Bagaimana Anda Berjaya Mengurus Projek?

Tahniah! Anda baru sahaja ditugaskan untuk projek baru yang penting. Jelas, bos anda menawarkan peluang ini sebagai undi keyakinan terhadap kemahiran anda. Dan semasa anda teruja, ini kali pertama anda bertanggungjawab untuk projek keseluruhan dan agak menakutkan

Beberapa soalan berjalan melalui fikiran anda:

• Bagaimana saya mulakan?
• Apakah langkah-langkah yang perlu untuk menggerakkan projek dari permulaan kepada penutupan?
• Bagaimanakah saya membina pasukan projek berprestasi tinggi?
• Siapa yang saya minta bantuan dalam proses ini? Adakah terdapat penaja eksekutif?

Petua-petua ini memberi tumpuan kepada membantu sesiapa yang baru untuk mengetuai inisiatif projek, jawatankuasa, atau pasukan untuk aktiviti yang unik kepada organisasi. Sama ada anda menganjurkan parti percutian atau memimpin inisiatif pembangunan produk baru, alat dan proses pengurusan projek wujud untuk menjadikan kebarangkalian kejayaan anda lebih tinggi.

5 Peringkat Proses Projek:

1. Inisiasi: menendang projek itu.
2. Perancangan: merancang semua kerja projek.
3. Pelaksanaan: sebenarnya melakukan kerja.
4. Menguruskan dan mengawal: semua kerja yang anda lakukan semasa projek untuk memantau kemajuan.
5. Penutupan: melengkapkan dan menyampaikan projek dan menangguhkan pasukan.

Langkah-langkah ini adalah sama untuk setiap projek.

13 Langkah Asas untuk Novice Projek:

1. Tentukan Skop:Langkah pertama dan paling penting dalam mana-mana projek adalah menentukan skop projek. Apa yang anda sepatutnya lakukan atau buat? Apakah objektif projek? Sama pentingnya ialah menentukan apa yang tidak termasuk dalam skop projek anda. Jika anda tidak mendapat definisi yang cukup dari atasan anda, jelaskan skop diri anda dan hantarkan kembali ke atas untuk pengesahan. Walaupun contohnya sedikit daripada topik perniagaan, kita semua boleh berkait dengan resepsi perkahwinan. Dalam merancang penerimaan majlis perkahwinan, anda mungkin mempunyai ruang lingkup anda: menyediakan majlis perkahwinan untuk 100 tetamu yang lengkap dengan makan malam, bar terbuka, kek perkahwinan dan band live untuk menari mengikut tarikh tertentu dengan kos tidak melebihi $ 20,000.

1. Tentukan Sumber yang Ada:Apakah orang, peralatan, dan wang yang anda ada untuk mencapai matlamat projek? Sebagai pengurus projek, anda biasanya tidak akan mempunyai kawalan langsung terhadap sumber-sumber ini tetapi perlu menguruskannya melalui pengurusan matriks.
2. Memahami garis masa:Kapan projek perlu diselesaikan? Semasa anda membangunkan pelan projek anda, anda mungkin mempunyai sedikit kelonggaran bagaimana anda menggunakan masa semasa projek, tetapi tarikh akhir biasanya tetap, seperti dalam hal penerimaan majlis perkahwinan. Sekiranya anda membuat keputusan untuk menggunakan waktu lebih masa untuk memenuhi jadual, anda harus mempertimbangkannya dengan batasan anggaran anda.

1. Pasang Pasukan Projek Anda:Dapatkan orang di pasukan anda bersama-sama dan mulakan dialog. Mereka adalah pakar teknikal. Itulah sebabnya penyelia fungsinya memberi mereka kepada projek itu. Tugas anda adalah untuk menguruskan pasukan.
2. Perincian Kerja, Bahagian 1:Apakah kepingan atau komponen utama yang perlu diwujudkan untuk menyiapkan projek? Contohnya, penerimaan majlis perkahwinan memerlukan tahap tinggi: dewan penerimaan, makanan, minuman, kek, tetamu, dan hiburan. Sudah tentu, setiap item yang lebih besar itu boleh dipecah menjadi banyak perkara tambahan. Itulah langkah seterusnya.

1. Perincian Kerja, Bahagian 2: Dalam contoh resepsi perkahwinan kami di atas, anda mungkin mempunyai pasukan atau orang yang menjaga komponen yang berbeza. Bekerjasama dengan ahli pasukan anda untuk menguraikan butiran yang diperlukan untuk mencapai setiap item utama. Orang yang menjaga makanan perlu memahami pilihan, batasan kos, dan membuat pilihan yang menyokong pencapaian skop. Senaraikan langkah-langkah yang lebih kecil dalam setiap langkah yang lebih besar. Berapa banyak tahap dalam anda pergi ke langkah-langkah yang lebih terperinci bergantung kepada saiz dan kerumitan projek anda.

1. Membangunkan Pelan Awal:Pasang semua langkah anda ke dalam pelan. Cara yang baik untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan jadual pendahuluan yang mengenal pasti perkara-perkara yang mesti mendahului barang-barang lain. Amalan pengurusan projek formal memanggil untuk membangunkan apa yang disebut rajah rangkaian dan mengenal pasti laluan kritikal. Walaupun ini mungkin melebihi keperluan atau tahap pengetahuan anda, isu utama adalah untuk menyusun aktiviti dalam urutan yang betul dan kemudian memperuntukkan sumber kepada aktiviti tersebut. Soalan yang diminta termasuk: Apa yang berlaku dahulu? Apakah langkah seterusnya? Langkah-langkah mana yang boleh berjalan pada masa yang sama dengan sumber yang berlainan? Siapa yang akan melakukan setiap langkah? Berapa lama ia akan mengambil masa? Terdapat banyak pakej perisian hebat yang boleh mengautomasikan banyak butiran ini untuk anda. Tanya orang lain dalam kedudukan yang sama seperti yang mereka gunakan.

1. Buat Rancangan Dasar Anda:Dapatkan maklum balas mengenai pelan awal anda dari pasukan anda dan dari mana-mana pihak berkepentingan yang lain. Laraskan tempoh masa dan jadual kerja anda untuk menyesuaikan projek ke masa yang tersedia. Buat apa-apa pelarasan yang perlu untuk pelan awal untuk menghasilkan pelan asas.
2. Minta Pelarasan Projek:Terdapat hampir tidak ada masa, wang, atau bakat yang cukup untuk projek.Tugas anda adalah untuk berbuat lebih banyak dengan sumber yang terhad daripada yang diharapkan orang. Walau bagaimanapun, terdapat had yang sering diletakkan pada projek yang semata-mata tidak realistik. Anda perlu membuat kes anda dan membentangkannya kepada bos anda dan meminta had tidak realistik ini ditukar. Minta perubahan pada permulaan projek. Jangan tunggu sehingga ada masalah untuk meminta perubahan yang anda perlukan. Walau bagaimanapun, jika projek anda melibatkan perkahwinan, jangan mengharapkan untuk berjaya mendapatkan banyak perubahan penting!

1. Bekerja Pelan Anda, tetapi Jangan Mati untuk:Membuat rancangan itu penting, tetapi rancangan itu boleh diubah. Anda mempunyai rancangan memandu untuk bekerja setiap pagi. Jika satu persimpangan disekat oleh kemalangan, anda mengubah rancangan anda dan pergi dengan cara yang berbeza. Lakukan perkara yang sama dengan rancangan projek anda. Tukar mereka seperti yang diperlukan, tetapi sentiasa simpan ruang dan sumber dalam minda.
2. Pantau Kemajuan Tim Anda:Anda akan membuat sedikit kemajuan pada permulaan projek, tetapi mula kemudian untuk memantau apa yang semua orang lakukan. Itu akan memudahkan untuk menangkap isu sebelum menjadi masalah.
3. Dokumen Semuanya:Simpan rekod. Setiap kali anda mengubah pelan dasar anda, tuliskan apa perubahan itu dan mengapa ia perlu. Setiap kali satu syarat baru ditambah kepada projek, tuliskan mana keperluan itu datang dan bagaimana tempoh masa atau belanjawan itu diselaraskan kerana itu. Anda tidak boleh mengingati segala-galanya, jadi tuliskannya supaya anda dapat melihatnya pada kajian akhir projek dan belajar dari mereka.
4. Pastikan Semua Orang Beritahu:Pastikan semua pemegang kepentingan projek dimaklumkan tentang kemajuan sepanjang masa. Biarkan mereka tahu kejayaan anda semasa anda melengkapkan setiap pencapaian, tetapi juga memaklumkan kepada mereka tentang masalah sebaik sahaja ia muncul. Juga, pastikan pasukan anda dimaklumkan. Sekiranya perubahan sedang dipertimbangkan, beritahu pasukan tentang sejauh mana yang anda boleh. Pastikan semua orang dalam pasukan menyedari apa yang dilakukan oleh orang lain.

Garisan bawah

Anda tidak perlu menjadi pengurus projek formal untuk memimpin inisiatif projek. Walau bagaimanapun, anda perlu menggunakan alat dan logik pengurusan projek untuk menjelaskan tujuan anda, memperincikan kerja, membina pasukan, dan melaksanakan dan memantau kerja. Terbaik kejayaan!