Kemahiran Menulis - Berkomunikasi Dengan Perkataan

Menulis prosa dan puisi yang indah adalah bakat. Walau bagaimanapun, penulisan secara efektif adalah kemahiran yang boleh dipelajari.

Atur tulisan anda

Sama ada anda menyusun memo kepada rakan sekerja anda atau laporan untuk bos anda, anda harus memutuskan maklumat yang ingin anda sampaikan. Inilah cara untuk melakukannya:

1. Senaraikan setiap perkara yang perlu dibincangkan dalam memo atau laporan anda.
2. Letakkannya dengan baik-dari yang paling tidak penting.
3. Tulis ringkasan ringkasan keseluruhan memo anda-ini akan menjadi perenggan pertama anda.
4. Kembangkan setiap item yang disenaraikan dalam langkah 1.
5. Sekiranya ada tindakan yang perlu diambil oleh penerima, menyatakan bahawa dalam perenggan penutupan anda.

Sedikit tips

Tulis untuk penonton anda. Gunakan bahasa yang mudah. Anda tidak mahu pembaca memerlukan kamus untuk menguraikan apa yang anda cuba katakan. Anda tidak boleh cuba mengesan pembaca anda dengan perbendaharaan kata yang besar anda. Kemungkinan anda akan menggagalkan pembaca anda sebaliknya. Kebanyakan orang menyesuaikan beberapa tugas pada masa yang sama, dan berminat menerima hanya maklumat yang diperlukan. Anda bertanggungjawab untuk membuat ini berlaku. Bukannya berkata, "Keperibadiannya yang sifatnya gemilangnya sebagai calon yang paling tinggi untuk pekerjaan itu," katanya. "Keramahannya menjadikannya calon tertinggi untuk pekerjaan itu."

Jauhkan dari jargon pembaca anda mungkin tidak faham. Sekiranya kerja anda adalah sangat teknikal, tetapi orang yang anda menulis untuk tidak mahir dalam bidang itu, berpegang kepada kata-kata yang difahami oleh orang itu. Sebagai contoh, jika anda seorang pereka laman web, kalimat ini dalam memo kepada klien anda, ahli psikologi, tidak akan masuk akal: "Apa yang anda mahu saya gunakan sebagai BGCOLOR untuk laman web anda: # ADD8E6 atau #FFFFFF?" Sesiapa yang mahir dalam reka bentuk laman web tahu bahawa soalan ini boleh diterjemahkan kepada "Apa yang anda ingin warna latar belakang laman web anda: Light Blue or White?" Walau bagaimanapun, jangan mengharapkan pelanggan anda lebih akrab dengan istilah teknis ini daripada anda akan membincangkan tentang istilah psikologi seperti trichotillomania.

Klise satu hari menyimpan pembaca pergi - atau sekurang-kurangnya ia tidak membuatnya teringat apa yang anda katakan. Anda mahu penulisan anda dapat diingati. Kerana kita sering mendengar cliches, kita menjadi desensitized kepada mereka. Oleh itu, kata-kata itu tidak berkaitan secara unik dengan tulisan anda. Daripada berkata "Jangan menunda sehingga esok apa yang boleh anda lakukan hari ini" dalam memo kepada bawahan anda cuba memotivasi. Cukup katakan, "Berhenti menunda-nunda. Dapatkan pekerjaan yang dilakukan sekarang."

Sekiranya boleh, gunakan suara aktif. Suara aktif menjadikan ayat anda lebih kuat dan biasanya lebih pendek. Mari cuba contoh ini. Suara pasif: "Jualan meningkat disebabkan rangkaian yang saya lakukan." Suara aktif: "Rangkaian saya meningkatkan jualan."

Jangan berlebihan. Tidak perlu mengatakan "jam 2 petang" atau "wanita mengandung yang hamil." Mengucapkan "2 p.m." atau "2 petang" atau "wanita hamil" atau "wanita hamil" semuanya menyampaikan apa yang anda mahu katakan dan kurang kata.

Sudah tentu, perhatikan tatabahasa. Gunakan Strunk dan White's Unsur Gaya, boleh didapati di Web. Satu kamus yang baik sepatutnya berdekatan, bersama dengan tajuk teks. Tesaurus akan membolehkan anda mengekalkan penulisan anda dengan lebih segar dengan membantu anda mencari pelbagai perkataan untuk digunakan. Kebanyakan sumber-sumber ini boleh didapati dalam talian.

Proofreading adalah salah satu perkara yang paling penting yang boleh anda lakukan. Oleh kerana anda mungkin melakukan sebahagian besar penulisan anda pada komputer, anda mempunyai akses kepada ejaan automatik dan pemeriksa tatabahasa. Berhati-hatilah walaupun-sesetengah perkataan, yang digunakan dalam konteks yang salah, boleh dilewatkan oleh pemeriksa ejaan berkomputer. Sebagai contoh, hukuman "Untuk pekerja menghadiri mesyuarat juga dua belajar tentang perisian gnu," akan melalui pemeriksaan ejaan tanpa sebarang salah ejaan yang dikesan. Mempunyai orang lain membaca dokumen anda, jika boleh.

Jika masa membenarkan, letakkan komposisi anda, dan baca semula nanti, atau lebih baik, keesokan harinya.