Langkah-langkah untuk menyesuaikan komunikasi anda untuk setiap penonton

Jika anda berharap untuk berkomunikasi dengan orang dengan cara yang berkongsi maklumat, dan terutama sekali, perubahan tingkah laku dan mempunyai kesan yang serius, anda perlu mengetahui khalayak anda. Ia adalah prinsip asas komunikasi yang hebat. Memahami perspektif orang yang anda bicarakan membantu anda menjadi seorang penyampai profesional dan profesional Sumber Manusia yang lebih baik.

Ketahui khalayak anda. Tahu apa yang mereka sayang. Tahu apa yang mereka mahu dengar. Dan dengan mengetahui mereka, dan memfokuskan mesej anda, anda boleh menunjukkan kepada mereka bahawa anda adalah sumber. Anda melibatkan penonton anda dan mempunyai impak yang lebih besar.

Masalah? Mengetahui penonton anda memerlukan masa, dan lebih mudah untuk melakukan pembuangan otak semua perkara yang anda tahu atau ingin memberitahu khalayak anda tentang topik. Berfikir secara kritikal tentang apa yang dikehendaki atau didengar audiens anda adalah lebih sukar.

Banyak profesional SDM tersentuh dalam memberikan penonton kepada mereka semua yang perlu mereka ketahui atau lakukan mengenai persembahan isu. Anda tahu bahawa anda telah jatuh ke dalam perangkap ini apabila anda mendapati diri anda meletakkan mata peluru di atas slaid dan bukannya memikirkan:

• apa yang penonton benar-benar peduli,
• apakah perkara penting anda, dan
• bagaimana untuk memetakan mereka ke dalam cerita yang jelas yang mencipta ceramah menarik.

Perangkap kedua banyak profesional HR jatuh ke dalam mengulangi hari pembentangan yang sama pada hari ini kepada khalayak yang berlainan. Masalahnya adalah bahawa khalayak yang berbeza mengambil berat tentang dan bertindak balas kepada perkara yang berbeza-jadi jika anda ingin terlibat, anda perlu menyesuaikan mesej anda setiap kali anda bercakap.

Ini adalah cara untuk memastikan anda menyesuaikan mesej anda, memotong bunyi bising, dan mengekalkan penonton anda dengan apa yang anda berikan kepada mereka-tidak kira siapa atau di mana mereka berada. Lima peringatan utama ini akan memastikan kata-kata anda mencapai impak yang patut mereka-apabila anda memenangi perhatian dan penglibatan penuh audiens anda.

Ketahui Apa Khalayak Anda Berkenaan Tentang

Penonton anda tidak peduli dengan apa yang anda katakan sehingga anda telah menunjukkan bahawa anda peduli dengannya. Semasa anda merancang persembahan anda, tanyakan apakah cabaran dan keperluan penonton yang diharapkan? Apakah tiga hingga empat soalan utama atau isu-isu di fikiran mereka mengenai topik anda?

Sekiranya anda tidak tahu, tanya beberapa orang yang akan menghadiri persembahan anda, tanya pengurus jabatan itu, atau, jika tiada maklumat tersedia, buat tangkapan terbaik anda.

Kemudian mulakan persembahan anda dengan mengingatkan khalayak anda mengenai kebimbangan yang dikenalpasti. Katakanlah, "Saya tahu bahawa beberapa daripada anda telah tertanya-tanya tentang pilihan faedah kami, atau" Saya membayangkan bahawa ketiga-tiga perkara ini adalah apa yang anda benar-benar ingin keluar dari bengkel ini."

Apabila anda bercakap terlebih dahulu tentang khalayak anda dan masalah dan keperluan mereka yang akan anda hadapi dalam ceramah anda, anda menunjukkan bahawa anda peduli dengannya. Itu membuatkan orang mahu mendengar.

Map Out Your Main Points untuk Audience Anda

Kebanyakan pembentangan HR merasakan seperti pembuangan maklumat, bukan cerita yang jelas dengan satu set mata utama. Profesional HR biasanya tahu lebih banyak daripada orang lain yang ingin atau perlu tahu tentang topik yang diperlukan.

Penulis Chip dan Dan Heath, dalam buku mereka "Made to Stick" memanggil ini "laknat pengetahuan." Bilakah kali terakhir anda merasakan persembahan terlalu pendek atau tidak dilindungi terlalu sedikit maklumat? Mungkin jarang jika pernah.

Orang-orang yang menonjol sebagai penyampai, yang terdengar dan mempunyai pengaruh, bermula dengan mengakui masalah penonton bahawa mereka membantu untuk menyelesaikannya. Kemudian, semasa mereka mempersembahkan persembahan mereka, mereka memisahkan yang mesti tahu dari yang baik untuk mengetahui.

Ambil separuh daripada apa-apa masa persediaan anda perlu memberi tumpuan kepada hati persembahan anda dan apa yang perlu diketahui oleh khalayak anda yang akan membantu mereka. Cara terbaik untuk memecahkan "kutukan pengetahuan" ialah dengan memberi tumpuan kepada apa yang paling penting kepada anda dan penonton.

Peta persembahan anda di papan tulis atau sekeping kertas, atau gunakan satu set nota melekit. Apakah urutan mata yang terbaik? Adakah terdapat arahan kepada mata yang akan lebih masuk akal untuk penonton anda? Bagaimana mata anda berkaitan dengan satu sama lain? Jadikannya jelas. Jika mereka tidak, beritahu orang, "Ini topik yang sama sekali berbeza, namun penting."

Beritahu Kisah dan Penggunaan Contoh Khalayak Anda Akan Cari Relatable

Selain berusaha untuk membentangkan terlalu banyak perkara sekaligus, terlalu banyak penyampaian HR berbunyi abstrak dan tidak berkaitan dengan kehidupan seharian dan kerja penonton. Apa yang berlaku kemudian ialah orang-orang menyusun, duduk melalui ceramah, menganggapnya bukan tentang mereka, dan tidak mengambil tindakan. Ini menjadikan pembentangan membazirkan masa dan masa anda.

Untuk berhubung dengan mereka, untuk membantu mereka mengambil tindakan, orang memerlukan idea yang berasaskan cerita dan contoh. Otak manusia berkait rapat dengan cerita dan mengingati mereka. Oleh itu, tutupkan lebih sedikit mata-lebih baik-dengan banyak contoh. Dan, bila mungkin, buat contoh dari jabatan mereka dan pengalaman sehari-hari mereka di tempat kerja.

Beritahu cerita mengenai cara menggunakan idea yang anda kongsi. Sama ada cara menyelesaikan masalah pampasan, cara memberi maklum balas, cara mendaftar untuk rancangan penglihatan anda, atau bagaimana organisasi baru itu berbeza dari yang lama, bercerita. Jadikan jambatan jelas antara topik dan kehidupan dan minat mereka.

Tunjukkan, Jangan Hanya Beritahu Pemirsa Anda

Gambar bernilai ribuan perkataan dalam banyak keadaan. Video menjadi norma untuk komunikasi yang berkesan. Pada hari ini alat video yang boleh diakses, penyampai yang menggunakan terlalu banyak teks sering menggunakan alasan. Mereka berkata, "Tetapi saya perlu menyampaikan maklumat yang sangat spesifik." Atau, "Penonton saya lebih baik dapat mencerna idea rumit ini jika saya menulisnya." Tidak, anda tidak, dan tidak, mereka tidak akan.

Kecuali matlamat anda adalah membosankan, mengasingkan, dan menyemarakkan penonton anda, dan tidak mempunyai pengaruh dalam senario kes terburuk, potong teks. Hantar dalam e-mel susulan, atau bagikan dalam dokumen Google. Visual yang anda gunakan perlu menyokong cerita, tidak menjadi skrip anda. Sebaik sahaja anda mempunyai set mata utama yang jelas dan aliran yang baik yang disokong oleh cerita dan contoh, maka anda harus melancarkan alat persembahan.

Jika tidak, anda berakhir dengan slaid anda yang berkhidmat dua kali ganda sebagai nota penceramah anda. Dalam hal ini, anda sepatutnya menghantar e-mel kepada persembahan bukannya membuang masa khalayak anda.

Peribadikan dan Menambah Baik dengan Mengetahui Pemirsa Anda

Sebaik sahaja anda telah mencipta persembahan yang baik yang menyokong mesej utama anda, anda mempunyai kebebasan untuk menyesuaikannya kepada setiap penonton yang anda layani. Anda boleh membuat titik dan kemudian bertanya dengan lantang, "Jadi mengapa anda perlu mengambil berat tentang ini?" Dan menyesuaikan jawapan anda kepada penonton yang ada di hadapan anda. Apa yang anda anggap mengenai kepentingan pasukan pemasaran mungkin sangat berbeza dengan keperluan kakitangan pembangunan anda.

Dalam tahun-tahun menyediakan latihan dan membuat persembahan untuk pemimpin di berpuluh-puluh organisasi seperti Apple, Oracle, SAP, dan T-Mobile, kuasa satu set mesej yang mudah telah bersinar. Apabila mesej itu disokong oleh imej mudah dan disampaikan oleh penyampai fokus yang dapat membuat titik yang jelas dan menyambungkannya ke kehidupan harian penonton mereka, komunikasi berlaku. Dan, bukankah itu titik persembahan?

----------------------------------------

Tobey Fitch adalah Rakan Kongsi Urusan di Fitch Associates. Beliau sebelum ini telah menyumbang kepada penerbitan termasuk Usahawan.