Senarai Kemahiran Pengurusan Masa dan Contoh

Apakah kemahiran pengurusan masa dan mengapa mereka penting kepada majikan? Pengurusan masa bermakna bekerja dengan cekap, dan majikan dalam setiap industri mencari kakitangan yang boleh memanfaatkan masa yang tersedia untuk mereka di tempat kerja. Menjimatkan masa menjimatkan wang organisasi dan meningkatkan pendapatan.

Pekerja yang menguruskan masa mereka dengan lebih baik adalah lebih produktif, lebih cekap, dan lebih cenderung untuk memenuhi tarikh akhir. Mereka memberi tumpuan kepada tugas-tugas yang paling penting dan masa yang sensitif dan mengehadkan jumlah masa yang terbuang kepada tugas yang tidak penting.

Pengurusan masa yang berkesan memerlukan kakitangan untuk menganalisis beban kerja mereka, menetapkan keutamaan, dan mengekalkan fokus pada usaha produktif. Pekerja yang menjadi pengurus masa yang sangat baik dapat menghapuskan gangguan dan mendapatkan sokongan daripada rakan sekerja untuk membantu mencapai matlamat mereka.

Semasa Temubual Kerja

Kemahiran pengurusan masa, seperti kemahiran lembut lain, adalah dalam permintaan. Pewawancara akan bertanya untuk menilai keupayaan anda untuk menguruskan masa anda, dan masa pasukan anda jika anda berada dalam peranan penyeliaan.

Semak soalan wawancara pengurusan masa ini sebelum wawancara kerja anda, jadi anda bersedia untuk bertindak balas dengan contoh spesifik bagaimana anda menguruskan beban kerja anda dengan berkesan.

Kemahiran Teratas

Mengutamakan

Ia biasanya mustahil untuk melakukan semua yang anda perlukan dan ingin melakukan semuanya sekaligus, tetapi jika anda memberi keutamaan, anda harus dapat menyelesaikan tugas yang paling penting dalam urutan yang masuk akal. Apabila memberi keutamaan, pertimbangkan faktor-faktor seperti apabila setiap tugas perlu dilakukan, berapa lama ia mungkin mengambil, betapa pentingnya ia kepada orang lain dalam organisasi, apa yang boleh berlaku jika sesuatu tugas tidak dilakukan, dan sama ada sebarang tugas mungkin terganggu dengan keperluan untuk menunggu orang lain.

Penjadualan

Penjadualan adalah penting, dan bukan sahaja kerana beberapa tugas perlu dilakukan pada waktu tertentu. Penjadualan menjejaskan hari anda, minggu anda, bulan anda, serta orang lain, projek mereka, dan rancangan jangka pendek dan jangka panjang mereka untuk projek dan tugas. Kebanyakan orang juga mempunyai masa yang spesifik pada hari ketika mereka lebih dan kurang bertenaga dan menjadi lebih produktif apabila mereka menjadualkan diri mereka dengan sewajarnya. Jadual boleh menjadi cara yang baik untuk mengelakkan penangguhan.

Menyimpan senarai tugasan

Senarai tugasan (betul diprioritaskan dan disepadukan dengan jadual anda) adalah cara terbaik untuk mengelakkan melupakan sesuatu yang penting. Mereka juga merupakan cara terbaik untuk mengelakkan menghabiskan sepanjang hari memikirkan segala yang perlu anda lakukan. Mengingati tugas mengambil tenaga, dan memikirkan segala yang perlu anda lakukan sepanjang minggu boleh meletihkan dan mengagumkan. Terpisah semua tugas yang diperlukan ke dalam senarai untuk setiap hari, dan anda tidak perlu bimbang tentang mana-mana lagi. Lihat saja senarai hari ini.

Berehat

Istirahat, walaupun kelihatannya bercanggah, adalah kemahiran pengurusan masa yang penting. Walaupun bekerja berjam-jam atau melepasi rehat kadang-kadang boleh meningkatkan produktiviti dalam jangka pendek, keletihan anda kemudiannya akan memastikan bahawa produktiviti purata anda sebenarnya jatuh. Kecuali kecemasan yang jarang berlaku, adalah penting untuk menahan godaan untuk kerja lebih. Termasuk rehat yang diperlukan, dan waktu berhenti yang masuk akal, dalam jadual anda.

Perwakilan

Bergantung pada jenis kerja yang anda lakukan, anda mungkin dapat mewakilkan beberapa tugas. Mengetahui apa yang harus diwakilkan dan kapan adalah kemahiran. Sesetengah orang menolak menugaskan, sama ada kerana mereka mahu mengekalkan kawalan atau kerana mereka mahu menjimatkan wang dengan tidak menyewa pembantu. Kedua-dua pendekatan akhirnya menjejaskan produktiviti dan meningkatkan kos.

Ingat, bagaimanapun, bahawa jika anda mengamalkan pengurusan masa dengan tekun dan masih tidak dapat menyelesaikan segala-galanya, anda mungkin cuba melakukan terlalu banyak. Adalah lebih baik untuk berjaya dalam beberapa tugas daripada cuba dan kemudian gagal pada banyak.

Contoh-contoh di Tempat Kerja

A - E

• Menyesuaikan rancangan untuk mengubah keadaan
• Memperuntukkan masa untuk tugas tertentu
• Menganalisis proses dan memilih cara paling mudah untuk mencapai tugas
• Minta bantuan apabila ditimpa tuntutan
• Ketegasan untuk mengatakan tidak kepada tuntutan yang tidak sesuai yang mengalih perhatian dari tugas pusat
• Menyerang tugas yang lebih rumit apabila anda mempunyai tenaga tertinggi dan kepekatan yang paling tajam
• Mengaudit berapa masa dibelanjakan
• Mengelakkan perbincangan kecil yang berlebihan dengan rakan sekerja
• Mengelakkan procrastination; bertindak bukannya membimbangkan
• Memecah matlamat yang lebih luas ke bahagian yang lebih kecil dan memberi tumpuan kepada satu langkah pada satu masa

• Memecahkan projek ke bahagian yang boleh diurus
• Membuat senarai "buat" setiap hari, mingguan dan bulanan
• Membuat jadual
• Memberi tugas lebih rutin kepada kakitangan peringkat rendah
• Makan dengan baik untuk mengekalkan tenaga
• Menghapuskan penyumbat masa
• Bersenam dan berpartisipasi dalam aktiviti pengurangan tekanan lain semasa masa lapang untuk memaksimumkan tenaga semasa bekerja

F - Z

• Memudahkan mesyuarat yang cekap; melekat dengan bingkai masa untuk mesyuarat
• Mengumpulkan tugas yang sama bersama-sama untuk menghadkan masa peralihan
• Mengekalkan kawasan kerja yang teratur
• Multitasking; beralih lancar dari satu tugas ke yang lain
• Keterbukaan untuk cara yang lebih cekap melakukan sesuatu
• Mengatur fail digital untuk mendapatkan semula mudah
• Merancang hari anda malam sebelum atau perkara pertama pada waktu pagi
• Mengutamakan permintaan dan tuntutan
• Mengutamakan senarai projek dan memfokuskan pada tugas nilai yang lebih tinggi dengan tarikh akhir yang lebih cepat

• Ketepatan masa
• Meletakkan sel telefon selain untuk menghapuskan gangguan mesej peribadi kecuali diperlukan untuk kerja
• Mengkaji prestasi dan menghapuskan penyimpangan daripada keutamaan
• Menetapkan matlamat setiap hari, mingguan dan bulanan
• Menetapkan standard yang realistik untuk kualiti dan mengelakkan perfeksionisme
• Menetapkan masa tertentu untuk membalas e-mel
• Mengambil masa rehat untuk memulihkan tenaga
• Menyentuh setiap sekeping kertas atau membaca setiap e-mel sekali sahaja, bila boleh dilakukan