Menggunakan Milestones dalam Pengurusan Projek

Salah satu ciri yang mendefinisikan sesuatu projek ialah ia berpanjangan untuk jangka masa yang tetap. Itu boleh menjadi sesuatu dari beberapa minggu hingga beberapa tahun, dan dalam beberapa kes, untuk projek-projek pembinaan besar-besaran atau kerja-kerja awam, beberapa dekad.

Untuk menjejaki kemajuan di sepanjang jalan dan memastikan pencapaian utama dicapai mengikut garis masa, pengurus projek menggunakan tonggak.

Satu pencapaian projek adalah tugas dengan tempoh sifar yang menandakan pencapaian dalam projek. Mereka digunakan sebagai cara untuk menunjukkan pergerakan dan kemajuan maju dan menunjukkan kepada orang apa yang sedang berlaku, walaupun mereka tidak mempunyai pengetahuan terperinci tentang tugas-tugas yang terlibat untuk sampai ke sana. Sehubungan itu, mereka sangat berguna untuk komunikasi pihak berkepentingan dan menetapkan jangkaan.

Bila Menggunakan Pencapaian Projek

Pencapaian dalam pengurusan projek digunakan untuk menandakan:

• Permulaan fasa kerja yang penting
• Akhir fasa kerja yang penting
• Tarikh akhir
• Apabila keputusan penting dibuat
• Titik tetap lain dalam masa yang memerlukan panggilan secara khusus

Bagaimana Selalu Menentukan Pencapaian Dalam Rancangan Anda

Kursus latihan mungkin mencadangkan meletakkan tonggak dalam pelan anda kira-kira sekali sebulan.Ini baik dan peraturan yang baik, tetapi anda perlu menggunakan pertimbangan profesional anda. Beberapa bulan mungkin mempunyai banyak aktiviti dengan mesyuarat penting yang ditandakan sebagai tonggak, keputusan diambil dan penutupan satu fasa dan permulaan yang lain.

Dalam bulan-bulan lain, anda mungkin tertumpu pada pelaksanaan, dengan sangat sedikit, jika apa-apa, bahawa anda boleh menggantung peristiwa penting.

Untuk tujuan pelaporan, adalah berguna untuk mencipta satu sebab untuk mencapai peristiwa penting sekurang-kurangnya sekali dalam setiap kitaran pelaporan.

Bagaimana Pencapaian Diwujudkan pada Carta Gantt Anda

Pencapaian adalah salah satu komponen carta Gantt dan ditunjukkan pada carta sebagai berlian. Mereka tidak ditunjukkan sebagai tugas biasa kerana mereka mempunyai tempoh sifar: dengan kata lain, mereka tidak mengambil masa. Untuk tujuan perancangan pada carta Gantt, mereka hanya berlaku.

Jika anda tidak menggunakan carta Gantt, anda masih boleh menggunakan tonggak. Berikut adalah 5 alternatif untuk carta Gantt: anda masih boleh menggabungkan tonggak ke pelan anda menggunakan ini.

Sekiranya anda mahu kekal tersusun secara peribadi dan perisian pengurusan projek anda tidak terintegrasi sepenuhnya ke dalam kalendar anda, anda boleh menyalin dan menempelkan tarikh-tarikh penting ke dalam buku harian anda. Bergantung kepada bagaimana anda ingin bekerja, ini dapat mengingatkan anda tentang apa yang perlu datang.

Cara Nama Pencapaian

Pencapaian harus mempunyai keterangan yang jelas pada jadual projek anda, tetapi bukan satu yang membayangkan mereka adalah tugas. Jadi mereka tidak boleh dipanggil 'Dapatkan persetujuan untuk bergerak ke Fasa 2' tetapi 'Fasa 2 bermula'. Sekiranya anda ingin mencerminkan usaha untuk mendapatkan persetujuan untuk beralih ke Tahap 2, tambahkan tugas sebelum pencapaiannya.

Pencapaian harus menggambarkan titik pada masa yang mereka mewakili seperti ini:

• Fasa ujian selesai
• PID diluluskan
• Kontrak ditandatangani

Ramai pengurus projek memilih untuk mengetengahkan tonggak mereka untuk memudahkan rujukan juga. Jika anda menggunakan struktur kerosakan kerja, anda boleh menggunakan penomboran dari itu. Jika tidak, ianya baik untuk menggunakan M1, M2 dan sebagainya untuk menjelaskan perkara yang anda maksudkan. Struktur penamaan yang jelas menjadi lebih penting kerana bilangan tonggak meningkat, jadi fikirkan bagaimana anda akan melakukan ini jika projek anda berjalan selama beberapa bulan.

Bagaimana Mendapatkan Milestone Signed Off

Pencapaian merupakan sebahagian daripada jadual projek anda, jadi apabila jadwal anda adalah asas, anda harus mempertimbangkan pencapaian anda ditandatangani.

Jika anda perlu menukar tarikh pencapaian anda, maka anda harus menggunakan prosedur kawalan perubahan standard anda untuk membuat pelarasan pada pelan anda. Ini mungkin semudah mengobrol dengan penaja projek anda dan memberitahu mereka mengapa tarikh perlu berubah, atau sebagai formal sebagai menyusun jadual yang disyorkan baru dan membawanya ke jawatankuasa perancangan untuk disahkan.

Adalah lebih baik untuk menyelesaikan proses pencapaian penting anda, jika ada, sebelum perlu menggunakannya, supaya anda tidak membuang masa bila anda perlu membuat perubahan.

Menggunakan Milestones for Communication

Pencapaian berguna untuk komunikasi dan pelaporan kerana ia mewakili titik kawalan minimum dalam pelan tersebut. Dalam erti kata lain, jika anda mengeluarkan semua tugas lain, anda masih dapat melihat apa yang sedang berlaku dan memastikan projek itu bergerak ke hadapan dengan menggunakan tonggak utama sahaja.

Anda harus dapat menarik tonggak-tonggak dan meletakkannya pada papan pemuka atau laporan projek. Mereka harus menceritakan kisah projek itu secara terperinci cukup untuk memuaskan orang yang anda pelapor, biasanya penaja projek anda atau kumpulan eksekutif lain seperti kumpulan pemandu (atau lembaga projek). Setiap bulan, atau pada kekerapan pelaporan yang anda gunakan, anda boleh menunjukkan pencapaian yang dicapai.

Pelaporan terhadap pencapaian adalah agak mudah dan sering dilakukan sebagai jadual. Anda menyenaraikan penerangan penting, tarikh ia telah jatuh tempo dan tarikh ramalan baru. Apabila pencapaian dicapai dan boleh ditandakan sebagai lengkap, anda juga menambah tarikh tersebut. Mudah-mudahan, ia akan sama dengan tarikh yang diramalkan, tetapi projek tidak semestinya seperti itu.

Jadual seperti ini menjadikannya jelas apa yang telah siap dan yang luar biasa. Anda akan dapat merancang jawapan kepada soalan itu, "Mengapa kami tidak memukul tonggak itu?" Sebelum anda pergi dan berjumpa dengan penaja anda atau menghantar laporan.

Apabila pelan projek anda sangat panjang, dan anda mempunyai banyak tonggak, anda akan mendapati lebih mudah untuk mengakhiri pencapaian yang lengkap setiap kitaran pelaporan. Hanya laporkan tonggak utama yang akan datang atau siap pada bulan itu: bulan depan mengambil apa-apa yang selesai bulan lepas, supaya anda tidak selalu menambah panjang laporan dengan memberitahu orang tentang kerja yang mereka sudah tahu selesai.

Pencapaian adalah alat pengurusan projek yang sangat berguna untuk perancangan, penjadualan, dan pelaporan dan mereka mudah digunakan. Letakkan beberapa dalam pelan projek anda yang seterusnya, menjejaki mereka dan anda akan mendapati diri anda belajar frekuensi yang paling sesuai untuk anda.

Seperti segala-galanya dalam pengurusan projek, gunakannya secara fleksibel untuk menyampaikan hasil yang anda mahu, menggunakan petua dan garis panduan ini untuk memaklumkan keputusan anda sendiri.