Amalan Terbaik untuk Fail Kakitangan Pekerja

Adalah baik untuk majikan mengekalkan fail kakitangan untuk setiap pekerja. Dokumentasi sejarah pekerjaan, rekod sumbangan dan pencapaian, notis tatatertib, promosi, rancangan pembangunan prestasi, dan banyak lagi, tergolong dalam fail kakitangan. Majikan pintar menyimpan lebih dari satu fail kakitangan juga.

Majikan mempunyai alasan yang baik untuk menyimpan beberapa fail kakitangan-beberapa undang-undang dan beberapa untuk tujuan amalan terbaik pekerjaan. Dokumentasi diperlukan supaya majikan mempunyai pandangan yang tepat tentang sejarah pekerjaan pekerja. Dokumentasi menyokong keputusan majikan dan boleh melindungi majikan dalam undang-undang yang dipelihara dengan betul.

Isi fail personel memberikan gambaran sejarah tentang kejadian penting semasa kerjaya pekerja. Mereka menyokong keputusan yang dibuat mengenai pekerja dan kerjayanya. Mereka menunjukkan rasional majikan di belakang pengambilan, promosi, pemindahan, ganjaran dan pengiktirafan, dan keputusan menembak.

Garis Panduan yang berbeza berkaitan dengan Jenis Fail Personel yang berbeza

Kerana beberapa jenis fail kakitangan disyorkan, peraturan dan garis panduan yang berbeza dikaitkan dengan setiap jenis fail kakitangan.

• Setiap jenis fail kakitangan mempunyai sebab yang berbeza untuk kandungan sedia ada dan berbeza, berdasarkan sebab itu.
• Setiap jenis fail kakitangan disimpan secara berbeza.
• Akses ke fail personil dihadkan kepada pekerja tertentu di kebanyakan organisasi. Banyak organisasi menyekat akses fail kakitangan kepada kakitangan Sumber Manusia sahaja. Jenis fail kakitangan yang berbeza mempunyai garis panduan akses yang berbeza.
• Akses pekerja ke fail personelnya dibenarkan, tetapi kebanyakan majikan menetapkan garis panduan untuk akses pekerja dengan dasar akses file personil dalam buku panduan pekerja. (Berbagai negeri dan bidang kuasa mempunyai peraturan yang berlainan, jadi tetap up-to-date untuk lokasi anda.)

  Kebanyakan organisasi tidak membenarkan pengurus pekerja mengakses fail kakitangan secara keseluruhan. Mereka mengharapkan para pengurus untuk menyimpan dokumentasi yang relevan dalam fail pekerja pengurusan mereka sendiri yang bukan fail pegawai rasmi.

• Jabatan Sumber Manusia memiliki dan bertanggungjawab untuk fail kakitangan.

Fail Personel yang Disyorkan

Berikut adalah jenis fail kakitangan yang disyorkan dan apa yang anda perlu tahu tentang bekerja dengan mereka.

Fail Personel Pekerja

Ini adalah fail utama kakitangan majikan mengekalkan untuk setiap pekerja. Fail kakitangan menyimpan sejarah pekerjaan setiap pekerja. Inilah yang anda perlu tahu mengenai fail kakitangan pekerja.

Fail Perubatan

Fail perubatan pekerja mempunyai sekatan undang-undang yang serius yang mesti diketahui dan diperhatikan oleh majikan. Inilah yang perlu anda ketahui tentang kerahsiaan dan kandungan fail perubatan pekerja.

Fail Payroll

Akses pekerja ke fail gaji pekerja kurang ketat daripada akses kepada sama ada fail perubatan atau kakitangan. Fail gaji memegang maklumat tentang gaji, pemilihan faedah, perubahan kadar bayar, pekarangan, dan dokumentasi undang-undang lain yang memberi kesan kepada gaji pekerja. Pelbagai kakitangan perakaunan dan Sumber Manusia mengakses maklumat dalam fail gaji.

Fail Borang I-9 untuk Pekerja

Kerana hak akses pelbagai agensi kerajaan, anda mengikuti amalan terbaik dengan memelihara fail berasingan untuk borang I-9 pekerja. Ketahui lebih lanjut mengenai menyimpan borang I-9.

Dasar Akses Fail Personil untuk Pekerja

Anda ingin membolehkan setiap pekerja mengetahui apa yang ada dalam fail personelnya, tetapi anda perlu mengawal integriti, kesempurnaan, dan kesempurnaan fail. Mengekalkan kerahsiaan pekerja dan majikan dan akses terhad dijamin dengan dasar akses fail kakitangan.

Apa yang Tidak Termasuk dalam Fail Personil Pekerja

Mencari garis panduan tentang kandungan yang tidak boleh dimasukkan dalam fail kakitangan? Berikut adalah cadangan terbaik saya tentang kandungan yang anda mahu untuk mengekalkan sama ada di lokasi yang berasingan atau tidak formal sama sekali tidak disimpan. Penyimpanan dokumen dokumentasi yang tidak diperlukan dan semata-mata boleh menjejaskan anda.

Dokumentasi

Adakah anda tahu apa dokumentasi? Perkataan, dokumentasi, tanaman sering di dunia pekerjaan dan Sumber Manusia. Tetapi, makna dokumentasi dan mengapa anda mungkin mahu mendokumenkan acara pekerjaan tertentu dilindungi dengan teliti, "Kepentingan Dokumentasi dalam Sumber Manusia." Lihatlah kerana dokumentasi yang betul adalah penting untuk fail pekerjaan yang tepat.

Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, walaupun berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh penonton di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan daripada sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk memastikan penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.