Mengapa Komunikasi Penting dalam Pengurusan Perubahan

Anda tidak boleh berkomunikasi apabila anda meminta organisasi anda berubah. Setiap eksekutif yang berjaya yang telah membawa usaha pengurusan perubahan yang berjaya menyatakan keperluan untuk lebih berkomunikasi semasa pengalaman berubah dan membuat pernyataan ini dilihat semula.

Tiada organisasi wujud di mana pekerja benar-benar gembira dengan komunikasi. Komunikasi adalah salah satu isu yang paling sukar dalam organisasi. Ia adalah kawasan yang paling sering dikeluhkan oleh pekerja semasa perubahan organisasi dan operasi harian. Sebabnya?

Komunikasi yang berkesan memerlukan empat komponen yang saling berinteraksi dengan sempurna untuk mewujudkan makna yang dikongsi, definisi komunikasi yang kegemaran.

• Individu yang menghantar mesej mesti menyampaikan mesej dengan jelas dan terperinci, dan memancarkan integriti dan keasliannya.
• Orang yang menerima mesej mesti membuat keputusan untuk mendengar, bertanya soalan untuk kejelasan, dan mempercayai penghantar mesej.
• Kaedah penyampaian yang dipilih mestilah sesuai dengan keadaan dan keperluan kedua-dua penghantar dan penerima.
• Isi mesej itu harus bergema dan bersambung pada tahap tertentu dengan kepercayaan penerima yang telah dipegang. Ia mesti mengandungi maklumat yang ingin didengar oleh pekerja. Ia mesti menjawab soalan yang paling dihargai dan diberi perhatian oleh pekerja.

Dengan semua ini berlaku dalam komunikasi, ia adalah satu keajaiban bahawa organisasi pernah melakukannya dengan baik. Mujurlah, perubahan pengamal pengurusan telah menyediakan pelbagai saran tentang bagaimana untuk berkomunikasi dengan baik semasa perubahan organisasi.

Cadangan Mengenai Komunikasi untuk Pengurusan Perubahan Berkesan

Membangunkan rancangan komunikasi bertulis untuk memastikan bahawa semua perkara berikut berlaku dalam proses pengurusan perubahan anda.

• Berkomunikasi secara konsisten, kerap, dan melalui pelbagai saluran, termasuk bercakap, menulis, video, latihan, kumpulan fokus, papan buletin, intranet, dan banyak lagi mengenai perubahan.
• Berkomunikasi semua yang diketahui tentang perubahan, secepat maklumat tersedia. Jelaskan bahawa kecenderungan anda terhadap komunikasi segera, jadi beberapa butiran mungkin berubah pada suatu tarikh kemudian. Beritahu orang bahawa pilihan anda yang lain adalah untuk memegang semua komunikasi sehingga anda positif tentang keputusan, matlamat, dan kemajuan, yang membawa kesan buruk kepada pengurusan perubahan yang berkesan.

• Sediakan banyak masa untuk orang bertanya, meminta penjelasan dan memberi input. Jika anda pernah menjadi sebahagian daripada senario di mana seorang pemimpin menyampaikan perubahan kepada kumpulan besar melalui transparansi overhead dan kemudian melarikan diri, anda tahu berita buruk ini untuk integrasi perubahan. Orang mesti berasa terlibat dalam perubahan itu. Penglibatan mencipta komitmen-tidak ada yang lain yang penting semasa proses perubahan.
• Jelas berkomunikasi visi, misi, dan objektif usaha pengurusan perubahan. Bantu orang untuk memahami bagaimana perubahan ini akan memberi kesan kepada mereka secara peribadi. Jika anda tidak membantu dengan proses ini, orang akan membuat cerita mereka sendiri, biasanya lebih negatif daripada kebenaran.

• Kenali komunikasi sejati adalah perbualan. Ia adalah dua arah, dan perbincangan sebenar mesti dihasilkan. Ia bukan hanya persembahan.
• Pemimpin atau penaja perubahan perlu menghabiskan masa bercakap satu-satu atau dalam kumpulan kecil dengan orang-orang yang dijangka membuat perubahan.
• Berkomunikasi sebab-sebab perubahan sedemikian rupa sehingga orang memahami konteks, tujuan, dan keperluan. Pengamal telah memanggil ini "membina kerangka konsep yang tidak dapat diingati" dan "mewujudkan rangka kerja teori untuk menyokong perubahan tersebut."

• Sediakan jawapan kepada soalan sahaja jika anda tahu jawapannya. Para pemimpin memusnahkan kredibiliti mereka apabila mereka memberikan maklumat yang salah atau kelihatan tersandung atau menjual kembali apabila memberikan jawapan. Ia lebih baik untuk mengatakan anda tidak tahu dan bahawa anda akan cuba untuk mengetahui.
• Pemimpin perlu mendengar. Elakkan defensif, membuat alasan, dan jawapan yang diberikan dengan cepat. Bertindak dengan penuh keprihatinan.
• Buat pemimpin dan tukar penaja yang ada, setiap hari apabila mungkin, bergaul dengan orang lain di tempat kerja.
• Pegang bengkel interaktif dan forum di mana semua pekerja boleh meneroka perubahan bersama sambil belajar lebih banyak. Gunakan latihan sebagai satu bentuk komunikasi interaktif dan sebagai peluang bagi orang untuk meneroka perilaku dan idea baru mengenai perubahan dan perubahan pengurusan dengan selamat. Semua peringkat organisasi mesti mengambil bahagian dalam sesi yang sama.

• Komunikasi harus proaktif. Jika kilang khabar angin sudah beraksi, organisasi telah menunggu terlalu lama untuk berkomunikasi.
• Memberi peluang kepada orang untuk saling berkomunikasi antara satu sama lain, secara formal dan tidak rasmi, untuk berkongsi idea mengenai perubahan dan pengurusan perubahan.
• Semakan semula ukuran yang telah disediakan untuk mencatat kemajuan dalam pengurusan perubahan dan usaha perubahan.
• Mengumumkan ganjaran dan pengiktirafan untuk pendekatan positif dan pencapaian dalam perubahan dan pengurusan perubahan. Raikan setiap kemenangan kecil secara terbuka.