Kepentingan Dokumentasi dalam Sumber Manusia

Dokumentasi adalah rekod acara pekerjaan bertulis dan tertahan. Rekod-rekod ini terdiri daripada unsur-unsur kerajaan dan undang-undang yang diamanahkan, dokumen-dokumen yang dikehendaki oleh dasar dan amalan syarikat, dokumen-dokumen yang dicadangkan oleh amalan sumber manusia yang terbaik, dan penyimpanan rekod rasmi dan tidak rasmi mengenai peristiwa pekerjaan.

Dokumentasi Mengenai Rekod Pekerjaan

Rekod dokumentasi pekerja adalah akaun bertulis tentang perbuatan, perbincangan, insiden pembinaan prestasi, menyaksikan pelanggaran dasar, tindakan disiplin, sumbangan positif, ganjaran dan pengiktirafan, penyiasatan, kegagalan untuk mencapai keperluan dan matlamat, penilaian prestasi, dan banyak lagi.

Mengekalkan rekod ini membolehkan majikan dan pekerja mengekalkan sejarah bertulis tentang kejadian dan perbincangan yang berlaku di sekitar acara tertentu. Dokumentasi hubungan pekerjaan menyediakan rekod bertulis yang mungkin diperlukan untuk menyokong tindakan seperti promosi pekerja, peningkatan gaji pekerja dan tindakan tatatertib-termasuk penamatan pekerjaan.

Dokumentasi tentang pekerja, apabila perlu, secara umumnya adalah positif dan negatif. Ia adalah faktual, tidak menghakimi. Ia menerangkan peristiwa-peristiwa seperti yang berlaku, bukan berdasarkan pendapat dan pemikiran yang ada pada peristiwa itu. Dokumentasi juga menerangkan tindakan yang diambil dalam contoh yang ketara seperti menyediakan pengiktirafan pekerja formal atau mengambil tindakan tatatertib.

Ingat, anda perlu membuat dokumentasi yang hampir sama apabila kejadian berlaku mungkin supaya rekodnya tepat pada masanya, terperinci dan tepat.

Dalam prosiding undang-undang, dokumentasi tentang prestasi masa lalu pekerja sering kritikal terhadap hasil majikan daripada peristiwa tersebut. Meletakkan gambaran yang saksama tentang prestasi pekerja tanpa memberi tumpuan sepenuhnya kepada kejadian negatif adalah matlamat.

Jenis Dokumentasi

Polisi, prosedur, buku panduan pekerja dan pelan pembangunan prestasi juga merupakan bentuk dokumentasi yang merekodkan kelakuan pekerja dan keperluan tempat kerja untuk mengekalkan tempat kerja yang teratur, adil di mana pekerja tahu apa yang diharapkan daripada mereka.

Rekod juga merupakan kenyataan bertulis tertuduh, penuduh dan saksi kepada peristiwa tempat kerja yang bermusuhan yang melibatkan salah laku pekerja seperti gangguan seksual.

Dokumentasi ini juga termasuk rekod tetap seperti permohonan pekerjaan yang ditandatangani, rujukan kerja bertulis, bahan permohonan seperti resume dan surat sampul, dan pemeriksaan latar belakang. Terlepas dari fail kakitangan, kertas kerja lain seperti borang I-9 (yang mengesahkan kelayakan pekerja untuk bekerja di A.S.) juga dikekalkan, seperti rekod perubatan, rekod FMLA dan sebagainya.

Dokumentasi juga mungkin tidak formal seperti rekod pengurus perbincangannya dengan seorang pekerja dalam tempoh satu tahun. Adalah penting agar pengurus mengekalkan dokumentasi ini pada semua ahli kakitangan pelapor mereka. Tiada pekerja harus dipilih kerana prestasi. Ini boleh ditafsirkan sebagai diskriminasi pada masa akan datang.

Dokumentasi mungkin formal dan disimpan dalam fail kakitangan pekerja. Pekerja dijangka menandatangani dokumentasi ini untuk mengakui bahawa mereka telah menerima satu salinan, dan telah mengkaji kandungan secara keseluruhannya. Nota: Tandatangan tidak menandakan perjanjian dengan penyataan dalam dokumentasi.

Penggunaan Dokumentasi

Dokumentasi kejadian kritikal, sama ada positif atau negatif, juga disyorkan supaya pengurus mempunyai rekod prestasi pekerja yang merangkumi tempoh masa.

Organisasi boleh menggunakan dokumentasi yang mereka simpan dengan cara lain. Ini mungkin termasuk prosedur, arahan kerja, dan arahan perisian komputer untuk menamakan beberapa, tetapi untuk tujuan fungsi sumber manusia, ini adalah kegunaan umum dokumentasi. Bahagian seterusnya menggariskan arahan mengenai cara mendokumenkan dengan sewajarnya.

Sampel Dokumentasi Prestasi

Dokumentasi tentang prestasi pekerja akan membolehkan anda mendisiplin, menamatkan, atau mempromosikan, memberi ganjaran, dan mengiktiraf pekerja secara adil. Tanpa dokumentasi, membuat kes bagi mana-mana tindakan ini sukar, dan berpotensi berisiko untuk majikan.

Majikan mesti mengelakkan sebarang tuduhan yang berpotensi mengenai rawatan diskriminasi pekerja. Semua undang-undang selain, majikan yang baik mahu mewujudkan persekitaran kerja yang adil, konsisten dan menyokong matlamat pekerja dan rancangan kerjaya.

Persekitaran ini disokong oleh dokumentasi profesional pengurus prestasi pekerja - kedua-dua tingkah laku dan tindak pidana yang memerlukan pembetulan atau pembaikan. Cara mendokumentasikan ini dibincangkan lebih awal secara terperinci. Keadaan berikut memberi anda lebih banyak contoh dokumentasi yang sesuai.

Mendokumentasikan Keterlaluan dan Ketidakhadiran

Salah:

Tanda biasanya terlambat untuk kerja. Mark terlepas kerja yang terlalu banyak.

Betul:

April 1: Mark memanggil sakit dan tidak lulus kerja selama lapan jam.

April 4: Mark tiba di tempat kerja pukul 10 pagi, dua jam lewat dari waktu permulaan yang dijadualkan.

6 April: Mark menjadualkan pelantikan doktor dan kemudian tinggal di rumah untuk memasang relau baru.

April 12: Mark dipanggil sakit dan tidak dapat lapan jam bekerja.

Mendokumentasikan Prestasi

Salah:

Mary tidak boleh dipercayai. Dia tidak pernah melakukan apa yang dia lakukan.

Betul:

2 Mei: Mary berjanji draf pertama cadangan produk akan tersedia untuk diperiksa pada mesyuarat mingguan hari ini. Mary tidak menghasilkan draf dokumen seperti yang dijangkakan. Berkata dia terlalu sibuk dan orang-orang yang memerlukan bantuannya tidak mendapat kembali dengannya.

Pengurus menjawab: Apa bantuan yang anda perlukan? Maklumat? Siapa yang tidak dapat kembali kepada anda dan apa yang anda perlukan daripada mereka?

Carl dan Michael perlu mengemaskini Mary mengenai kemajuan mereka.

Apa yang membuat anda sibuk sehingga anda tidak mempunyai masa untuk mengikuti komitmen anda? Membuat terlalu banyak komitmen dengan waktu terhad untuk memenuhinya.

Apa yang boleh saya lakukan untuk membantu anda?

Bilakah anda akan membuat draf dokumen tersedia untuk semakan?

Sampel-sampel ini memberikan gambaran keseluruhan mengenai dokumentasi yang berkesan seperti berbanding dokumentasi yang ditulis dengan tidak tepat. Ikut nasihat ini untuk memproses dasar, prestasi dan acara secara berkesan dan sah di tempat kerja anda.

Penafian

Maklumat yang diberikan, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh penonton di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan daripada sumber kerajaan, persekutuan atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.