5 Perbezaan Antara Projek dan Perniagaan Seperti Biasa

Adakah anda bekerja pada projek? Atau adakah anda melakukan sebahagian daripada operasi harian perniagaan anda?

Apabila saya bercakap dengan orang dalam pasukan, mereka sering memberitahu saya bahawa mereka tidak pasti sama ada mereka sedang menjalankan projek atau perniagaan seperti biasa. Kedua-duanya diperlukan dalam organisasi dan sama-sama sah, tetapi ia membantu memahami apa yang sedang anda kerjakan agar anda dapat melihat dengan lebih baik di mana ia sesuai dengan organisasi.

Terdapat lima perbezaan utama antara kerja projek dan perniagaan seperti biasa (sering disingkat BAU).

Menukar vs Mengenal pasti Perniagaan

Pertama, terdapat perbezaan bagaimana perubahan ditangani.

Perniagaan seperti biasa menjalankan perniagaan. Mereka menyimpan lampu, menyampaikan pelanggan dan memukul sasaran. Pasukan BAU juga yang pertama mengetahui apabila proses yang ada tidak berfungsi dan tidak lagi berguna. Apabila itu berlaku, pasukan BAU mengenal pasti keperluan perubahan.

Seorang pengurus, sebagai sebahagian daripada tinjauan strategik, dapat mencadangkan apa perubahan perlu dibuat untuk unit untuk mencapai matlamatnya. Atau ahli pasukan boleh membuat cadangan perubahan. Di sisi lain spektrum, anda mungkin mempunyai kes perniagaan penuh yang dihasilkan oleh pengurus kanan untuk menyampaikan perubahan yang diperlukan untuk membantu bahagian mereka mencapai sasaran tahunannya.

Ia bukan hanya memperkemas proses perniagaan. Mereka yang bekerja dalam peranan BAU juga dapat menyadari perubahan adalah penting kerana perubahan dalam kerangka peraturan atau sebagai bagian dari landskap kompetitif untuk organisasi. Kakitangan Frontline berfungsi untuk menyampaikan strategi dan ia tahu apa yang ingin menjadi berbeza untuk sampai ke sana.

Projek, sebaliknya, membantu melaksanakan semua perubahan ini. Projek menyampaikan perubahan kepada dan melalui fungsi BAU menggunakan pengurusan projek. Kami akan menjelaskan apa lagi pengurusan projek. Organisasi projek berfungsi untuk menyampaikan perubahan pasukan BAU telah dikenalpasti. Ini berlaku sebaik sahaja projek itu telah melalui proses kelulusan, yang biasanya merupakan kes perniagaan dan kelulusan pengurusan kanan.

Itu bukan untuk mengatakan orang dalam peranan projek tidak pernah mencadangkan penambahbaikan terhadap amalan perniagaan, tetapi mereka akan melakukannya di bawah peranan mereka sebagai pekerja dan bukan sebagai sebahagian daripada peranan projek mereka.

Pemisahan ini, yang anda juga akan mendengar diringkaskan sebagai "menukar perniagaan, menjalankan perniagaan," dapat dilihat pada akhir projek juga. Perubahan pelaksanaan projek adalah untuk menyampaikan output. Itu boleh menjadi perisian baru, bangunan, perkhidmatan baru atau sesuatu yang lain. Pasukan BAU bertanggungjawab untuk mengambilnya dan menggunakannya dengan baik untuk memberikan faedah. Dengan kata lain, projek itu memberikan keupayaan untuk mendapatkan faedah, dan operasi BAU menggunakan keupayaan itu untuk mendapatkan faedah.

Mengurus vs Mengurangkan Risiko

Untuk urusan perniagaan seperti biasa untuk menjadi berkesan, anda akan mendapati pasukan BAU berusaha untuk mengurangkan semua risiko kepada operasi. Mengambil ketidakpastian daripada perniagaan untuk kestabilan organisasi yang lebih baik dan proses berulang adalah perkara yang baik.

Dengan sifat mereka yang unik dan tidak menentu, projek memerlukan elemen risiko. Syarikat itu membuat sedikit lonjakan ke dalam yang tidak diketahui hanya dengan melakukan projek kerana ia memperkenalkan perubahan dan menyampaikan sesuatu yang tidak ada sebelum ini.

Oleh itu, pasukan projek, pendekatan risiko dalam cara yang berbeza daripada pasukan BAU. Pengurus projek berusaha untuk menguruskan risiko - baik positif dan negatif - untuk mendapatkan hasil terbaik. Itu mungkin merangkumi risiko untuk mengurangkan kemungkinan bahawa ia akan berlaku, tetapi ia termasuk strategi pengurusan risiko lain juga. Ia tidak mungkin anda akan memadamkan risiko pada sesuatu projek, tetapi anda mungkin dapat melakukannya untuk alasan operasi yang baik untuk kerja BAU anda.

Satu adalah Time-Bound, yang Lain sedang berlangsung

Projek mempunyai tarikh permulaan, pertengahan dan akhir, dan merupakan acara sekali sahaja. Inilah kitaran hayat projek. Malah, ciri yang paling menentukan sesuatu projek ialah ia selesai. Pengurus projek dan pasukan bekerja pada projek ini pada masa ini. Pada akhirnya, pasukan dibubarkan.

BAU tidak berhenti dan sedang berjalan. Anda boleh, sudah tentu, menutup fungsi atau menghentikan proses jika ia tidak lagi diperlukan untuk perniagaan - walaupun itu akan diuruskan sebagai projek! Fungsi BAU menghasilkan kerja yang berterusan tanpa tarikh akhir yang boleh dijangka.

Untuk Memodalkan atau Bukan untuk Melabur

Projek boleh dipermodalkan dan sering BAU tidak boleh - anda bergantung pada perbelanjaan operasi untuk perniagaan anda yang sedang berjalan seperti biasa. Dengan kata lain, rawatan perakaunan bagi projek dan tugas lain adalah berbeza.

Pembiayaan projek sering dikaitkan dengan membawa aset ke dalam perkhidmatan - yang bermaksud kos boleh dipermodalkan. Dalam sesetengah kes, bergantung di mana anda berada di dunia dan peraturan perakaunan tempatan anda, anda juga boleh mengambil kos projek di bawah garisan.

Kos BAU biasanya dianggap opex (perbelanjaan operasi) dan dikesan dalam akaun keuntungan dan kerugian syarikat.

Pembiayaan projek dan pembiayaan perniagaan, pada umumnya, adalah kawasan yang sangat khusus, jadi selalu terbaik untuk mengambil nasihat daripada pakar kewangan anda sebelum membuat penilaian tentang apa yang seharusnya dan tidak harus dipermodalkan dalam organisasi anda. Peraturan perakaunan berbeza mengikut negara, dan bahkan oleh organisasi di mana perniagaan individu mempunyai proses tertentu dan cara melakukan sesuatu.

Bila ragu-ragu, selalu periksa!

Cross-Functional vs. Fungsional Pasukan

Akhirnya, ada perbezaan besar dalam solek pasukan projek. Projek cenderung melibatkan pasukan pakar pelbagai disiplin yang dibawa bersama untuk menyampaikan output tertentu. Mengetahui bagaimana untuk memberi motivasi kepada pasukan projek adalah penting kerana tidak semua orang mungkin tahu matlamat tertentu pada awalnya. Sekiranya orang tidak mempunyai pemahaman yang jelas tentang apa yang mereka kerjakan, maka mereka cenderung untuk tidak melakukan kerja yang terbaik.

Pasukan projek terdiri daripada orang yang mengisi peranan tertentu. Ini bukan tajuk pekerjaan tetapi jawatan dalam projek dengan tanggungjawab yang berbeza. Peranan utama dalam pasukan projek ialah:

• Penaja projek
• Pengurus projek
• Pembekal Kanan (organisasi yang bertanggungjawab melakukan kerja, yang boleh menjadi pasukan dalaman seperti IT atau kontraktor luar atau vendor)
• Pelanggan (ini boleh menjadi pelanggan dalaman seperti pengurus jabatan yang berlainan, atau, dalam organisasi perkhidmatan pelanggan, pelanggan yang anda menyerahkan projek itu)
• Pakar subjek (orang dibawa ke pasukan sama ada untuk tempoh projek atau sebahagian daripadanya yang menggunakan kepakaran mereka untuk menyumbang kepada kejayaan projek).

Ketahui lebih lanjut mengenai peranan dalam pasukan projek.

Kerja BAU, sebaliknya, dikendalikan oleh pasukan fungsional. Mereka pakar dalam hak mereka sendiri tetapi dikumpulkan bersama sebagai satu bahagian. Terdapat kebiasaannya kurang tumpang tindih silang kepada jabatan lain daripada pasukan projek.

Ia biasanya sangat jelas apa yang pasukan BAU sepatutnya berfungsi dan objektifnya jelas. Mereka akan mempunyai sasaran yang ditakrifkan dan visi untuk peranan yang dimainkan jabatan dalam syarikat. Satu contohnya ialah pasukan perkhidmatan pelanggan yang berfungsi sebagai sebahagian daripada bahagian perkhidmatan pelanggan yang lebih besar yang menangani panggilan dan e-mel daripada pelanggan mengenai produk anda.

Ia rumit kerana mungkin terdapat pertindihan. Sebagai contoh, pemimpin pasukan di pusat panggilan itu adalah pakar dalam bidang itu. Mereka boleh dipinjamkan kepada pasukan projek untuk menguruskan pakej kerja dan sumber yang berkaitan dengan menyampaikan sebahagian daripada projek yang berkaitan dengan hubungan pelanggan. Tetapi dalam kerja projek mereka, mereka mengambil peranan pakar perkara, bukan pemimpin pasukan perkhidmatan pelanggan. Sebagai ahli pasukan projek, mereka akan bertanggungjawab ke atas bahagian belanjawan projek mereka dan mempunyai budi bicara yang tinggi tentang bagaimana kerja dijalankan untuk memenuhi matlamat akhir.

Mereka mungkin tidak mempunyai ini dalam peranan BAU mereka.

BAU dan Konflik Projek

Projek kerja dan kerja BAU boleh duduk dengan baik bersama-sama, tetapi sering terdapat ketegangan. Ia berlaku kerana projek cuba menukar status quo. Status quo berfungsi dengan baik, dan, untuk sebahagian besar, orang tidak suka perubahan.

Kedua, apabila anda meminta orang untuk menyertai pasukan projek anda, mereka boleh mengalami konflik kesetiaan. Adakah tanggungjawab pertama mereka untuk pekerjaan hari mereka atau projek? Matlamat yang jelas dan komitmen yang kuat terhadap projek dari pihak pengurusan dapat membantu di sini, serta menjaga garis komunikasi terbuka sehingga mereka tahu apa keutamaan.

Ketiga, menjaga perniagaan berjalan selalu menjadi prioritas. Ia mempunyai implikasi untuk pasukan projek yang mungkin melihat pemotongan dana mereka, sumber utama ditarik kembali ke peranan BAU dan masa-masa yang ditangguhkan kerana menjaga operasi sehari-hari organisasi sedang menarik tumpuan.

Pengurus projek boleh kecewa dengan ini tetapi ia akan menjadi seperti itu, dan sepatutnya. Tidak ada gunanya menyampaikan projek yang hebat jika syarikat itu telah terjatuh dalam masa yang sama dan tidak ada yang tinggal menggunakan apa yang telah anda bina!

Dengan garis panduan ini, mudah untuk melihat apakah anda sedang menjalankan projek atau BAU atau keduanya.