard industri, termasuk kos setiap perjawatan, masa untuk mengisi, keberkesanan sumber dan banyak lagi.

Bina Identiti dan Kesedaran Jenama

• Mewujudkan hubungan antara pemohon dan pengalaman pekerjaan yang positif akan mengiktiraf jenama. Jenama yang kuat boleh menjana kepercayaan yang akan mendorong trafik pemohon dan meningkatkan lagi bakat anda.
• Laman web Pusat Kerjaya Branded boleh diakses melalui laman web syarikat anda.
• Membolehkan para perekrut untuk menyiarkan maklumat kerjaya dengan mudah ke laman web syarikat.
• Menyediakan keupayaan berbilang bahasa untuk sokongan global.
• EEO / AAP Compliant.
• Keupayaan untuk mengekalkan ukuran tepat maklumat sedemikian akan mematuhi peraturan persekutuan dan mengelakkan sebarang tindakan undang-undang terhadap organisasi. Ia juga akan membantu menubuhkan kualiti pemohon.
• Mampu menangkap, menjejak, dan melaporkan data EEO secara sukarela, selagi mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh EEO / OFCCP.
• Mampu calon pra-pemeriksaan dengan soalan penghapusan untuk menunjukkan mereka yang memenuhi kelayakan asas untuk kedudukan tersebut.
• Komunikasi yang lebih baik.
• Menetapkan persekitaran yang berkesan memaklumkan, akan menyatukan semua pengguna dan menyelaraskan operasi organisasi.
• Termasuk Pusat Komunikasi untuk memudahkan komunikasi di kalangan perekrut, mengupah pengurus, dan calon. Juga membolehkan pengguna menjadualkan pelantikan, nota cuti dan maklum balas temuduga, untuk menghantar mesej massa, dan memberi respons auto kepada pemohon apabila menerima resume.

Sokongan Pelanggan untuk Sistem Pelacak Pemohon

• Penggunaan pengguna sepenuhnya bergantung pada tahap sokongan pelanggan yang disediakan oleh vendor semasa dan selepas pelaksanaan.
• Pasukan sokongan yang sedia ada, didedikasikan untuk menguruskan syarikat dan isu pengguna semasa menggunakan amalan terbaik industri.
• Tahap sokongan tertinggi yang tersedia tanpa caj kepada syarikat anda.

Penilaian Pengendali Sistem Pemohon

Adalah disyorkan agar anda meminta Permintaan Cadangan (RFP) daripada vendor yang berpotensi yang telah diputuskan oleh jawatankuasa anda. Ini adalah peluang anda untuk mendapatkan penjelasan tentang topik apa pun untuk membantu jawatankuasa anda menentukan sama ada perisian pengesan pemohon boleh melakukan kerja yang diperlukan. Jawatankuasa anda harus mempertimbangkan isu utama berikut untuk membuat RFP yang berkesan:

• Adakah sistem ini menyokong kebimbangan utama jawatankuasa anda? Hubungan ini ke bahagian sebelumnya dalam proses penilaian; anda mesti tahu proses anda sepenuhnya sebelum anda dapat menentukan ciri-ciri yang anda perlukan. Jawatankuasa anda tidak boleh terganggu dengan penyelesaian yang mungkin menawarkan fungsi yang bukan keutamaan anda. Walaupun mereka mungkin kelihatan menarik, banyak ciri dan fungsi yang mencolok tidak akan mewujudkan sebarang nilai untuk organisasi anda jika mereka tidak akan diterima pakai oleh pengguna anda.
• Adakah vendor memasang sistem dalam organisasi yang lain dengan saiz yang sama?
• Jawatankuasa anda harus mempunyai akses kepada rujukan yang dapat memberi anda gambaran mengenai isu-isu seperti kepuasan pelanggan dan tindak lanjut proses pelaksanaan, dan yuran tersembunyi. Ingat, ciri-ciri tidak bernilai tanpa penggunaan pengguna yang kuat.
• Apakah proses pelaksanaan yang diperlukan? Mempunyai kadar penerimaan yang berjaya bermula dengan pelaksanaan yang betul. Anda ingin memastikan vendor pilihan anda tidak meninggalkan pengguna anda tanpa latihan yang betul dan sokongan berterusan. Pelaksanaan ini harus dipusatkan pada proses pengambilan organisasi anda, tidak belajar bagaimana untuk menampung sistem mereka.

  Anda tidak sepatutnya merasa bahawa program pelaksanaan anda akan meninggalkan anda merasa hilang dan tidak pasti kemampuan vendor. Semasa proses penilaian, jawatankuasa anda harus mempunyai tanggapan bahawa, berdasarkan keutamaan jabatan anda dan matlamat perniagaan, pelaksanaan anda akan mewujudkan landasan yang kukuh untuk perkongsian yang panjang dengan penyedia sistem pengesan pemohon anda. Ingat bahawa penggunaan pengguna yang tinggi kepada sistem pengesan pemohon akan menjana ROI yang lebih tinggi.

Lebih Banyak Mengenai Sistem Penjejakan Pelamar Penilaian Penjual

• Apakah visi dan strategi pertumbuhan vendor? Penjual mesti menunjukkan kepimpinan dan pandangan ke hadapan sebagai pemimpin pasaran. Untuk membentangkan penyelesaian yang komprehensif, vendor perlu mengambil kira keperluan khusus anda dan bersedia untuk perubahan dan pertumbuhan pada masa akan datang.
• Tentukan sama ada penyelesaian ini menyumbang kepada pelan perniagaan anda secara keseluruhan? Pada akhirnya, Eksekutif Pemilihan mungkin perlu memaparkan ROI yang dijangka untuk membuat kes yang kuat untuk penyelesaiannya.

  Eksekutif Pemilihan mesti mencari penjimatan mengenai perkara-perkara seperti pengiklanan pengambilan, nilai pekerja penggunaan firma carian, dan pengoptimuman proses yang disediakan oleh vendor. Syarikat juga harus menjimatkan pengekalan pekerja dan kualiti calon. Ia boleh menjadi sangat menggalakkan untuk membuat dokumen penyelidikan terperinci lengkap yang akan merangkumi semua topik yang diperlukan untuk menilai sistem pengesan pemohon.

• Di luar ciri dan fungsi, jawatankuasa anda pasti akan membincangkan keupayaan vendor untuk berkhidmat sebagai rakan kongsi jangka panjang kepada organisasi anda. Oleh kerana jawatankuasa anda menjalankan proses penilaian penjualnya, anda pasti akan mempertimbangkan faktor seperti:
• Kestabilan kewangan: Mengendalikan usaha wajar terhadap penyata kewangan semua bakal penjual yang sedang dikaji semula. Anda akan mendapati ini adalah topik yang sempurna di mana penyumbang jawatankuasa kewangan anda boleh membimbing anda.
• Qualities of Strategic Partners: Untuk menawarkan penyelesaian lengkap sesetengah vendor akan bekerjasama dengan syarikat perkhidmatan lain untuk menawarkan pelanggan perkhidmatan mereka yang lebih komprehensif. Jawatankuasa anda harus sedar tentang mana-mana perkongsian yang terlibat dengan vendor yang bersaing. Maklumat ini dapat memberikan gambaran mengenai perkongsian mungkin antara syarikat anda dan vendor.
• Keupayaan Pengambilan: Terlepas dari saiz syarikat anda, anda perlu memastikan bahawa vendor mempunyai kemampuan untuk menyokong kitaran hayat pekerja penuh, dari pengesan pemohon, onboarding, perancangan penggantian ke luar pesisir. Ini akan menghalang syarikat anda berkembang dari penyelesaiannya, yang mungkin mengakibatkan kemelesetan, penilaian baru, dan bayaran pelaksanaan yang mahal.
• Pembangunan Produk Masa Depan: Pastikan vendor menyampaikan pemahaman yang kuat tentang cabaran yang dihadapi oleh pengambilan sekarang dan pada masa akan datang. Penjual yang anda pilih mestilah pada nadi teknologi dan berita industri untuk menyesuaikan diri dengan keperluan anda yang berubah-ubah dan pastikan konfigurasi penyelesaian digunakan untuk potensi sepenuhnya.
• Integrasi dengan HRIS: Walaupun anda mungkin mahukan penyumbang jawatankuasa IT anda untuk memberi input mengenai perkara ini, ia tidak sepatutnya mempengaruhi jawatankuasa anda untuk menggunakan sistem pengesan pemohon yang tidak akan dapat memenuhi sepenuhnya jabatan. Mana-mana penjual yang patut dipertimbangkan perlu memberikan keupayaan untuk memindahkan maklumat penting dari sistem ke dalam sistem HRIS anda dengan kesukaran yang minimum.

Ringkasan Pemilihan Penjual untuk Sistem Penjejakan Pemohon

Tempoh masa untuk proses pemilihan vendor untuk sistem pengesan pemohon boleh berkisar dari satu hingga enam bulan atau lebih untuk diselesaikan. Berikut adalah jadual cadangan yang akan membolehkan jawatankuasa anda memproses tempoh masa untuk proses pemilihan vendor untuk sistem pengesan pemohon.

Sila ambil perhatian bahawa ini adalah tertakluk kepada perubahan berdasarkan tarikh pelaksanaan pilihan.

Garis Masa untuk Pemilihan Penjual Anda untuk Sistem Penjejak Pemohon

• Borang jawatankuasa pemilihan - 1 minggu
• Kenal pasti keperluan syarikat - 1 hingga 2 minggu

Objektif menilai vendor terhadap keperluan syarikat yang dikenalpasti dengan proses berikut:

1. Buat senarai panjang vendor yang mungkin - 1 minggu
2. Meminta RFP untuk memberikan penjelasan tentang topik atau kebimbangan apa-apa - 4 minggu
3. Buat senarai pendek menggunakan kriteria penilaian utama anda - 1 hingga 2 minggu
4. Muktamadkan vendor - 3 hingga 6 minggu
5. Menunjukkan pelbagai sistem - secepat mungkin
6. Pembentangan jualan - secepat mungkin
7. Lawatan tapak - seperti yang diperlukan

Perlu diingat bahawa matlamat utama sistem pengesan pemohon adalah untuk memberdayakan pengguna anda. Ahli Jawatankuasa harus dapat mengenali dan meletakkan nilai berdasarkan alat teknologi, pengoptimuman proses, penglihatan syarikat, dan sokongan pelanggan agar dapat memperkecilkan vendor secara strategik ke dalam senarai pendek kemungkinan sebenar.

Kemungkinan bahawa senarai pendek anda mungkin tidak mempunyai banyak perbezaan fungsi yang membezakan; oleh itu, penting untuk memastikan unsur-unsur yang kurang ketara dalam penjual itu dalam fikiran.

Jawatankuasa anda harus mencari sumber maklumat seperti laman web vendor, kumpulan berita, portal Sumber Manusia, dan tradeshows. Berhubung dengan rakan sekerja di syarikat lain yang sama saiz, keperluan, dan industri untuk belajar dari pengalaman mereka.

Berpartner dengan vendor yang berorientasikan perkhidmatan yang paling sesuai dengan visi dan matlamat organisasi anda untuk masa depan akan membuktikan tidak ternilai bagi semua pemain utama dalam penilaian, pemilihan, dan pelaksanaan sistem pemantauan pemohon anda.

Lebih Lanjut Mengenai Pengambilan dan Menyewa

• Merekrut Bintang: Sepuluh Cara Teratas untuk Dapatkan Calon Besar.
• Gunakan LinkedIn untuk Perekrut Pekerja.